VoIP ieviešanas kontrolsaraksts

Kādi ir jūsu uzņēmuma galvenie mērķi, cik daudz naudas jūs varat iztērēt uz jaunu VoIP sniedzēju un kuras funkcijas ir jums svarīgas? Jo labāk jūs varat atbildēt uz šiem jautājumiem, jo vieglāk būs atrast VoIP sniedzēju un sistēmu, kas atbilst jūsu prasībām.

Kāpēc ir svarīgi noteikt jūsu mērķus?

Šāda sagatavošana palīdzēs informēt jūsu lēmumu pieņemšanu, kā arī sašaurināt, kuras funkcijas jums ir visvairāk svarīgas. Jūs varat arī ietaupīt laiku, precīzi zinot, kādas sistēmas vai pakalpojumi būtu vislabāk piemēroti jūsu biznesa vajadzībām.

Kā noteikt jūsu uzņēmuma mērķus?

Jūs varat iegūt labu ideju, atbildot uz šiem vienkāršiem jautājumiem:

• Cik darbinieku jums ir un cik no viņiem veiks ārējus vai iekšējus zvanus uz VoIP tālruņiem?
• Kādi tālruņa plāni pašlaik tiek izmantoti (piemēram, stacionārais vai mobīlais)?
• Vai jūs veicat daudz izejošo starptautisko zvanu?
• Kāds ir vidējais laiks, ko darbinieki katru dienu pavada pie tālruņa?
• Vai kādi komandas locekļi atrodas dažādos ģeogrāfiskos apgabalos un viņiem ir jāzvana viens otram regulāri?

Pēc šo jautājumu atbildēšanas jums būtu jāiegūst laba izpratne par to, kādi ir jūsu biznesa mērķi. Pārliecinieties, ka tie ir SMART: Specifisks, Izmērāms, Sasniedzams, Attiecīgs un Laika saistīts.

Piemēram, “Mūsu mērķis ir samazināt vidējo atbildes laiku līdz 5 sekundēm mēneša laikā” atbilst visiem SMART kritērijiem.

Kādus rīkus izmantot, lai noteiktu jūsu uzņēmuma mērķus?

• Excel izklājlapa vai Google Sheets
• Asana, Trello vai jebkurš cits projekta pārvaldības rīks, lai sekotu uzdevumiem un progresam
• Mērķa noteikšanas veidnes

Jums jānovērtē jūsu pašreizējā tālruņa sistēma, lai noteiktu, kādas funkcijas jums ir nepieciešamas no VoIP sistēmas.

Kāpēc ir svarīgi novērtēt jūsu tālruņa vajadzības?

Lai atrastu VoIP sniedzēju, kas var sniegt funkcijas, kuras meklējat, un atbilst visām jūsu uzņēmuma cerībām.

Kā novērtēt jūsu tālruņa vajadzības?

Visticamāk, visvairāk svarīgs faktors ir zvanu tips, kas tiks apstrādāts. Piemēram, ja lielākā daļa zvanu ir saistīti ar pārdošanu vai mārketingu, jums būs nepieciešama tālruņu sistēma ar tādām funkcijām kā zvanu identifikators un zvanu ierakstīšana.

Citi svarīgi faktori ir:

• Cik cilvēku vienlaicīgi veiks zvanus?
• Kādas funkcijas jums ir svarīgas (piemēram, balss pasts, zvanu maršrutēšana, automātiskā zvanu sadalīšana)?
• Cik paplašinājumu jums ir nepieciešams?
• Vai ir kādas īpašas vajadzības, kas jāņem vērā (piemēram, attālināta piekļuve darbiniekiem, biļešu sistēma)?

Izmantojiet šīs atbildes, lai noskaidrotu, ko jūs meklējat VoIP sniedzējā. Jūs varat arī izmantot tās kā kritērijus, pētniecot dažādus sniedzējus un viņu plānus.

Kādus rīkus izmantot, lai novērtētu jūsu tālruņa vajadzības?

• Jūsu esošā sistēmas inventārs un dokumentācija (ja piemērojams) vai zvanu ierakstīšanas programmatūra

Ir pienācis laiks prioritizēt funkcijas, kas jums un jūsu komandai ir visvairāk svarīgas.

Kāpēc ir svarīgi identificēt VoIP funkcijas, kas ir kritiski svarīgas jūsu biznesam?

Jo labāk jūs saprotat, kas jums ir nepieciešams sistēmā, jo vieglāk būs atrast vienu, kas vislabāk darbojas jūsu uzņēmumam.

Kā identificēt VoIP funkcijas, kas ir kritiski svarīgas jūsu biznesam?

Sāciet, izveidojot visaptverošu svarīgo funkciju sarakstu un sakārtojiet tās prioritātes secībā. Tas jums palīdzēs, salīdzinot dažādus sniedzējus un viņu plānus.

Jums arī jāaplūko jūsu pašreizējā tālruņa sistēma un jāredz, kuras funkcijas jūs izmantojat visvairāk. Jautājiet saviem darbiniekiem un iesaistiet viņus procesā – viņiem var būt domas par dažām funkcijām, kas viņiem šķiet svarīgas biznesam, bet tās vēl nav pieminētas.

Kādus rīkus izmantot, lai identificētu kritiskās VoIP funkcijas?

• Funkciju salīdzināšanas izklājlapa
• Jūsu pašreizējā tālruņa sistēmas inventārs
• Zvanu ierakstīšanas programmatūra
• Sanāksmes protokolu veidne, ja jums ir nepieciešams formāls veids, kā savākt atsauksmes no darbiniekiem par viņu VoIP tālruņu sistēmas vajadzībām
• Aptauja (piemēram, SurveyMonkey, Google Forms), lai savāktu atsauksmes no darbiniekiem

Pārliecinieties, ka jūsu esošā infrastruktūra varēs atbalstīt jauno VoIP sistēmu.

Kāpēc ir svarīgi novērtēt jūsu pašreizējo infrastruktūru?

Lai izvairītos no jebkādām lielām IT problēmām un nodrošinātu, ka jums ir pietiekams joslas platums VoIP tīkla lietotāju skaitam jebkurā laikā. Turklāt lielākā daļa sniedzēju pieprasa uzticamus savienojumus un VoIP aprīkojumu pirms pakalpojuma sniegšanas.

Kā novērtēt jūsu pašreizējo infrastruktūru?

Identificējiet darbinieku skaitu, kuri izmantos VoIP tālruņus, un nodrošiniet, ka viņiem visiem vienlaicīgi ir pietiekams joslas platums. Ja nē, iespējams, jums būs jāpārmeklē jūsu interneta savienojums vai jāiegūst jauns maršrutētājs.

Noskaidrojiet, vai ir kādi ugunsmūri, kas var bloķēt VoIP satiksmi, un iestatiet portu pārsūtīšanu, lai tas darbotos pareizi. Ja tas nav iespējams, apsvērt iespēju iegādāties papildu ugunsmūri, kas paredzēts VoIP pakalpojumiem (kas ir lētāks nekā visa tīkla infrastruktūras jaunināšana).

Pārbaudiet, vai vecais maršrutētājs ir saderīgs ar jauno VoIP sistēmu. Ja nē, ieteicams iegādāties jaunu, jo lielākā daļa maršrutētāju ir izstrādāti drošībai un uzticamībai, nevis ātrumam vai jaudai.

Kādus rīkus izmantot, lai novērtētu jūsu pašreizējo infrastruktūru?

• Tīkla ātruma testa rīks (piemēram, Fing), lai mērītu, cik ātrs jūsu savienojums ir jebkurā laikā un kādu satiksmi tas pašlaik apstrādā
• Tiešsaistes joslas platuma kalkulators, lai noskaidrotu, vai jūsu tīkls var atbalstīt VoIP tālruņu lietotāju skaitu
• Ugunsmūra un maršrutētāja pārbaudes programmatūra, kas var identificēt jebkādas iespējamās problēmas
• Tīkla analizatora programmatūra, lai identificētu iespējamās problēmas

Fokusēšanās uz vienu opciju nav laba stratēģija, tāpēc veiciet tirgus pētniecību un atrodiet labāko VoIP sniedzēju jūsu vajadzībām.

Kāpēc ir svarīgi izveidot neobligāto VoIP sniedzēju sarakstu?

Tā kā ir pieejami tik daudz dažādu VoIP sniedzēju veidu, var būt grūti noskaidrot, kurš būs vislabāk piemērots jūsu biznesam. Sākotnējā saīsinātā saraksta izveidošana palīdzētu sašaurināt izvēles un noteikt, kāds plāns vislabāk darbotos ar jūsu pašreizējo infrastruktūru.

Kā izveidot neobligāto VoIP sniedzēju sarakstu?

Veiciet tirgus pētniecību, runājieties ar nozares līderiem un pārbaudiet forumus. Pēc tam pētnieciet sniedzējus, kuri ieguva jūsu uzmanību, un izveidojiet sarakstu ar tiem, kuri piedāvā funkcijas, kas jums ir nepieciešamas. Salīdziniet šādus elementus kā:

• Cenu plāni
• Zvanu kvalitāte
• Klientu serviss
• Funkciju attīstība
• Lietošanas vienkāršība
• Integrācija ar citu programmatūru
• Mobilas opcijas

un jebkurus citus svarīgus faktorus, pirms pieņemt galīgo lēmumu.

Kādus rīkus izmantot, lai izveidotu neobligāto VoIP sniedzēju sarakstu?

• Salīdzināšanas vietnes, piemēram, G2.com, kas nodrošina katra sniedzēja pakalpojumu un cenu pārskatījumus
• Tiešsaistes forumi, piemēram, VoIP Forum vai Quora, lai jautātu citiem lietotājiem par viņu pieredzi ar konkrētiem uzņēmumiem pirms jebkādu saistību pieņemšanas

Daudzi sniedzēji piedāvā bezmaksas izmēģinājuma periodus vai demonstrācijas versijas savai programmatūrai, lai jūs varētu tās pārbaudīt pirms pirkšanas.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt izmēģinājuma un demonstrācijas versijas?

Kad vien iespējams, pārbaudiet programmatūru pirms pirkšanas, īpaši, ja domājat par kaut ko tik svarīgu kā VoIP. Izmantojot bezmaksas izmēģinājuma versijas un demonstrācijas versijas, jūs varat pārliecināties, ka programmatūra darbojas ar jūsu tīklu, ka visas funkcijas ir pieejamas un ka visi uzņēmumā ir apmierināti ar tās izmantošanu.

Kā pārbaudīt izmēģinājuma un demonstrācijas versijas?

Vienkārši sazinieties ar sniedzējiem, kuri jūs interesē, un lūdziet izmēģinājuma vai demonstrācijas versiju viņu programmatūrai. Daudzi uzņēmumi piedāvā šāda veida iespējas, lai dotu potenciālajiem klientiem ideju par to, kas ir iekļauts viņu pakalpojumā, un ļautu viņiem pašiem pieredzi programmatūru.

Lielākā daļa sniedzēju vietnēs ir bezmaksas izmēģinājuma versijas vai demonstrācijas versijas. Vienkārši meklējiet “izmēģinājuma” vai “demonstrācijas”, vai sazinieties ar uzņēmumu tieši un jautājiet, vai viņiem ir pieejama.

Kādus rīkus izmantot, lai pārbaudītu izmēģinājuma un demonstrācijas versijas?

• Piezīmju programma, lai sekotu tam, kas jums patika un kas nepatika katram produktam
• Izklājlapu programma, lai salīdzinātu cenas, funkcijas un klientu servisu starp sniedzējiem

To jādara pēc tam, kad esat pārbaudījis visas savas opcijas un sašaurināts izvēli.

Kāpēc ir svarīgi izvēlēties pareizo VoIP sniedzēju?

Vienkārši sakot, jūs nevēlaties mainīt sniedzējus pēc tam, kad jau esat ieviesis VoIP. Tāpēc ir svarīgi, lai jūs tagad veltītu laiku un noskaidrotu, kas vislabāk darbotos jūsu zvanu centram.

Kā izvēlēties pareizo VoIP sniedzēju?

Tagad viss, kas jāpaliek, ir izvēlēties vienu, bet jums arī jādomā par nākotni šajā brīdī. Vai sniedzējs, kuru jūs izvēlēsieties, varēs sekot tehnoloģijas izmaiņām un jūsu uzņēmuma augošajām vajadzībām? Vai viņu klientu serviss ir uzticams un vai viņi var piedāvāt jums konkurētspējīgu cenu?

Atcerieties, ka VoIP ieviešana ir ilgtermiņa ieguldījums, tāpēc tam jābūt labi pārdomātam lēmumam no jūsu un visu ieinteresēto pušu puses.

Padoms: Meklējiet sniedzēju, kas nodrošina labu klientu servisu, lai vienmēr būtu cilvēki, kas ir gatavi palīdzēt, ja jūsu sistēmā rodas jebkādi jautājumi.

Kādus rīkus izmantot, lai izvēlētos pareizo VoIP sniedzēju?

• Lēmuma matrica ir lielisks veids, kā salīdzināt visas savas opcijas blakus. Jūs varat atrast veidnes tiešsaistē vai izveidot savu tekstapstrādes vai izklājlapu programmā

Klientu servisa programmatūras drošība ir ārkārtīgi svarīga. VoIP sarunas bieži tiek uzskatītas par zelta ieguli hakeriem un ietver noteiktus riskus.

Kāpēc ir svarīgi nodrošināt maksimālo VoIP drošību?

Tāpat kā jebkurā tīkla sistēmā, VoIP ir jāaizsargā pret hakeriem un citiem ļauniem draudiem. Dažas sarunas neizbēgami būs sensitīvas, un jūs nevēlaties, lai šī informācija būtu pieejama kādam citam, nevis paredzētajam saņēmējam.

Kā nodrošināt maksimālo VoIP drošību?

Jums jāpatur jūsu VoIP sistēma atjaunināta ar jaunākajiem VoIP drošības labojumiem, un jums arī jābūt ugunsmūrim. Apstipriniet, ka visi darbinieki ir informēti par pikšķerēšanas uzbrukumu bīstamībām, un apmāciet viņus, kā pamanīt iespējamās brīdinājuma pazīmes.

Uzraudziet jūsu sniedzēja veiktspēju, pārliecinoties, ka dati, kas tiek pārraidīti pa viņu līnijām, nav neaizsargāti (piemēram, šifrējot jūsu satiksmi). Turklāt jābūt rezerves plānam avārijas gadījumā. Droša paroles politika ir arī būtiska – ikviens organizācijā jāizmanto spēcīgas paroles, kas tiek regulāri mainītas.

Padoms: Pārliecinieties, ka VoIP sniedzējs, kuru jūs jau esat izvēlējies, atbilst visiem attiecīgajiem drošības noteikumiem.

Kādus rīkus izmantot, lai nodrošinātu maksimālo drošību?

• Paroles pārvaldības rīks, lai sekotu visu paroles un nodrošinātu, ka tās tiek regulāri mainītas
• Ugunsmūra programmatūra, lai aizsargātu jūsu sistēmu no neautorizētas piekļuves
• Drošības labojumi jūsu VoIP programmatūrai
• Avārijas rezerves plāns datu zaudēšanas gadījumā
• Darbinieku apmācība
• Uzraudzības programmatūra

Visu datu, kontaktu un citas informācijas pārsūtīšana no jūsu vecās sistēmas uz jauno var būt stresujoša. Tomēr, ja jūs neveiciet šo soli tagad, tas vēlāk var izraisīt haosa.

Kāpēc ir svarīgi pārsūtīt datus?

Bez datiem jūsu VoIP tālruņa serviss nedarbosies. Visi jūsu kontakti, ziņojumi un zvanu vēsture ir jāpārsūta, lai darbinieki varētu turpināt darbu normāli – tālruņu sistēmas maiņa nedrīkst būtiski ietekmēt viņu ikdienas darbības.

Kā pārsūtīt datus?

Jūs varat manuāli pārsūtīt informāciju, izmantot automātisku migrācijas rīku vai izmantot jūsu vecās sistēmas API, lai automātiski pārsūtītu datus. Neatkarīgi no tā, kādu metodi jūs izvēlēsieties, nodrošiniet, ka jūs to vispirms pārbaudāt, lai viss gātu vienmērīgi.

Padoms: Ja jums ir daudz datu, kas jāpārsūta, apsvērt iespēju izmantot automātisku migrācijas rīku. Tas ietaupīs jūsu laiku un neērtības.

Kādus rīkus izmantot, lai pārsūtītu datus?

• Manuāls pārsūtīšanas rīks
• Automātiska migrācijas rīks
• Vecās sistēmas API

Kad viss ir darbojas, ir pienācis laiks sākt domāt par papildinājumiem un integrācijām, kas var uzlabot jūsu VoIP sistēmu un racionalizēt jūsu aģentu darbplūsmu.

Kāpēc ir svarīgi iestatīt papildinājumus un integrācijas?

Ir daudz lieliskas paplašinājumu, kas var uzlabot jūsu VoIP sistēmas, piemēram, VoIP zvanu maršrutēšana, CRM integrācija, chatboti un daudz ko citu. Pievienojot tās savai sistēmai, jūs varat palielināt savu aģentu produktivitāti un uzlabot klientu servisu.

Kā iestatīt papildinājumus un integrācijas?

Lielākā daļa papildinājumu un integrāciju ir viegli iestatāmas – vienkārši lejupielādējiet programmatūru, instalējiet un konfigurējiet to. Tomēr dažas ir nepieciešams vairāk darba – piemēram, lai integrētu jūsu VoIP sistēmu ar jūsu CRM. Process atšķiras atkarībā no sniedzēja, bet, par laimi, lielākā daļa nodrošina pamācības un atbalstu, lai jums palīdzētu.

Kādus rīkus izmantot, lai iestatītu papildinājumus un integrācijas?

• Pamācības vai rokasgrāmatas
• Atbalsts no sniedzēja klientu servisa komandas

VoIP ieviešanas process neizbeidzas ar jaunu sistēmu instalēšanu – lai tas darbotos efektīvi, jums arī jādomā par jūsu ideālo zvanu plūsmu.

Kāpēc ir svarīgi izstrādāt jūsu ideālo zvanu plūsmu?

Labi izstrādāta zvanu plūsma nosaka, kā aģenti var apstrādāt zvanus, kāda veida informācija viņiem ir jāsavāc no klientiem un cik ātri viņi var pārsūtīt zvanus.

Kā izstrādāt jūsu ideālo zvanu plūsmu?

Pirmais solis ir klientu vajadzību identificēšana – ko viņi vēlas, kad viņi zvana jūsu uzņēmumam? Tālāk jums jāizlemj, cik ātri aģenti var atbildēt uz zvaniem. Zvanu plūsmas izstrāde nav viegls uzdevums, bet prasa daudz laika un pūļu.

Apsvērt iespēju lūgt palīdzību no tiem, kuri specializējas šajā jomā, ja jūs domājat, ka jūsu zvanu plūsmu varētu uzlabot.

Padoms: Pārliecinieties, ka jūsu zvanu plūsma ir viegli saprotama jūsu aģentiem un ka tā ir skaidra visiem iesaistītajiem.

Kādus rīkus izmantot, lai izstrādātu jūsu ideālo zvanu plūsmu?

• Blokshēmas un diagrammas, lai palīdzētu jums vizualizēt zvanu plūsmu

Lai maksimāli izmantotu sistēmu, jums jāintegrē jūsu VoIP sniedzējs ar atbilstošu zvanu centra programmatūru.

Kāpēc ir svarīgi noteikt zvanu maršrutēšanu un pārvaldības procedūras?

Zvanu maršrutēšana palielina klientu apmierinātību, samazina darbības izmaksas un palīdz pārvaldīt zvanus pēc iespējas ātrāk.

Kā noteikt zvanu maršrutēšanu un pārvaldības procedūras?

Pirmais solis ir jūsu uzņēmuma komunikācijas struktūras kartes izveidošana. Tas palīdzēs jums identificēt dažādus departamentus un zvanu veidus, ko viņi apstrādā.

Pēc tam jums jāizveido maršrutēšanas noteikumi katram zvanu veidam. Tie nosaksies, kā aģenti apstrādā zvanus, kad viņi jāpārsūta citam departamentam un kurš viņus jāņem.

Jūs varat to paveikt, izvēloties programmatūru, kas integrējas ar jūsu VoIP sniedzēju. Labākā izvēle šeit varētu būt LiveAgent zvanu centra programmatūra, kas ir saderīga ar vairāk nekā 99% no tiem.

Kā jūs varat izmantot LiveAgent zvanu maršrutēšanu?

Piemēram, iestatot sekunžu skaitu, pēc kura zvans tiek maršrutēts uz citu aģentu, un rezultātā samazinās gaidīšanas laiks. Jūs varat arī izlemt, cik ilgi ienākošais zvans paliks rindā – pēc šī iepriekš noteiktā laika beigām, zvans turpinās jūsu IVR bezsaistes sadaļā.

Visi šie rīki ir paredzēti, lai nodrošinātu vienmērīgu pieredzi jūsu klientiem. Turklāt LiveAgent nodrošina 24/7 klientu servisu, lai nodrošinātu, ka neatkarīgi no tā, kādu laiku jūsu zvanu centrs darbojas, jūs vienmēr saņemsiet profesionālu palīdzību.

Kādus rīkus izmantot, lai noteiktu zvanu maršrutēšanu un pārvaldības procedūras?

• Maršrutēšanas noteikumi, lai automatizētu klientu uzziņu apstrādi
• Zvanu centra programmatūra (piemēram, LiveAgent)

Tas ir nepieciešams solis, ja vēlaties, lai jūsu komanda būtu produktīva, paliek motivēta un vienmēr nodrošina profesionālu klientu servisu.

Kāpēc ir svarīgi plānot apmācību darbiniekiem?

Bez sākotnējās apmācības, jūsu darbinieki nezinās, kā izmantot savu jauno VoIP sistēmu. Tas novedīs pie daudz jautājumiem, vilšanās un neapmierinātu klientu rezultātā.

Kāds ir labākais veids, kā plānot darbinieku apmācību?

Jums jāizstrādā visaptverošs apmācības programma un praktiski apmācības iespējas. Tām jāietver viss, sākot no tā, kā darbojas katra funkcija, kādi ir labākie prakses veidi zvanu veikšanai un saņemšanai, kā aģenti var apstrādāt klientu pieprasījumus utt.

Padoms: Pārliecinieties, ka apmācības programma ir viegli sekojama un aptver visus pamatus. Ja jums ir daudz darbinieku, apsvērt iespēju izmantot tiešsaistes apmācības kursu vai video pamācības.

Kādus rīkus izmantot darbinieku apmācībai?

• Tiešsaistes apmācības kursi
• Video pamācības
• Atbalsts no sniedzēja klientu servisa komandas
• Apmācības materiāli

Tas ir obligāts plānošanas process, kas ļaus jūsu biznesam darboties nepārtraukti neparedzētu apstākļu gadījumā, piemēram, strāvas padeves pārrāvumi vai servera avārijas utt.

Kāpēc ir svarīgi izveidot katastrofu atgūšanas plānu?

Ja jūsu tālruņu sistēma nedarbosies pareizi vai nemaz, tas var būtiski ietekmēt jūsu uzņēmumu, piemēram, zaudējot klientus, samazinot produktivitāti un daudz ko citu.

Kas jāietver katastrofu atgūšanas plānā?

• Jūsu uzņēmuma komunikācijas struktūras pārskats (zvanu plūsma)
• Saraksts ar visām funkcijām, kas ir būtiskas biznesa nepārtrauktībai
• Kontaktinformācija jūsu sniedzēja klientu servisa komandai
• Skaidri soļi, kā atjaunot jūsu sistēmu katastrofas gadījumā

Kādus rīkus izmantot, lai izveidotu katastrofu atgūšanas plānu?

• Dokumentācijas programmatūra (piemēram, Microsoft Word, Google Docs)
• Izklājlapas (piemēram, Microsoft Excel, Google Sheets)

Tas ir solis, kas bieži tiek aizmirsts, bet tas var jums glābt no daudz problēmām nākotnē. Pārbaudot savu numura piešķiršanu, jūs nodrošināsiet, ka visi numuri ir piešķirti pareiziem paplašinājumiem un ierīcēm.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt jūsu numura piešķiršanu?

Ja klients saņem zvanus no nepareizā departamenta vai aģenta un otrādi, tas var izraisīt neskaidrības.

Kā pārbaudīt jūsu numura piešķiršanu?

Pārbaudiet numurus, kas piešķirti jūsu paplašinājumiem un ierīcēm, piesakoties savā kontā. Ja atrodat kādas neatbilstības, varat lūgt izmaiņas, sazinoties ar sniedzēja klientu servisa komandu.

Padoms: Vienmēr saglabājiet savu kontaktinformāciju atjauninātu, lai sniedzējs varētu jūs saņemt avārijas gadījumā.

Kādus rīkus izmantot, lai pārbaudītu numura piešķiršanu?

• Tiešsaistes konta pierakstīšanās
• Sniedzēja klientu serviss

Automātisks operatora sveiciens zvana sākumā ir tas, kas rada pirmo iespaidumu. Izmantojiet šo iespēju un ierakstiet sveicienu, kas mudina jūsu zvanajtājus palikt līnijā.

Kāpēc ir svarīgi ierakstīt balss pasta sveicienus?

Klients zinās, ka viņš ir zvānējis pareizo numuru un nebūs jāgaida līnijā ilgu laiku, līdz aģents kļūst pieejams.

Kā ierakstīt balss pasta sveicienus?

Lai ierakstītu balss pasta sveicienus, jums jāpiesakās savā kontā ar sniedzēju un jāizveido jauns ziņojums. Noteikti iekļaujiet visu nepieciešamo informāciju, piemēram, departamenta nosaukumu, darbības laikus un kontaktnumuru.

Padoms: Papildus vienkāršam “sveiki” un “paldies”, ir laba ideja pievienot personīgu pieskārienu.

Kādus rīkus izmantot, lai ierakstītu balss pasta sveicienus?

• Zvanu centra programmatūra, piemēram, LiveAgent

Šis ir jūsu VoIP ieviešanas procesa pēdējais solis. Pabeigdams VoIP pārbaudes fāzi, jūs varat pārliecināties, ka viss darbojas, kā paredzēts, un jaunajā sistēmā nav problēmu.

Kāpēc ir svarīgi veikt testa zvanus?

Jūs ietaupīsit laiku, neuztraucoties par lietu pārkonfigurēšanu, ja kaut kas no sākuma nedarbosies pareizi. Turklāt, ja jūsu tālruņu sistēmā ir jebkādas problēmas, tās var atklāt šajā procesā un atrisināt pirms tās ietekmē jūsu klientus.

Kā veikt testa zvanus?

Lai veiktu testa zvanus, jums jāpiesakās savā kontā ar sniedzēju un jāmēģina piezvānīt dažādiem numuriem. Noteikti pārbaudiet visas funkcijas, piemēram, balss pastu, zvanu pārsūtīšanu un zvanu kvalitāti, kas veikti, izmantojot jūsu jauno sistēmu.

Padoms: Labākais laiks testa zvanu veikšanai ir pirms darba stundām, kad apkārt nav neviena klienta, vai brīvajā periodā, kad aģenti nav aizņemti.

Kādus rīkus izmantot, lai veiktu testa zvanus?

• Zvanu centra programmatūra, piemēram, LiveAgent
• Testa konts