Laika izsekošana

Kas ir laika izsekošana?

Laika izsekošanas rīks reģistrē laiku, ko jūs pavadāt, strādājot pie uzdevumiem vai projektiem. Laika izsekošanas rīki tiek izmantoti visos nozarēs, taču tos galvenokārt izmanto cilvēki, kuriem maksā stundu likmi (piemēram, atbalsta aģenti).

Kāpēc jums jāizseko darba laiks?

Darba laika izsekošana ir svarīga, jo tā sniedz pārskatu par jūsu un jūsu komandas:

• Veiktspēju
• Kopējo produktivitāti
• Efektivitāti
• Uzdevumu apjomu

Ar laika izsekošanas rīkiem ir viegli noteikt, vai jūs un jūsu komanda fokusējaties uz pareizo problēmu risināšanu. Bieži vien laika izsekošanas rīki var parādīt, ka daudzus uzdevumus, kas aizņem daudz laika, var vienkāršot vai automatizēt.

Piemēram, ja redzat, ka jūsu atbalsta aģenti pavada daudz laika, atbildot uz viena veida jautājumiem, varētu būt noderīgi izveidot iepriekš noteiktus atbilžu šablonos vai standarta atbildes.

Turklāt, ja redzat, ka daži aģenti paņem pārāk daudz laika, lai rūpētos par pamatuzdevumiem, tas varētu norādīt, ka viņi ir neproduktīvi un kavē, lai iegūtu vairāk stundu. Tas, protams, ir izvarams, zinot jūsu komandas vidējo apgriešanās laiku.

Kā varat izmantot laika izsekošanas rīku LiveAgent?

LiveAgent iebūvētais laika izsekošanas rīks izseko laiku, ko jūsu atbalsta aģenti pavada biļešu risināšanai no kontaktu veidlapām, e-pasta, sociālo mediju, klientu portāla iesniegumiem, tiešajiem čatiem un zvaniem.

Kā darbojas LiveAgent laika izsekošanas rīks?

Kad funkcija ir ieslēgta, tā automātiski izseko, cik daudz laika katrs aģents pavadīja atsevišķu biļešu risināšanai. Lūdzu ņemiet vērā, ka sistēma izseko laiku tikai tad, kad aģents aktīvi strādā pie biļetes. Tas nozīmē, ka biļete ir jābūt:

• Atvērtai aģenta
• Skatītai aģenta
• Strādātai aģenta (aģentam jāraksta, jāklikšķina vai vismaz jāpārvietā pele)

Ja aģents ir neaktīvs vairāk nekā 30 sekundes, laika izsekošana apstājas. Turklāt, ja aģents pārslēdzas uz citu biļeti vai uz citu pārlūka cilni vai lietojumprogrammu, izsekošana arī apstājas. Ja jūsu aģenti bieži strādā dažādās cilnēs/lietojumprogrammās, iespējams, labāk būtu piespiest manuālu ievadi no jūsu aģentiem. Ja tas ir gadījums, varat ieslēgt iestatījumu, kas piespiedīs jūsu aģentiem manuāli iesniegt laiku, ko viņi pavadīja katras biļetes risināšanai.

Kā iestatīt laika izsekošanu LiveAgent

1. Piesakieties LiveAgent.
2. Noklikšķiniet uz Konfigurācija (zobrata ikona kreisajā izvēlnes joslā).
3. Noklikšķiniet uz Sistēma.
4. Noklikšķiniet uz Spraudņi.
5. Atrodiet Laika izsekošanas spraudni un noklikšķiniet uz Aktivizēt pogas.

6. Sistēma jums lūgs apstiprinājumu. Noklikšķiniet uz Jā.

7. Sistēma jums lūgs vēl vienu apstiprinājumu, lai pārlādētu LiveAgent lietojumprogrammu. Noklikšķiniet uz Jā.

8. Kad redzēsiet, ka spraudnis ir zaļš (kā parādīts zemāk), tas ir veiksmīgi ieslēgts.

9. Noklikšķiniet uz Konfigurācija vēlreiz.
10. Noklikšķiniet uz Sistēma.
11. Noklikšķiniet uz Laika izsekošana.
12. Ja vēlaties piespiest savus aģentus manuāli ievadīt savu darba laiku katrai biļetei, (kā parādīts zemāk) noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas un noklikšķiniet uz Saglabāt.

Laika izsekošana un pārskati

Spēja ģenerēt un pētīt pārskatus no jūsu klientu servisa biļešu sistēmas ir svarīga katrai uz klientiem orientētai uzņēmumam. Ja vēlaties skatīt visus laika pārskatus, ko atbalsta biļešu sistēma ir izsekojusi un jūsu aģenti ir iesniegusi, varat noklikšķināt uz Pārskati (kreisajā izvēlnes joslā) un atlasīt Laika pārskats.

Varat filtrēt savu pārskatu pēc noteikta laika diapazona, pēc aģenta, biļetes, klienta, uzņēmuma, pārskata datuma, norēķinu datuma un ieraksta veida (manuāls, automātisks). Varat arī eksportēt visus laika pārskatus CSV failā, lai būtu vieglāk dalīties ar augstāko vadību.

Ja jūs vai jūsu aģenti neesat atzīmējuši savu darba laiku kā norēķinātu, izmantojot manuālo ierakstu, varat to izdarīt šeit, noklikšķinot uz Rediģēt. Tas ir īpaši noderīgi, ja jūs norēķināt savus klientus par atbalstu, ko sniedzat.

Laika izsekošanas priekšrocības

Uzlabota produktivitāte un efektivitāte

Laika izsekošana ir lielisks rīks aģenta produktivitātes un efektivitātes uzlabošanai. Datu vākšana šādā veidā var palīdzēt jums izveidot darbības ieskatus atbalsta procesu uzlabošanai, izmantojot automatizācijas noteikumus vai integrācijas. Tas var arī palīdzēt jums identificēt aģentus, kuriem nepieciešama vairāk apmācības. Aģenta efektivitātes un produktivitātes uzlabošana ir svarīga, jo jo produktīvāki ir jūsu darbinieki, jo vairāk laika un naudas jūs taupāt. Darbinieku produktivitāte ietekmē arī klientu apmierinātību un attrici.

Ja jūsu aģenti var apgrozīt biļetes salīdzinoši ātri, jūsu klienti būs apmierināti ar jūsu pakalpojumu (jo neviens negrib gaidīt atbildes vai problēmu risināšanu).

Atbildība par veiktspēju

Darbinieku atbildības uzturēšana ir svarīga, un laika izsekošanas rīki var jums ar to palīdzēt. Ja daži aģenti paņem absurdu laiku, lai atbildētu uz vienkāršiem jautājumiem/biļetēm, jūs zināt, ka jums ir jāintervē viņi par viņu veiktspēju. Alternatīvi, ja redzat, ka daži no jūsu aģentiem reaģē uz biļetēm pārāk ātri, bet saņem daudz negatīvu vērtējumu un atsauksmju no klientiem, tas var norādīt, ka viņi nefokusējās uz biļešu pamatīgu atbildēšanu un vienkārši vēlas “to pārkārtot”. Tādējādi laika izsekošanas rīki var sniegt jums ieskatus par jūsu darbinieka veiktspēju.

Līdzsvarota darba slodze jūsu aģentiem

Visbeidzot, laika izsekošanas rīki var palīdzēt jums izveidot līdzsvarotu darbplūsmu jūsu aģentiem. Tā kā katram aģentam ir atšķirīgs darba temps, varat laika gaitā pētīt viņu veiktspējas pārskatus un pielāgot ienākošo zvanu/čatu skaitu, ko viņi tiks prioritāri saņemt.

Daži aģenti uzplaukst ātri ritējošā vidē ar augstu biļešu slodzi, bet citi stresa un sabrūk. Ir svarīgi zināt jūsu aģenta darba stilus un attiecīgi pielāgot.

Zināšanu bāzes resursi

Ja vēlaties uzzināt vairāk par laika izsekošanu un saistītajiem tēmām, pārbaudiet mūsu zināšanu bāzes resursus:

• Kā iestatīt laika izsekošanu
• Integrējot Clockify (ārējais laika izsekošanas rīks)
• Uzziniet vairāk par veiktspējas pārskatiem
• Uzziniet vairāk par aģenta pārskatiem
• Uzziniet vairāk par pieejamības pārskatiem

Gatavs sākt izsekot aģenta darba laiku?

Izsekojiet aģenta darba laiku ar vieglumu. Reģistrējieties mūsu bezmaksas 30 dienu izmēģinājumam un redziet, cik viegli tas ir. Sāciet savu 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu šodien. Nav nepieciešama kredītkarte.