Zvanam sekojoša e-pasta sagataves

Pēc zvana sekojošs e-pasts ir svarīga klientu apkalpošanas, pārdošanas un darbā pieņemšanas daļa. Tas var palīdzēt nostiprināt attiecības starp jums un citiem. Tas var arī palīdzēt atrisināt visus neatrisinātos jautājumus, kas varētu būt radušies sarunas laikā.

Izmantojot šīs sagataves, mēs jums parādīsim, kā strukturēt pēc zvana sekojošos e-pastus. Mēs sniegsim arī dažus padomus, lai nodrošinātu, ka jūsu sekojošais e-pasts atstāj pozitīvu iespaidu.

Sekojoša e-pasta nosūtīšana palīdz arī nostiprināt saikni, ko izveidojāt ar šo personu. Tas ļauj viņiem atgriezties pie jums, ja viņiem ir nepieciešama plašāka informācija, atgādina par jūsu sarunu un patur jūs viņu prātā.

Profesionāla sekojošā e-pasta virsraksts mainītos atkarībā no zvana konteksta. Tomēr šie vispārīgie padomi var palīdzēt jums izveidot efektīvu virsrakstu:

• Ja jūs veicat “auksto” zvanu vai produktu vai pakalpojumu sūtīšanu, e-pasta virsrakstā izmantojiet sava uzņēmuma vai produkta nosaukumu. Tas atsvaidzinās adresāta atmiņu un atgādinās, kas jūs esat.
• Ja tā bija darba intervija, kā sava e-pasta virsrakstu izmantojiet “E-pasts, kas seko pēc intervijas”.
• Ja jūs esat sazinājies ar klientu pa tālruni, kā e-pasta virsrakstu izmantojiet “e-pasts sakarā ar tālruņa sarunu”.
• Ja esat runājis ar potenciālo sadarbības partneri, kā sava e-pasta virsrakstu izmantojiet “E-pasts, kas seko pēc tikšanās”.

Jebkurā gadījumā jūsu virsrakstam ir jāliecina tieši par to, par ko ir e-pasts.

Zvanam sekojoša e-pasta sagataves temata rindiņas

Temata rindiņas ir svarīgas, jo tās palīdz noteikt jūsu e-pasta toni. Tās arī dod adresātam priekšskatu par to, par ko ir šī ziņa.

Kā pēc uzrakstīt pēc zvana sekojošu e-pastu

Tā kā jūsu e-pasts sekos pēc konkrēta zvana, jums vienmēr uz to ir īpaši jāatsaucas. Pat ja zvans ilga tikai minūti, pieminiet, par ko bija runa. Tādējādi adresāts zinās, ka e-pasts ir saistīts ar jūsu iepriekšējo sarunu.

Jūsu ievadam vajadzētu būt pieklājīgam un īsam, ar pateicību par veltīto laiku. Varat arī minēt, cik ļoti jums patika ar viņu sarunāties un paust vēlmi drīz runāt atkal .

E-pasta pamattekstā ir jāiekļauj sarunas laikā radušies jautājumi. Ja ir palikuši kādi neatrisināti jautājumi, tad šis ir īstais laiks tos risināt. Varat arī piedāvāt sniegt plašāku informāciju vai citādi rīkoties, lai profesionālās attiecības virzītu uz priekšu. Ja jums ir pievienojami vēl kādi faili, dariet to šeit.

Jūsu e-pastam jābūt lakoniskam. Mēģiniet to iekļaut trīs rindkopās un pārliecinieties, ka katra rindkopa ir koncentrēta uz vienu lietu.

Jūsu e-pastam vienmēr ir jābeidzas ar pieklājīgu vaicājumu pēc atbildes. Varat arī atgādināt lasītājam par jūsu pieejamību gadījumā, ja viņš vēlas sazināties. Sniedziet viņam dažādas kontaktu iespējas, lai viņš varētu izvēlēties to, kas ir visērtākais.

Ko iekļaut pēc zvana sekojošā e-pastā

[Virsraksts] paraugi un e-pasta sagatave

Pateicība par jūsu laiku

Tālruņa sarunas turpinājums

Zvanam sekojošais e-pasts [Datums]

Saistībā ar mūsu zvanu pagājušajā nedēļā

Zvanam sekojošais e-pasts – [Datums]

Tikai vēlējos turpināt

Pēc mūsu zvana

Īss turpinājums

Īss turpinājums pēc mūsu zvana

Saskarsmes punkts atb: mūsu zvans

Pateicos par zvanu

Sīkāks paskaidrojums pēc zvana

Ir pagājis laiks

Pārbaude

Pēc mūsu tālruņa zvana

Labākā prakse pēc zvana sekojošiem e-pastiem

Ja sekojat līdzi labākajai praksei, nav grūti izveidot pēczvana e-pastu. Tālāk ir sniegti daži padomi, kas jums palīdzēs:

• Pateicieties cilvēkam par viņa laiku un vēlreiz atkārtojiet, ka jums bija patīkami ar viņu sarunāties.
• Apkopojiet galvenos sarunas pieturas punktus un visas darbības, par kurām tika panākta vienošanās. Tās var būt ļoti acīmredzamas tagad, bet vienmēr ir iespēja, ka vēlāk kaut kas aizmirsīsies.
• Atzīmējiet termiņus un turpmākos soļus. Ja ir kāds šķērslis šim projektam, tad šī būtu labākā vieta, kur to pieminēt.
• Beidziet ar pieklājīgu atsauksmes lūgumu. Vēlreiz pateicieties adresātam un informējiet viņu, ka ar nepacietību gaidīsit atbildi.
• Neesiet pārāk uzbāzīgs un dodiet otram pietiekami daudz laika, lai atgrieztos pie jums. Dažos gadījumos var būt labāk vēlāk uzrakstīt atkārtotu e-pastu.
• Nenovērtējiet pieklājības spēku par zemu. Lai gan jūs varētu vēlēties pāriet pie nākamā uzdevuma, tomēr vienmēr nosūtiet pieklājīgu e-pastu.
• Ja tika kopīgota kāda informācija vai dokumenti, noteikti iekļaujiet saiti vai pielikumu e-pastā, lai varētu viegli ar to iepazīties nepieciešamības gadījumā. Neatkarīgi no tā, vai jūs to jau esat kopīgojis agrāk vai ne, jūs vēlaties, lai visu būtu viegli atrast arī otram cilvēkam.
• Pirms e-pasta nosūtīšanas vienmēr to pārlasiet. Steigā var viegli palaist garām drukas kļūdas, un tas var ļaut jums izskatīties neprofesionāli. Arī gramatikas kļūdas pārbaudiet divreiz — nekas nav sliktāks par e-pastu ar kļūdām.
• Ļaujiet adresātam izvēlēties, kā turpināt saziņu. Pat ja jūsu pēdējā saziņa bija ar zvana palīdzību, tas nenozīmē, ka visai turpmākajai saziņai tā arī jābūt turpmāk. Dažreiz cilvēki dod priekšroku saziņai pa e-pastu, un tas nav nekas slikts. Dodiet ziņu, kā jums ir ērti, un pajautājiet, kā viņi vēlētos turpināt sarunu.
• Uzdodiet vēl jautājumus saistībā ar sarunu. Tas sniedz otram cilvēkam papildu iespēju izskaidrot visu, ko viņš, iespējams, ir palaidis garām, kā arī parāda, ka pievēršat uzmanību.
• Noteikti pateicieties otram cilvēkam par tā laiku un pasakiet, ka ar nepacietību gaidāt drīzu atbildi. Lai gan to ir viegli pārspīlēt, neliela pateicība var daudz ko mainīt.

Kopsavilkums

Sekojošs e-pasts pēc tālruņa sarunas vienmēr ir laba doma neatkarīgi no tā, kā beigusies saruna. Nosūtot efektīvu e-pastu, varat pārliecināties, vai visi sīkumi ir noskaidroti un vai visi atrodas uz viena viļņa.