Automatizētās zvanu sistēmas

Uzņēmumi var izmantot automātiskā zvanu pakalpojumu, lai nosūtītu iepriekš ierakstītu balss ziņojumu tūkstošiem potenciālo klientu un perspektīvo klientu kvalificēšanas vai pārdošanas nolūkos. Viņi var pat nosūtīt pasākuma atgādinājumu vai avārijas ziņojumu visai savam kontaktu sarakstam, tostarp komandas locekļiem.

Turklāt automatizētās telefona sistēmas palīdz uzņēmumiem piegādāt atbilstošus atbildētāja ziņojumus klientu atbalsta zvaniem.

Kā darbojas automatizētā zvanu sistēma?

Automatizētā zvanu sistēma darbojas gan kā ienākošo zvanu sistēma, gan kā automatizēta izejošo zvanu pārvaldības sistēma.

Ienākošo zvanu sistēmas ļauj ierakstīt unikālu audio ziņojumu dažādiem klientu problēmu punktiem, lai katrs zvanu veicējs varētu izvēlēties no jūsu izvēlnes iespējām un atrisinātu konkrētu problēmu. Viņi var izvēlēties novirzīt zvanus uz pieejamiem aģentiem, ja konkrēts ziņojums neatrisina problēmu. Turklāt dažas sistēmas piedāvā automātiskā atzvana iespēju, ļaujot klientiem pieprasīt aģenta atzvanu vēlāk.

Turklāt jūs varat izmantot šīs automātiskās zvanu aparāta sistēmas, lai nosūtītu iepriekš ierakstītu ziņojumu jebkuram savā kontaktu sarakstā bez aģentu zvanu veikšanas.

Lūk, kā darbojas automātiskās telefona izvēlnes sistēmas:

• Tās atskaņo ierakstītu ziņojumu, kad klients zvanīja uz uzņēmuma vietējo vai bezmaksas numuru.
• Klients var izvēlēties piemērotu izvēlnes iespēju, atlasot atbilstošu numuru problēmas risināšanai vai tiešsaistes aģenta atbalsta saņemšanai.
• Dažas ietver interaktīvās balss atbildes sistēmas, kas ļauj klientiem izteikt problēmu, nevis nospiest pogu.
• Izejošie zvani darbojas otrādi. Automatizētā ziņojumu sistēma veic zvanu un vai nu atskaņo ierakstītu ziņojumu, vai savienojas ar aģentu, tiklīdz tā atklāj balsi. Pretējā gadījumā tā izmanto funkciju “Automātiski atstāt ziņojumu balss pastu”.

Šīs pielāgotās telefona izvēlnes sistēmas atbalsta dažādas trešo pušu integrācijas. Piemēram, jūs varat integrēt savu ar CRM (klientu attiecību pārvaldības) programmatūru, lai segmentētu, novērtētu un izsekotu savus potenciālos klientus.

Kādas ir automatizēto zvanu sistēmu funkcijas?

Ievērojamākās automatizēto zvanu sistēmu funkcijas ietver:

• Pielāgojami zvanu ID – Pēc derīga tālruņa numura pārbaudes jūs varat pielāgot savu zvanu ID, lai jūsu klienti zinātu, kas viņiem zvanīja.
• Pielāgots uzņēmuma sveiciens – Jūs varat sveikt katru zvanu veicēju ar pielāgotu ziņojumu.
• Masveida balss ziņojumu apraide – Šīs sistēmas bez aģentiem ļauj uzņēmuma īpašniekiem veikt vienlaicīgus zvanus uz visu kontaktu sarakstu.
• Zvanu plānošana – Uzņēmumi var iestatīt konkrētu datumu un laiku katram izejošajam zvanam.
• Balss pasta atklāšana – Ja zvanu atbild atbildētāja mašīna vai balss pasta pakalpojums, automatizētā zvanu sistēma atskaņos ziņojumu pēc tona.
• Balss pasts uz tekstu – Sistēma var nosūtīt tekstu, ja zvanu saņēmējam nav balss pasta iespējas.
• Automatizēti atbildes pakalpojumi – Jūs varat ierakstīt ziņojumus bieži sastopamo klientu problēmu risināšanai.
• Pielāgojami maršrutēšanas noteikumi – Jūs varat maršrutēt savus zvanus, pamatojoties uz CRM vai palīdzības deskā esošajiem datiem, lai baudītu automatizētu potenciālo klientu sadalīšanu un nodrošinātu vienmērīgu klientu atbalstu. Jūs varat iestatīt prasmes balstītu maršrutēšanu, kas fokusējas uz aģentu reitingiem, vai laika balstītu maršrutēšanu, kas saistīta ar viņu darba laiku.
• Reāllaika analītika – Tiešraides panelis ar reāllaika monitorēšanas un pārskata funkcijām var sniegt jums ieskatus vidējā atbildes laikā, aģenta veiktspējā un daudz ko citu.
• Papildu funkcijas – Lielākā daļa sistēmu piedāvā papildu funkcijas, piemēram, zvanu ierakstīšanu, videokonferences, tikšanās ierakstīšanu un transkribēšanu, automātiskos atzvanus, balss pasta transkribēšanu, zvanu pārsūtīšanu, aptaujas un anketas.

Ko izvairīties, izmantojot automatizētās zvanu sistēmas?

Sliktā izvēlne ir viena no sliktākajām lietām, kas varētu būt automatizētai zvanu sistēmai. Tā var pārvērst katru zvanu veicēju par dusmīgu klientu un likt viņiem vēlēties pāriet uz citu pakalpojumu.

Jūsu izvēlnei jābūt kodolīgai un jāpiedāvā iespējas, kas atbilst dažādām situācijām. Izvairieties no gariem sveicieniem, nepareizām iespējām un pārāk daudzām izvēlēm, kas varētu mulsināt klientus.

Neskaidra mūzika un neveikslīgs lietotāja interfeiss var arī sabojāt lietotāja pieredzi. Jūsu zvanu veicējiem nevajadzētu pārvarēt šķēršļus, lai saņemtu nepieciešamo atbalstu, un viņiem nevajadzētu klausīties vienu un to pašu dziesmu atkārtojumā, kamēr viņi gaida. Ja nolemjat atskaņot mūziku, ļaujiet zvanu veicējiem izvēlēties savas iecienītākās melodijas, lai uzlabotu viņu apmierinātību.

Kādi ir automatizēto zvanu sistēmu ieguvumi?

Ja izmantojat automatizētu zvanu sistēmu, jūs baudīsiet šos ieguvumus:

• Laika efektivitāte – Automatizēti telefona zvani uz garu tālruņu numuru sarakstu var ietaupīt dārgus laiku, uzlabojot jūsu aģentu efektivitāti un produktivitāti.
• Izmaksu ietaupījumi – Pateicoties neierobežotiem zvaniem un pieejamām cenām, jūs varat ietaupīt naudu izejošo zvanu laikā, vienlaikus apkalpojot klientus visā pasaulē. Automatizēta atbildēšana samazina jūsu aģentu laiku zvanā, papildus samazinot jūsu izmaksas.
• Samazināts atbildes laiks – Atbilstošs iepriekš ierakstīts ziņojums var ātri atbildēt uz klientu jautājumiem.
• Klientu apmierinātība – Jebkurš klients var pārsūtīt zvanu tiešsaistes aģentam, lai atrisinātu sarežģītas problēmas.
• Potenciālo klientu audzēšana – Telefona ACD ļauj jums vienmērīgi sekot potenciālajiem klientiem un palielināt konversijas likmes un pārdošanu. Jūs varat ģenerēt detalizētu pārskatu par katru zvanu un integrēt sistēmu ar trešo pušu lietotnēm, piemēram, CRM vai palīdzības deskā.
• Labāka komandas komunikācija un sadarbība – Daudzas sistēmas piedāvā komandas ziņojumapmaiņu un iekšējās zvanu funkcijas racionalizētai komunikācijai un sadarbībai. Lielākā daļa piedāvā neierobežotu krātuvi zvanu ierakstiem, ziņojumiem un kopīgiem dokumentiem.

Cik maksā automatizētās zvanu sistēmas?

Automatizētās zvanu sistēmas ir izmaksu efektīvi risinājumi, kuriem nav nepieciešama aparatūra vai programmatūras instalācija.

Atkarībā no nodrošinātāja, jūs varat iegūt pamata plānu, sākot no aptuveni $20 par lietotāju mēnesī, bet tam var būt ierobežotas iespējas. Daži nodrošinātāji par papildu plānu ņem gandrīz $200 par lietotāju/mēnesī. Daži ņem ikmēneša minūšu maksas, savukārt citi nodrošina neierobežotas minūtes un teksta ziņojumus.

Ja iegūstat gada cenu plānu, jūs varētu saņemt gada cenu atlaidu. Daudziem papildu lietotāju kontiem ir iespējama arī apjoma atlaide.

LiveAgent varētu būt visvairāk pieejamā iespēja. Sākot no $49/aģents/mēnesī un piedāvājot 180+ funkcijas, tas ir visvairāk pieejamais plāns.

Tas ir premium, visu iekļaujošs plāns, par kuru jūs maksājat tikai par to, ko izmantojat, tāpēc nav gada plāna iespēju. Tas neprasa līgumu vai reģistrācijas maksas, un jūs varat jebkurā laikā paaugstināt vai atcelt un saņemt bezmaksas 30 dienu izmēģinājumu (bez kredītkartes), lai izpētītu funkcijas.