Help desk agent working

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts

Pārliecinieties, ka palīdzības dienesta pakalpojumi ir kvalitatīvi. Viegli teikt, bet kā pārbaudīt, vai visi pieteikumi tiek pienācīgi apstrādāti. Kā pārliecināties, ka klientu apmierinātība vienmēr ir pirmajā vietā? Sekojiet šiem vienkāršajiem soļiem, lai nodrošinātu, ka jūsu palīdzības dienests darbojas vienmērīgi un nodrošina lielisku klientu apkalpošanu.

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta svarīgums

Atzīmējot visus šī saraksta punktus, varat pārbaudīt, vai jūsu palīdzības dienests darbojas pareizi un vai jūsu uzņēmums nodrošina konsekventu pakalpojumu līmeni.

Kontrolsaraksta izmantošana palīdzēs izvairīties no biežāk sastopamajām kļūdām, kā piemēram:

  • neatbildēšana uz pieteikumiem uzreiz (vai vispār)
  • nepareiza pieteikuma informācijas dokumentēšana
  • pieņēmumu izdarīšana par klienta vajadzībām
  • neprecīzu vai nepilnīgu risinājumu sniegšana
  • nevajadzīgu pieteikumu izveidošana
  • nesekošana līdzi klientiem pēc to pieteikumu atrisināšanas

Kurš būs ieguvējs no palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta?

  • klientu atbalsta pārstāvji, lai nodrošinātu, ka viņi ievēro pareizās procedūras un sniedz kvalitatīvu klientu apkalpošanu
  • palīdzības dienesta vadītāji, lai palīdzētu viņiem noteikt jomas, kuras viņu komanda varētu uzlabot un sekotu līdzi progresam laika gaitā
  • uzņēmumu īpašnieki, lai pārbaudītu, vai viņu palīdzības dienests atbilst viņu specifiskajām vajadzībām un gaidām
  • IT speciālisti, lai pārliecinātos, ka visi pieteikumi tiek pienācīgi apstrādāti
  • kvalitātes nodrošināšanas auditori, lai palīdzētu noteikt un risināt jebkuras uzlabošanas jomas

Ikviens, kurš vēlas nodrošināt lielisku klientu apkalpošanu un nepārtraukti uzlabot kontaktu centra veiktspēju.

Iepazīstiet palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsarakstu

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts

Pirmais, ko cilvēki vēlas dzirdēt, zvanot uz palīdzības dienestu, ir īsta cilvēka balss. Dzīva cilvēka balss vienmēr būs vērtīgāka par automatizētu mašīnu. Sveiciniet zvanītāju saskaņā ar dienas laiku (ja esat pārliecināts, no kuras laika joslas viņi zvana) vai neitrālu sveicienu, piemēram, “Sveicināti”.

Kāpēc ir svarīgi sveicināt lietotājus?

Pirmie iespaidi vienmēr ir vissvarīgākie, un sveiciens lietotājam draudzīgā veidā ļaus viņam justies gaidītam. Pasakot vienkāršu “Labrīt” vai “Sveicināti” var izvērsties par ilgām un noturīgām attiecībām.

Kāds ir pareizais veids, kā sveicināt lietotājus?

  • sveiciniet klientu vārdā (ja tas ir zināms)
  • pajautājiet, kā viņam klājas un kā varat palīdzēt
  • pārliecinieties, ka lietotājs zin aģenta vārdu un no kurienes tas zvana (ja tam ir nozīme) un kāpēc viņš sazinās ar jūsu atbalsta komandu – šī informācija atvieglos turpmāko problēmu vai klientu bažu risināšanu

Klausieties uzmanīgi un pārliecinieties, ka klients jūtas ērti. Ja jūs paspējāt piefiksēt viņa vārdu, lieliski. Ja tā nav, pārjautājiet, pirms turpiniet ar citiem jautājumiem vai komentāriem.

Padoms: uzmanieties, lai neizklausītos pārāk robotiski, izmantojot tādas frāzes kā “Kā es varu jums palīdzēt?”. Vienkārša toņa un uzsvara maiņa var būtiski izmainīt ziņu.

LiveAgent tiešsaistes čata logs

Kādus rīkus izmantot lietotāju sveicināšanai?

  • sveicienu paraugus

Lielākā daļa klientu zvanīs uz jūsu palīdzības dienestu, jo kaut kas nogājis greizi. Tāpēc ir svarīgi izrādīt empātiju un atvainoties par problēmu, ko viņi pieredz.

Kāpēc ir tik svarīgi atvainoties un izrādīt empātiju?

Jūs varat veidot noturīgas attiecības ar saviem klientiem, vienkārši pasakot “man žēl par to, kas ar jums noticis”. Ja klients jūt, ka jūs saprotat viņu jautājumu un rūpējaties par viņiem kā par personību, pastāv lielāka iespēja, ka viņi būs apmierināti ar jūsu pakalpojumu kopumā.

Atvainošanās par kavējumu atbildes e-pasta sagatave

Kā atvainoties un būt empātiskam?

  • izrādiet empātiju, atzīstot, ka problēma ir ietekmējusi viņus personīgi (“Es zinu, cik sarūgtinoši tas var būt”)
  • atvainojieties par sagādātajām neērtībām un pasakiet viņiem, ka darāt visu iespējamo, lai atrisinātu šo problēmu pēc iespējas ātrāk
  • pārliecinieties, ka jūsu tonis ir pozitīvs un nomierinošs pat tad, ja situācija šķiet neizturama – atcerieties, ka klients jau tā ir apbēdināts šīs problēmas sakarā, tāpēc nav vajadzības situāciju padarīt vēl smagāku

Kā izrādīt empātiju un atvainoties?

  • veikt apmācības
  • izmantot gadījumu piemērus

Vienmēr uzrunājiet klientu vārdā, ja vien jums nav lūgts to nedarīt. Šī ir laba prakse visām klientu apkalpošanas mijiedarbībām, jo tā palīdz veidot uzticību jūsu uzņēmuma un tā klientu starpā.

Kāpēc būtu jāuzrunā klienti vārdā?

Klienti vēlas sajust, ka tiek uzklausīti, it īpaši, ja viņi pauž savu neapmierinātību. Vēršoties pie viņiem vārdā, viņi zina, ka jūs pievēršat viņiem uzmanību.

Kā uzrunāt klientus vārdā?

Pirmo reizi sasveicinoties ar klientu, palūdziet viņa vārdu un izmantojiet to visā sarunas laikā. Ja viņš jums norāda savu e-pasta vai sociālo mediju adresi, noteikti izmantojiet arī to (ja nepieciešams).

Kontakti Pieteikumu apstrādes sistēmā - LiveAgent

Kādus rīkus izmantot klienta vārda noskaidrošanai?

Klientiem ir nepieciešams skaidrs skaidrojums par to, kas notiek un kā to var labot. Sīki aprakstiet problēmu, ieskicējiet iespējamos risinājumus un sniedziet prognozi, kad tā tiks atrisināta.

Kāpēc ir svarīgi sniegt skaidru problēmas skaidrojumu?

Jo vairāk informācijas sniedzat saviem klientiem par notiekošo, jo lielāka iespēja, ka viņi uzticēsies jūsu uzņēmumam.

Atvainošanās e-pasta sagatave saistībā ar problēmu ar produktu

Kā klientam izskaidrot problēmu?

  • izmantojiet vienkāršu valodu un izvairieties no žargona
  • paskatieties uz to no klienta viedokļa, nevis no jūsu
  • ieskicējiet iespējamos risinājumus un atrisināšanas laika aplēsi
  • informējiet, ja problēmas novēršanai nepieciešami papildus pasākumi

Kādus rīkus izmantot, lai sniegtu skaidru problēmas skaidrojumu?

  • noteikumu un procedūru rokasgrāmatas
  • zināšanu bāzi
  • problēmu novēršanas rokasgrāmatas
  • atbalsta pieteikumus

Runājot ar klientu par viņa problēmu, iespējams, ir jāizmanto tehniskie termini. Tomēr nepārspīlējiet, jo viņam ir pilnībā jāsaprot, ko jūs sakāt.

Kāpēc neizmantot pārāk daudz tehnisko terminu?

Klienti parasti nevēlas lekciju par produkta darbību, bet gan palīdzību pēc iespējas drīzākai problēmas atrisināšanai. Izmantojiet tehniskos terminus tikai tad, ja tas tiešām nepieciešams, tādējēdi palīdzot klientam koncentrēties uz šo jautājumu.

Kā izvairīties no pārāk daudzu tehnisko terminu izmantošanas?

Izmantojiet tehniskos terminus tikai tad, ja tie ir absolūti nepieciešami, lai izskaidrotu problēmu. Centieties runāt tā, lai ikviens saprastu, ka process zvanītājam ir saprotams.

Facebook komentārs - skats LiveAgent lietotnē

Kādus rīkus izmantot, lai izvairītos no tehnisko terminu pārmērīgas izmantošanas?

  • sinonīmus
  • tehniskā atbalsta programmatūru
  • zināšanu bāzi

Klausīšanās ir galvenā prasme, tiklīdz runa ir par palīdzību klientiem. Tā ne tikai ļauj dzirdēt, kas klientam sakāms, bet arī parāda, ka jūs pievēršat viņam uzmanību un nopietni uztverat viņu bažas.

Kāpēc jums jābūt aktīvam klausītājam?

Apkalpojošajā sfērā strādājošajiem ir pienākums uzmanīgi klausīties, lai klienti justos uzklausīti un saprasti. Turklāt aktīva klausīšanās var palīdzēt aģentiem ātrāk atrisināt problēmas, jo viņi spēj gūt skaidrāku izpratni par notiekošo.

Kā klausīties aktīvi?

Aktīvā klausīšanās ietver: Attieksmi, Pielāgošanos un Uzmanību:

  • iejūtieties klienta ādā.
  • smaidiet (klients tiešām var to dzirdēt, pat ja viņš jūs neredz)
  • pievērsiet uzmanību neverbālajām izteiksmēm, piemēram, balss tonim un ķermeņa valodai
  • uzdodiet jautājumus, lai noskaidrotu visas nianses, kas nav skaidras

Kādus rīkus izmantot, lai aktīvi klausītos?

  • atbilstoši reaģējiet
  • sniedziet atpakaļsaiti
  • uzdodiet atvērta tipa jautājumus
  • pārfrāzējiet
  • atspoguļojiet izjūtas

Tiklīdz ir pilnīga izpratne par kādu problēmu, klientam var izskaidrot iespējamos risinājumus. Ir svarīgi vienmēr ieteikt vairāk par vienu risinājumu un ļaut klientam izvēlēties viņiem piemērotāko.

Kāpēc ir svarīgi ieteikt vairāk par vienu risinājumu?

Šādi rīkojoties, jūs parādīsiet klientam, ka vēlaties atrast kompromisu, kurā ieguvēji būs abas puses.

Kāds ir labākais veids, kā ieteikt risinājumus?

Ieskicējiet iespējamos risinājumus, tostarp to priekšrocības un mīnusus, lai palīdzētu klientiem pieņemt pamatotus lēmumus par to, kurš no tiem ir vispiemērotākais izmaksu un laika ziņā utt. Katram risinājumam būtu jāatbilst konkrētai vajadzībai, lai klienti spētu izvēlēties sev piemērotāko.

LiveAgent izmaksu kalkulatora BUJ lapa

Kādus papildu rīkus izmantot risinājumu ieteikšanai?

  • speciālistu padomus no jūsu komandas locekļiem
  • BUJ un citus pašapkalpošanās resursus kas pieejami tiešsaistē vai bezsaistē
  • problēmu novēršanas ceļvežus
  • atbalsta pieteikumus
  • noteikumu dokumentus, piemēram, darbinieku rokasgrāmatas vai pamācības utt.

Tas ir ļoti svarīgs solis. Dažkārt klients, iespējams, nav apmierināts ar nevienu no piedāvātajiem risinājumiem, tāpēc jums kā palīdzības dienesta darbiniekiem ir jāpiedāvā viņiem alternatīvu risinājumu, ja tas ir iespējams.

Kāpēc ir svarīgi dot alternatīvu?

Tas klientam parādīs, ka jūs esat uzmanīgs pret viņa vajadzībām un vēlaties nodrošināt viņam labāko iespējamo pieredzi.

Kāds ir piemērotākais veids, kā piedāvāt alternatīvus risinājumus?

Pirms piedāvāt alternatīvu risinājumu, vienmēr prasiet vadītāja atļauju, pat ja tas nozīmē, ka darba veikšanai ir nepieciešams ilgāks laiks nekā parasti.

Klienta lojalitāte un noturēšana - Zināšanu Bāze - LiveAgent

Kādus rīkus izmantot alternatīvu piedāvāšanai?

  • zināšanu bāzi
  • problēmu novēršanas rokasgrāmatas

Tiklīdz esat ieteicis risinājumu, ir svarīgi atbildēt uz visiem klienta jautājumiem saistībā ar to. Tad viņi sapratīs, kas notiek, un jutīsies pārliecināti par jūsu spēju atrast risinājumu.

Kāpēc jums ir jāatbild uz visiem jautājumiem efektīvi?

Tas palīdz veidot uzticību un pārliecina klientus, ka jūs šeit esat, lai palīdzētu. Turklāt tas ļauj atrisināt jebkādu potenciālo pārpratumu, pirms tas kļūst par lielāku problēu.

Kā atbildēt uz klientu jautājumiem efektīvi?

Labākais veids, kā atbildēt uz klientu jautājumiem, ir atkarīgs no situācijas, tāpēc uz to nav vienas pareizās atbildes. Tomēr ir daži padomi, kas palīdzēs efektīvi atbildēt uz klientu jautājumiem, un tie ir šādi:

  • esiet pieklājīgs un cieņas pilns
  • veltiet laiku jautājuma izprašanai
  • sniedziet skaidras un konkrētas atbildes

Visu jautājumu efektīva atbildēšana ir svarīga kvalitatīva atbalsta nodrošināšanas daļa.

Zināšanau bāzes iesākšanas sagatave

Kādi vērtīgi rīki jāizmanto, lai atbildētu uz jautājumiem efektīvi?

  • lietotāju rokasgrāmatas
  • zināšanu bāze
  • hipotētiskie klientu scenāriji

Ja vēlaties piedāvāt klientiem piemērotus risinājumus, jums ir nepieciešama laba izpratne par piedāvātajiem produktiem un pakalpojumiem. Ir jāpārzina gan katra produkta funkcijas, gan funkcionalitāte, kā arī uzņēmuma noteikumi un procedūras.

Kāpēc ir svarīgi izrādīt produktu zināšanas?

Tas ļauj sniegt precīzus un savlaicīgus risinājumus klientu problēmām. Tas arī palīdz veidot profesionālu tēlu un nodrošināt visaugstāko iespējamo klientu apkalpošanas līmeni.

CRM pieteikumu apstrādes sistēma - LiveAgent

Kas klientu apkalpošanas aģentiem būtu jāzina par katru produktu?

  • tehniskie aspekti – kā tas darbojas, no kādām detaļām sastāv
  • saderība ar citiem produktiem un pakalpojumiem
  • atbildes uz visiem biežāk uzdotajiem jautājumiem
  • visi svarīgākie produkta jauninājumi

Kādus rīkus izmantot produktu zināšanu izrādīšanai?

  • uzņēmuma lietotāju rokasgrāmatas
  • darbinieku motivācija apgūt vairāk
  • zināšanas par BUJ, kas saistīti ar katru produktu
  • apmācību iespējs, kas saistītas ar zināšanām par produktu
  • obligātās apmācības programmas

Tiklīdz jūs saprotat klienta problēmu, ir svarīgi aplēst, cik ilgs laiks būs nepieciešams, lai to atrisinātu. To var izdarīt, sniedzot klientam konkrētu datumu vai laikposmu, kurā viņš var sagaidīt atbildi.

Kāpēc ir svarīgi sniegt atrisināšanas laika grafiku?

Tas liek klientiem justies pārliecinātiem, ka viņu problēma tiek uztverta nopietni un jūs darāt visu iespējamo, lai sniegtu viņiem nepieciešamo palīdzību. Tas ļauj arī savlaicīgi pārvaldīt klientu gaidas.

Kā sniegt atrisināšanas laika grafiku?

  • norādiet konkrētus datumus un laikus, kad jūsu darba grupa atbildēs uz klienta pieprasījumu un sazināsies ar viņu
  • veiciet aplēsi, pamatojoties uz iepriekšējo pieredzi ar līdzīgām problēmām un to, cik ilgs laiks parasti nepieciešams, lai atrisinātu šāda veida problēmas
Hibrīdā pieteikumu apstrādes sisitēma Palīdzības dienesta programmatūrā - LiveAgent

Kādus rīkus izmantot, lai sniegtu atrisināšanas laika grafiku?

  • palīdzības dienesta pieteikumu apstrādes programmatūru
  • kalendāru
  • LiveAgent hibrīdo pieteikumu plūsmu – klientu mijiedarbību no visiem avotiem (piemēram, e-pastatiešsaistes čats) kas apvienojas vienotos pieteikumu pavedienos

Skaidri jānosaka, kas jādara, lai klienti saņemtu palīdzību. Tas varētu ietvert papildu informācijas sniegšanu vai detalizētas informācijas pieprasīšanu pirms šī jautājuma turpmākas risināšanas.

Kāpēc ir svarīgi noteikt nākamos risinājuma soļus?

Tas palīdz tuvināties klienta problēmas galīgajam risinājumam un turpina informēt par esošo progresu.

Kā noteikt turpmākos risinājuma soļus?

Izstrādājot visaptverošu procesa rokasgrāmatu, visām ieinteresētajām personām būs skaidrs, ko katrs procesa posms nozīmē no sākuma līdz beigām. Tajā jāiekļauj pārskats par to, kas notiek pēc katra soļa un cik ilgs laiks parasti ir nepieciešams, lai uzsāktu nākamo.

Šeit nāk talkā parocīga pieteikumu pārvaldības programmatūra. Tā var palīdzēt sekot līdzi visiem atvērtajiem pieteikumiem un to turpmākajiem soļiem, lai racionalizētu darbplūsmu, palielinātu produktivitāti un padarītu procesu skaidru un saprotamu.

Pieteikumu apstrādes funkcija Palīdzības dienesta programmatūrā - LiveAgent

Kādi rīki var palīdzēt noteikt turpmākos risinājuma soļus?

Jums būtu jāizglīto lietotāji par to, ko viņi var gaidīt no jūsu produktiem vai pakalpojumiem. Parādiet viņiem, kā gūt papildu iespējas.

Kāpēc ir svarīgi izglītot klientus?

Tas palīdz viņiem būt pašpietiekamākiem un ļauj koncentrēties uz citām klientu atbalsta jomām. Tas arī sniedz viņiem labāku izpratni par jūsu produktiem vai pakalpojumiem un to, kā no tiem gūt maksimālu labumu.

Kā izglītot savus lietotājus?

Nodrošiniet viņus ar atbilstošiem rakstiem un video par šo tēmu vai pat parādiet, kā viņi var izmantot noteiktas jūsu mājaslapas funkcijas, lai ātrāk saņemtu palīdzību. Veidojiet pielāgotus izglītojošus materiālus, kas palīdz klientiem pilnībā izprast jūsu produktus.

LiveAgent apskats

Kādi rīki jāizmanto, lai izglītotu lietotājus?

  • iepazīstināšana ar jūsu uzņēmumu un to, ko tā dara
  • mājaslapas vai lietotnes apskatus
  • kā sazināties ar klientu atbalstu
  • Biežāk uzdotos jautājumus (BUJ)
  • video pamācības
  • zināšanu bāzi
  • izglītojošo platformu

Balss tonis ir ārkārtīgi svarīgs, ja runa ir par klientu atbalstu, jo tas var veidot vai sagraut klientu pieredzi. Mijiedarbības laikā ar klientiem vienmēr jālieto pozitīvs balss tonis, neatkarīgi no tā, cik kaitinošas var būt klientu problēmas.

Kāpēc ir svarīgi saglabāt pozitīvu balss toni?

Tas palīdzēs saglabāt mieru un ilgtermiņā uzturēt labas attiecības ar klientiem, mudinot viņus turpināt ieteikt jūsu pakalpojumus citiem.

Kā saglabāt pozitīvu balss toni?

  • izmantojiet humoru atbilstoši situācijai
  • izrādiet empātiju klienta situācijai
  • neesiet sarkastisks vai negatīvs savā mijiedarbībā
  • atslābinieties
  • nesteidzieties
  • dziļi ievelciet elpu
  • izmantojiet atbilstošus vārdus katrai konkrētajai situācijai

Katras saziņas noslēgumā vienmēr jājautā, vai jūsu klientiem ir vēl kādi jautājumi vai problēmas. Novēršot visas saziņas nepilnības starp aģentu un klientu, varat nodrošināt, ka klienta problēma ir veiksmīgi atrisināta un novērst tās atkārtošanos.

Kāpēc ir svarīgi jautāt klientiem, vai viņiem ir vēl kādi jautājumi?

Jo viņiem ir vajadzīga iespēja pārdomāt, ko viņi līdz šim ir dzirdējuši. Viņi varētu būt pārmākti ar informāciju vai neuzmanīgi, tāpēc varētu būt nepieciešamas dažas sekundes, lai pārliecinātos, ka viņi ir uzdevuši visus interesējošos jautājumus.

Kā pajautāt klientiem, vai viņiem ir vēl kādi jautājumi?

Labi ir pajautāt, vai viņi saprot, kā atrisināt savu problēmu pašu spēkiem, ko darīt, ja problēma atkārtojas, un vai viņiem ir vajadzīga papildu palīdzība.

sievietei ir jautājums - ilustrācija

Kādus rīkus izmantot, lai pavaicātu klientiem, vai tiem ir vēl jautājumi?

  • aptaujas
  • jautājumu sagataves

Jums vienmēr jāpateicas klientam par veltīto laiku un pacietību katrā atbalsta mijiedarbībā.

Kāpēc ir svarīgi pateikties klientiem?

Tas ir lielisks veids, kā parādīt, ka augstu vērtējat viņu uzticēšanos un atbalstu. Šis mazais žests var radīt būtisku iespaidu, lai viņiem veidotu pozitīvu pieredzi ar jūsu palīdzības dienestu un viņi, visticamāk, atgriezīsies pēc palīdzības vēl, ja tas būs nepieciešams.

Kā pateikties klientiem?

Pateicieties adresātam un skaidri norādiet nākamo procesa daļu. Sūtiet viņiem pateicību.

pateicības-ziņa-klientam-LiveAgent

Kādus rīkus izmantot, lai pateiktos klientiem?

  • pateicība ziņu zvana beigās
  • palīdzības dienesta programmatūras un pieteikumu pārvaldības sistēmu

Tiklīdz palīdzības dienestam tiek ziņots par kādu problēmu, ir svarīgi to atrisināt pēc iespējas ātrāk. To var izdarīt, izmantojot pareizos rīkus un ievērojot klientu atbalsta paraugpraksi.

Kāpēc ir svarīgi savlaicīgi atrisināt jautājumus?

Problēmas atrisināšana noteiktā laika periodā var palīdzēt nodrošināt, ka klients ir apmierināts ar saņemto atbalstu.

Kā savlaicīgi atrisināt jautājumus?

Liveagent daudzkanālu iesūtne ļauj klientu atbalsta pārstāvim ātri un viegli atrisināt klientu problēmas, saīsinot vidējo atrisināšanas laiku. Turklāt šis rīks piedāvā tādus uzlabotas funkcijas kā iepriekšsagatavotas ziņas, lai sniegtu ātrākas atbildes ar īsām atbildēm uz biežāk uzdotajiem jautājumiem.

Iepriekšsagatavotu ziņu funkcija Tiešsaistes čata programmatūrā - LiveAgent

Padoms: izmantojot bezmaksas izmēģinājuma versiju, varat ieraudzīt, ko LiveAgent piedāvā praktiski.

Kādus rīkus izmantot, lai problēmas atrisinātu savlaicīgi?

Lai palielinātu produktivitāti, neaizmirstiet noteikt etiķetes un birkas katram pieteikumam, lai racionalizētu darbplūsmu.

Kāpēc ikvienas lietas iedalīšana kategorijās ir svarīga?

Birkas un etiķetes ļauj sekot līdzi pieteikuma statusam, prioritātei un pakalpojuma veidam utt. Tās ir svarīga kategorizēšanas procesa daļa, kas vienkāršo vispārējo darbplūsmu.

Kā pareizi iedalīt lietas kategorijās?

Nosakiet etiķetes katram pieteikumam. Uzdodiet sev šādus jautājumus:

  • Kāda ir klienta problēma?
  • Kādu pakalpojumu viņš pieprasījis?
  • Cik steidzams ir šis pieteikums?

Izmantojamo etiķešu piemēri:

  • klienta vārda
  • pieteikuma ID
  • pakalpojuma veids (piegāde, norēķini u.c.)
  • prioritāte – augsta, vidēja vai zema
Tiešsaistes čata programmatūras piezīmes čatā - LiveAgent

Kādus rīkus izmantot gadījumu iedalīšanai kategorijās?

  • iekšējos pieteikumus un piezīmes, izmantojot LiveAgent
  • izklājlapu programmatūru (piemēram, Microsoft Excel, Google Sheets)

Vienmēr mēģiniet atrisināt klienta problēmu jau pirmās atbildes laikā.

Kāpēc tas ir svarīgi?

Tas veido klientu apmierinātību un uzticību, kā arī samazina tiek pieteikumu skaitu, kas tiek eskalēti aģenta vadītājam vai speciālistam.

Kā varat veikt visus iespējamos soļus problēmas atrisināšanai?

Izpētiet problēmu, atrodiet risinājumu un informējiet klientu. Ja problēma ir sarežģītāka vai ir nepieciešami pētījumi no jūsu puses, informējiet klientu, dodot tam ziņu vismaz reizi 24 stundās. Pēc problēmas atrisināšanas apstipriniet, ka esat veicis visus soļus, lai apmierinātu klienta cerības.

Facebook integrācija ar LiveAgent

Kādus rīkus izmantot visu iespējamo soļu veikšanai?

  • Liveagent vai palīdzības dienesta programmatūra vispārīgi

Ja kaut kas noiet greizi un klients ir pie vainas, tad ir viegli nostāties aizsardzības pozā un sākt vainot viņu par kļūdu. Tomēr tas tikai pasliktinās situāciju un apgrūtinās problēmas atrisināšanu.

Kāpēc ir svarīgi nevainot klientu?

Klientam vienmēr jābūt taisnībai viņu pašu domās.” Viņi ir pirmajā vietā, un, pat ja jūs tiem nepiekrītat, jums tas jādara.

Kā nevainot klientu?

Meklējiet pazīmes, ja jūsu uzņēmums vaino klientus par viņu problēmām. Ieprieciniet klientus, meklējot veidus, kā gūt labumu, nevis sūdzēties par tiem. Ja jums ir grūti klienti, atcerieties, ka vienīgais reālais pretsvars ir tas, ka tādu nav vispār.

Kādus rīkus izmantot, lai nevainotu klientus?

  • saziņas līdzekļus, piemēram, LiveAgent vai e-pastu, lai ierakstītu visas sarunas ar klientiem

Dažkārt klientam var būt nepieciešama papildu palīdzība, lai atrisinātu savu problēmu. Ja tas tā ir, piedāvājiet viņiem papildu līdzekļus, lai to iegūtu.

Kāpēc ir svarīgi piedāvāt papildu atbalstu?

Tikai tad, ja nesavtīgi iesaistīsieties, klienti redzēs jūsu apņēmību, ka jūs darāt visu, lai apmierinātu klienta cerības.

Kā piedāvāt papildu atbalstu, ja tas ir nepieciešams?

Pavadiet savu klientu visa risinājuma gaitas garumā, vai eskalējiet pieteikumu vadībai. Pateicoties tam, neviens no klientu jautājumiem nepaliks neatbildēts.

LiveAgent augstāk novērtētais čats

Kādus rīkus izmantot papildu atbalsta piedāvāšanai?

  • zināšanu bāzi
  • BUJ
  • tiešsaistes čata atbalstu (piemēram, LiveAgent)

Kā pārvaldīt sava palīdzības dienesta veiktspēju?

  • Produktivitāte

Produktivitātes pārskati palīdzēs sekot veiktspējai, redzēt, cik daudz laika klientu atbalsta komanda pavada pie katra pieteikumu veida un noteikt, kuri pakalpojumi aizņem vairāk laika nekā citi. Šo informāciju var izmantot, lai pielāgotu prioritātes un resursus, kas piešķirti dažādiem pakalpojumiem.

  • Pirmā kontakta atrisināšanas līmenis

Tā ir metrika, kas mēra, cik bieži jūs jau pirmajā piegājienā spējat atrisināt klientu problēmas. Ir svarīgi saglabāt šo skaitli pēc iespējas augstāku, jo tas samazina darba slodzi jūsu komandai, kā arī veido klientu apmierinātību un uzticību.

  • Atbildes laiks

Laiks, kas nepieciešams, lai atbildētu uz klienta biļeti. Šī skaitļa samazināšana ir ļoti svarīga, jo ilgs atbildes laiks var izraisīt klientu neapmierinātību un veicināt pieteikumu apjoma pieaugumu.

  • Aģenta novērtējumu pārskats

Metrika, kas nosaka, cik apmierināti jūsu klienti ir ar palīdzību, ko viņi saņem no jūsu komandas. Klientu lojalitāte veidojas tad, kad aģentu novērtējums joprojām ir augsts, kā arī to novirzījumu skaits.

  • Apmierinātības līmenis

Tas ir labs rādītājs pakalpojuma kvalitātei. Varat izmantot aptaujas programmatūru, lai pajautātu klientiem, cik apmierināti viņi ir ar jūsu atbildes laiku, zināšanām un vispārējo apkalpošanu. Ja apmierinātības rādītājs ir zems, ir jāpēta, kas izraisa problēmu, jāpplāno attīstība un jāveic izmaiņas.

  • Tīkla veicinātāja līmenis

Tīkla veicinātāja līmenis ir metrika, kas vērtē klientu lojalitāti, pamatojoties uz jautājumu “cik iespējams, ka jūs ieteiktu mūsu uzņēmumu draugam vai kolēģim?” Tīkla veicinātāja līmeni var izmantot, lai sekotu sava palīdzības dienesta kvalitātes uzlabošanas centieniem.

  • Negatīvo atsauksmju līmenis

Tā klientu procentuālā daļa, kuri atbild uz jūsu aptauju, sniedzot vērtējumu 1 vai 2 (no 10). Augsts negatīvo atsauksmju līmenis parasti norāda, ka ir jomas, kurās jūsu palīdzības dienests ir jāuzlabo. Šo problēmu izpēte un risināšana uzlabos klientu apmierinātību un samazinās saņemto pieteikumu skaitu.

  • Atrisināšanas līmenis

Tas ir pieteikumu procentuālais apjoms, kas tiek atrisināts. Šo metriku varat izmantot, lai sekotu savas komandas progresam un noteiktu jomas, kurās ir nepieciešami motivējoši līdzekļi, vairāk apmācības vai resursu.

  • Atkārtoto kontaktu līmenis

Tā klientu procentuālā daļa, kuri ar jums ir sazinājušies vairāk nekā vienu reizi. Varat skatīt šo metriku, lai identificētu klientus, kuriem ir problēmas, kas nav atrisinātas, un kuriem nepieciešama papildu palīdzība.

  • Atbildes uz pieteikumu

Metrika, kas nosaka, cik atbilžu nepieciešams, lai atrisinātu pieteikumu. Šis numurs ir svarīgs, jo palīdz noteikt pieteikumus, kas aizņem vairāk laika, nekā nepieciešams. Šo problēmu izpēte un risināšana uzlabos jūsu komandas produktivitāti.

  • Atrisinātās problēmas

Atrisināto problēmu metrika ir atrisināto pieteikumu skaits. Arī ar šo varat sekot savas komandas gaitai un noteikt pakalpojuma patreizējo līmeni.

  • Čatu/zvanu pārvirzījumu skaits

Kopējais čatu vai zvanu skaits, kas tiek pārvirzīti citai komandai. Šī skaitļa zināšana ļaus noteikt, kur jāuzlabo zvanu sadalīšanas metodes. Varat čata sadali veikt arī automātiski.

  • Uzņēmuma publiskās atsauksmes

Lai pārbaudītu palīdzības dienesta darba kvalitāti, ir jāpārbauda arī atsauksmes. Reaģējiet uz visiem viedokļiem un atbildiet uz visiem jautājumiem ko atrodat. Vienmēr turpiniet pārbaudīt, reaģēt, atbildēt un atrisināt.

  • Slepenie zvanītāji

Nenovērtējams rīks klientu pieredzes novērtēšanai. Slepenie zvanītāji ļauj uzņēmumiem precīzi analizēt, kā viņi tiek sveicināti un pēc tam palīdz klientiem, kad viņi zvana uzņēmumam. Pēc tam šos datus var izmantot, lai uzlabotu pirmā kontakta pakalpojumus, apmācītu nepieredzējušus aģentus un sekotu līdzi turpmākajiem uzlabojumiem.

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta kopsavilkums

  • Sveiciniet lietotāju
  • Atvainojieties un izrādiet empātiju
  • Uzrunājiet klientu vārdā
  • Sniedziet skaidru problēmas skaidrojumu
  • Izmantojiet tehniskos terminus tikai nepieciešamības gadījumā
  • Klausieties aktīvi
  • Iesakiet risinājumus
  • Piedāvājiet alternatīvu, ja nepieciešams
  • Atbildiet uz jautājumiem efektīvi
  • Izrādiet zināšanas par produktu
  • Sniedziet atrisināšanas laika grafiku
  • Nosakiet risinājuma nākošos soļus
  • Izglītojiet savus klientus
  • Saglabājiet pozitīvu balss toni
  • Pavaicājiet klientiem, vai tiem ir vēl kādi jautājumi
  • Sarunas beigās pateicieties klientam
  • Atrisiniet problēmu savlaicīgi, izmantojot LiveAgent
  • Katru gadījumu atbilstoši kategorizējiet
  • Izejiet visus iespējamos soļus, lai atrisinātu problēmu
  • Nevainojiet klientu
  • Nepieciešamības gadījumā piedāvājiet papildus atbalstu

Kā pārvaldīt sava palīdzības dienesta veiktspēju?

  • Produktivitāte
  • Pirmā zvana atrisināšanas līmenis
  • Atbildes laiks
  • Aģenta novērtējumu pārskats
  • Apmierinātības līmenis
  • Tīkla veicinātāja līmenis
  • Negatīvo atsauksmju līmenis
  • Atrisināšanas līmenis
  • Atkārtoto kontaktu līmenis
  • Atbildes uz pieteikumu
  • Atrisinātās problēmas
  • Čatu/zvanu pārvirzījumu skaits
  • Uzņēmuma publiskās atsauksmes – pārbaudiet, reaģējiet, atbildiet, atrisiniet
  • Slepenais zvanītājs

Frequently asked questions

Kādi ir palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas piemēri?

Sāciet, pārbaudot pieteikumu dokumentācijas pareizību un savlaicīgi atrisinot pieteikumus. Apmāciet darbiniekus sniegt labāko risinājumu klientu problēmām, vienlaikus ievērojot uzņēmuma procedūras un noteikumus. Neaizmirstiet pārraudzīt savu aģentu veiktspēju un pārskatīt palīdzības dienesta pieteikumus.

Kā mērīt palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas iespaidu, izmantojot metriku?

Lai novērtētu palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas iespaidu, varat izmantot tādus rādītājus kā produktivitāte, pirmā zvana atrisinājums, vidējais atbildes laiks un klientu apmierinātība. Lai uzzinātu vairāk, skatiet kontrolsaraksta otro daļu “Kā pārvaldīt palīdzības dienesta darbību”.

Cik bieži jāizmanto palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts?

Mēs iesakām izmantot palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsarakstu vismaz reizi mēnesī. Tomēr var gadīties, ka atsevišķi elementi sarakstā ir jāpārbauda biežāk vai retāk atkarībā no uzņēmuma vajadzībām.

Ko dara palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas aģents?

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas aģents palīdz novērtēt citu personu sniegumu. Viņi var veikt arī citus uzdevumus, piemēram, apmācīt jaunus darbiniekus, veikt auditus, kā arī sniegt atsauksmes darbiniekiem par viņu veikumu.

Kādas ir kvalitātes nodrošināšanas speciālista svarīgākās prasmes?

Vissvarīgākās ir komunikācijas un sarunu prasmes, lai efektīvi sasniegtu savu mērķi. Tālāk, zināšanas par produktiem un pakalpojumiem, ko piedāvā uzņēmums, analītiskās prasmes, un saziņas prasmes arī ir vienas no svarīgākajām.

Kādas ir palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas metodes?

Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas aģents palīdz novērtēt citu personu sniegumu. Viņi var veikt arī citus uzdevumus, piemēram, apmācīt jaunus darbiniekus, veikt auditus, kā arī sniegt atsauksmes darbiniekiem par viņu veikumu.

Vai pastāv palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta sagatave, kuru es varētu izmantot?

Jā, varat lejupielādēt mūsu palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta PDF failu.

Saistīti Resursi

Mūsu mājaslapa izmanto sīkdatnes. Turpinot, mēs pieņemam, ka Jūs dodat atļauju izvietot sīkfailus, kā ir aprakstīts mūsu privātuma un sīkdatņu politiku.

×
Pierakstieties uz individuālu zvanu un uzziniet, kā LiveAgent var palīdzēt Jūsu biznesam.

Esam pieejami uz vairākiem datumiem

Pierakstīties uz demonstrāciju