Kā iesākt e-pastu (Padomi un sagataves)

Tā kā ik dienu tiek nosūtīti un saņemti vairāk nekā 300 miljardi e-pastu, e-pasts ir būtisks saziņas līdzeklis. Tas, kā profesionāli izveidot uzņēmuma e-pastu, jo īpaši, ja rakstāt kādam, ko nepazīstat, var būt labs izaicinājums gan mārketinga speciālistiem, gan pārdevējiem, gan klientu apkalpošanas speciālistiem

Patiesībā tas, kā iesākat e-pastu, var ietekmēt to, vai adresāts tūlīt aizver e-pastu (un dzēš to) vai lasa. Šajā rakstā sniegti daži padomi par to, kā iesākt e-pastu, kā arī daži visbiežāk lietotie e-pasta sveicieni un e-pasta iesākumi, ko varat izmantot uzņēmuma sarakstē. No pārejas e-pastiem uz tīkla e-pastiem , ja jūsu rīcībā ir pareizā veidne, tas var būt svētība. Mēs arī jums palīdzēsim, ja jums ir nepieciešamas uzņēmuma e-pasta beigu veidnes.

Ko iekļaut e-pasta iesākumā?

1. Uzruna vai sveiciens

Sāc ar atbilstošu sveicienu atkarībā no tā, cik formālam tev jābūt. Vienmēr iekļaujiet adresāta vārdu (ja to zināt), lai sveiciens kļūtu personiskāks. Pēdējais, bet ne mazāk svarīgais, pārbaudiet, vai esat pareizi uzrakstījis adresāta vārdu. Mūsu ekspertu padoms? Nokopējiet un ielīmējiet adresāta vārdu, ko atrodat iepriekšējos e-pastos, e-pasta parakstos vai vietnēs, lai nodrošinātu, ka neuzrakstat kļūdu.

2. Ievads un rakstīšanas iemesls (ja nepieciešams)

Pirmoreiz rakstot kādam, iepazīstiniet ar sevi un iekļaujiet īsu teikumu par e-pasta mērķi. Šis teikums var noteikt to, vai adresāts lasīs jūsu e-pastu vai ignorēs to, tāpēc pārliecinieties, ka jūsu mērķis ir skaidrs un pārliecinošs.

Ja jums ir savstarpēji draugi, kolēģi vai paziņas, pieminiet viņus, jo tas var palielināt jūsu izredzes saņemt atbildi. Piemēram, jūs varētu izdarīt tik smalki, kā šeit: “Sveiki, [Vārds], es nedēļas nogalē uzskrēju mūsu abpusējam draugam Ričardam (no [Kompānijas]) un viņš minēja, ka jums ir nepieciešams jauns palīdzības dienesta rīks, jo pašreizējais pakalpojumu sniedzējs to vairs “nevelk”…”

3. Atklājoša frāze/laba vēlējumi (pēc izvēles)

Ja ilgi neesat rakstījis adresātam vai ja jums ir ikdienišķas attiecības ar adresātu, abos gadījumos būtu lietderīgi iekļaut tādu īsu, pozitīvu piezīmi kā “Es ceru, ka tev klājas labi”. Tas var uzdot pareizo toni atlikušajai e-pasta daļai.

Vai arī, ja saņēmējs ir dalījies ar dažiem jaunumiem pakalpojumā LinkedIn vai citos sociālajos medijos, varat apsveikt tos ar jaunākajiem sasniegumiem (gan personiskajiem, gan profesionālajiem). Varat teikt kaut ko līdzīgu kāpiemēram, “Apsveicu ar paaugstinājumu” vai “Apsveicu, ir interesanti redzēt, kā [Adresāta Uzņēmums] ieguvis tik svarīgu klientu kā [Uzņēmums]”.

4. Pateicības rindiņa (pēc izvēles)

Ņemot vērā kontekstu, e-pasta sarakstei varat pievienot īsu “paldies” rindiņu. Piemēram, ja firma/klients ir sazinājies ar jums un izteicis pieprasījumu, tad, teiksim, “Paldies, ka devāt ziņu” vai “Paldies, ka sazinājāties ar [Uzņēmumu]” ir nepieciešams. Tomēr ikreiz, kad izsakāt pateicības piezīmi, ir svarīgi to padarīt personalizētu, jo standarta pateicības piezīmes (tāpat kā iepriekš minētās piezīmes) ir mazliet pārāk vispārīgas un var kļūt par aukstām vai atsvešinošām.

Vienkārši pievienojot vārdu pirms pateicības, ziņa skan siltāk un ielūdzošāk. Lūk, piemērs: “Emīlija, paldies, ka sazinājāties ar [Kompāniju] un izvirzījāt šo jautājumu. Jums ir pilnīga taisnība…

Piemēri un sagataves e-pasta iesākšanai

Profesionāli e-pasta sveicieni

“Sveiks [Vārds]”, iespējams, ir visizplatītākā un visplašāk lietotā e-pasta uzruna biznesa pasaulē. Šis sveiciens kopumā ir ieteicams pusformāliem un neformāliem komunikācijas stiliem. Ja vēlies būt nedaudz formālāka, “Sveiks” var aizstāt ar “Sveicināti”.

“Dārgais [Vārds]” arī ir piemērota uzruna gan formālai, gan neformālai komunikācijai. Jūsu ērtībai esam sagatavojuši veselu sarakstu ar citiem vispārīgiem sveicieniem, kurus varat izvēlēties, iesākot savu profesionālo e-pastu. Caurskatiet tos:

Vispārīgas e-pasta iesākšanas frāzes

Pēc apsveicināšanās varat pievienot īsu atverošo teikumu, lai sāktu savu e-pastu. Tomēr vislabāk ir izvairīties no tādiem teikumiem kā šie, ja rakstāt oficiālu e-pastu vai “auksto” e-pastu potenciālajam klientam, jo tie var kļūt pārāk draudzīgi. Tālāk ir minēti daži no visbiežāk sastopamajiem e-pastu atvērošo teikumu piemēriem.

Pēcpārdošanas e-pasta atverošās frāzes

Ja neesat pārliecināts, ko rakstīt pēcpārdošanas e-pasta iesākumā, apsveriet iespēju iekļaut kādu no šīm e-pastu atverošajām frāzēm, kas var salauzt ledu:

Atbildes e-pasta atvērošās frāzes

Atbildot klientam vai topošajam klientam, daudzos gadījumos ir piemērots īss “Paldies”. Ja neesat pārliecināts, kā iekļaut “Paldies”, vai vēlaties vairāk iedvesmas, iepazīstieties ar dažām mūsu alternatīvām:

Kā iesākt “aukstās” pārdošanas e-pastu

Rakstot topošajam klientam “auksto” e-pastu, pirmā rindkopa noteiks, vai jūsu topošais klients izlems, ka jūsu ziņojumu ir vērts lasīt. Tāpēc ir svarīgi atstāt iespaidu un izcelties. Tālāk ir sniegti daži piemēri tam, ko varat iekļaut ievadrindkopā.

Ja vēlaties uzzināt vairāk, skatiet aukstās pārdošanas e-pasta sagataves.

Kā iesākt pēcpārdošanas e-pastu

Turpināt saziņu ar topošajiem klientiem, it īpaši, ja tie nav atbildējušas uz jūsu iepriekšējo (-ajām) ziņu (-ām), var būt izaicinājums. Ja tā ir, izmēģiniet vienu no šiem efektīvajiem e-pasta sludinājuma teikumiem — tie var būt noderīgi!

Ja vēlaties uzzināt vairāk, skatiet pēcpārdošanas e-pasta sagataves.

Kā iesākt pēcpirkuma/klienta sveiciena e-pastu

Ikreiz, kad kāds iegādājas jūsu produktu vai reģistrējas jūsu pakalpojumam, jums ir viņiem jāpateicas vai jāapsveic viņi “ģimenē”, lai nodrošinātu, ka jūsu attiecības ir labi iesākušās. Labākais veids, kā to izdarīt, ir uzrakstīt sveiciena e-pastu, kurā iekļauta pateicība, īss ievads un jebkāda noderīga informācija.

Apskatiet vēl pēcpārdošanas e-pasta sagataves un sveiciena e-pasta sagataves.

Kā iesākt klientu apkalpošanas e-pastu

Gandrīz katram klientu apkalpošanas e-pastam ir jāsākas ar “Paldies”, neatkarīgi no tā, vai tā ir atbilde uz vienkāršu klientu apkalpošanas pieprasījumu vai atbilde uz klienta sūdzību. Lūk, kā tas var izskatīties:

Ja vēlaties uzzināt vairāk, skatiet klientu apkalpošanas sagataves.

Kā iesākt klientu atvainošanās e-pastu

Atbildot dusmīgiem vai neapmierinātiem klientiem, noteikti izrādiet empātiju un izsakiet atvainošanos sava uzņēmuma vārdā. Lūk, kā to var izdarīt:

LiveAgent apvieno izcilu tiešsaistes tērzētavu, biļešu sistēmu un automatizāciju, kas ļauj Jums sniegt lielisku atbalstu saviem klientiem.

Kā iesākt klientu atvainošanās e-pastu

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Kopsavilkums

Jūsu uzņēmuma e-pasta ziņojuma sākums (sveiciens, iesākuma rindkopa un pirmais teikums) ir pirmais, ko saņēmējs redz, atverot jūsu e-pastu. Iesākot e-pastu profesionāli, jums ir lielāka iespēja radīt pozitīvu iespaidu. Sveiciens, ko izmantosiet, un daži pirmie teikumi, kurus izvēlēsities sava profesionālā biznesa e-pasta sākšanai, būs atkarīgi no jūsu auditorijas un saziņas konteksta. Izmantojiet iepriekš minētos e-pasta sveicienus un e-pasta atvēršanas frāzes kā iedvesmu ikreiz, kad neesat pārliecināts, kā sākt nākamo e-pastu klientam vai “aukstajam” kontaktam.

Neaizmirstiet vēlreiz pārbaudīt e-pastu, vai tajā nav pareizrakstības vai gramatikas kļūdu, un vienmēr pārliecinieties, vai esat pareizi uzrakstījis adresāta vārdu. Mūsu pēdējais padoms ir veidot to īsu un emocionāli siltu, jo neviens nevēlas lasīt garus e-pastus. Ātri ķerieties pie lietas, izmantojot pareizo balss toni, un jūs trāpīsit desmitniekā.

Saistītie Raksti

Kontrolsaraksti

Atklājiet plašu kontrolsarakstu klāstu jūsu biznesa vajadzībām. Uzlabojiet darbplūsmas un sasniedziet savus mērķus bez grūtībām!

Funkcijas

Uzziniet par LiveAgent daudzkanālu palīdzības dienesta funkcijām, kas uzlabo klientu apkalpošanu un efektivitāti. Izmēģiniet bezmaksas!

Integrācija

Integrējiet LiveAgent ar spraudņiem un lietotnēm, lai uzlabotu klientu apkalpošanu un maksimāli izmantotu savu palīdzības dienesta programmatūru!"

LiveAgent Akadēmija

LiveAgent Akadēmija piedāvā praktiskus padomus un stratēģijas klientu apkalpošanas uzlabošanai – no empātijas līdz lojalitātes programmām!