Klientu apkalpošanas veidnes
Uzlabo klientu apkalpošanas e-pastus, izmantojot veidnes, lai ietaupītu laiku, samazinātu kļūdas un nodrošinātu konsekvenci. Veidnes aptver dažādas situācijas, ...
5 min lasīšana
Customer Service
Email Templates
+2
Klientu apkalpošana ir kritiska jebkura veiksmīga uzņēmuma daļa, neatkarīgi no nozares, kurā tas darbojas. Tomēr izcila klientu apkalpošana un atbalsts nav tikai par klientu jautājumu atbildēšanu vai viņu problēmu risināšanu un pāreju uz nākamo. Jums jānodrošina, ka klients paliek apmierināts un laimīgs ar risinājumu, tāpēc konsekventi turpinājumi ir svarīgi. Tomēr daudziem uzņēmumiem klientu apkalpošana beidzas, tiklīdz klienta pieprasījums ir apstrādāts. Lai arī turpinājums ir diezgan vienkāršs uzdevums, tas bieži tiek aizmirsts.
Faktiski, saskaņā ar jaunāko SuperOffice klientu apkalpošanas etalona pārskatu:
- 62% uzņēmumu neatbild uz klientu apkalpošanas e-pastiem.
- 90% uzņēmumu neatzīmē vai neinformē klientu, ka e-pasts ir saņemts.
- 97% uzņēmumu nesūta turpinājuma e-pastu klientiem, lai noskaidrotu, vai viņi ir apmierināti ar atbildi.
Kas ir klientu apkalpošanas e-pasts?
Klientu apkalpošanas e-pasts ir viena veida komunikācijas kanāls. Komunikācija caur klientu apkalpošanas e-pastu notiek ne reāllaikā. Nav nepieciešams, lai abas puses būtu klāt, lai sāktu komunikāciju. Ziņojumi nonāk gandrīz uzreiz saņēmējam. Oficiāliem paziņojumiem profesionālu e-pasta veidņu izmantošana nodrošina, ka jūsu ziņojums ir skaidrs, profesionāls un sasniedz pareizo auditoriju.
Klientu apkalpošanas turpinājuma e-pasta veidņu spēks
Klientu turpinājuma e-pasti var būtiski ietekmēt klientu pieredzi. Tas ir kaut kas, ko mazie uzņēmumi bieži saprot un izmanto savā labā, bet lielākas organizācijas mēdz aizmirst. Lielākā daļa klientu vēlas tūlītēju atbildi, un daudzi tūlītēju e-pasta atbildes laiku definē kā mazāk nekā desmit minūtes. Ar pareizo klientu apkalpošanas e-pasta pārvaldības programmatūru turpinājuma e-pastu izveidošana un nosūtīšana uzreiz pēc klientu apkalpošanas mijiedarbības kļūst vienkārša un efektīva.
Šie e-pasti var:
- Priecināt klientus, parādot, ka jums rūp un esat apņēmības pildīt viņu turpinātu apmierinātību.
- Uzlabot kopējo klientu apkalpošanas pieredzi.
- Atkārtoti iesaistīt klientus un veicināt turpmāku komunikāciju, piedāvājot proaktīvu atbalstu.
- Veicināt jūsu pašapkalpošanās iespējas un virzīt klientus uz noderīgiem resursiem.
- Parādīt vērtīgus klientu ieskatus no viņu atsauksmēm.
10 klientu apkalpošanas turpinājuma e-pasta veidnes
Neatkarīgi no tā, vai tas ir klientu informēšana par viņu pieprasījumu statusu, atsauksmju pieprasīšana vai proaktīvā klientu aprūpe pēc risinājuma, turpinājumus nedrīkst nenovērtēt jūsu klientu apkalpošanas komanda. Šeit ir 10 klientu apkalpošanas turpinājuma e-pasta veidnes, kas aptver dažādas klientu turpinājuma procesa daļas – izmantojiet tās kā pamudinājumu, rakstot savus klientu turpinājuma ziņojumus.
Atjauninājums par problēmu turpinājuma e-pastu
Sveiki [Vārds],
Gribēju jums paziņot par jūsu problēmas statusu pirms nedēļas beigām. Tas joprojām ir procesā un mūsu tehniskā atbalsta komanda strādā pie tā. Mēs prioritizējam jūsu pieprasījumu, un es pārliecināšu, ka šī problēma tiks atrisināta nedēļas nogalē. Jūs saņemsiet paziņojumu uzreiz, kad tas būs pabeigts.
Jūs varat arī jebkurā laikā izsekot sava pieprasījuma statusu, piesakoties savā [Zīmols] kontā un noklikšķinot uz cilnes Pieprasījumi.
Paldies par pacietību! Laba nedēļa,
[JŪSU PARAKSTS]
Proaktīvs turpinājuma e-pasts
Sveiki [Vārds],
Ceru, ka jums klājas labi. Gribēju tikai pārbaudīt, kā jums klājas attiecībā uz problēmu, kas jums bija pēc pāris dienām ar [problēmas detaļas]. Vai tā tika atrisināta? Vai jums nepieciešama papildu palīdzība? Lūdzu, paziņojiet man – es ar prieku jums palīdzētu jebkurā gadījumā.
Laba diena,
[JŪSU PARAKSTS]
Turpinājuma e-pasts pēc pozitīvas apkalpošanas pieredzes
Sveiki [Vārds],
Jūs esat ļoti laipni gaidīti. Es priecājos, ka no simtiem klientu, kuriem mēs katru dienu sūtām e-pastus, kāds novērtē pūles, ko mēs ieguldām, lai sniegtu augstākās kvalitātes klientu apkalpošanu. Tādi klienti kā jūs ir iemesls, kāpēc mēs cenšamies darīt labāko savos darbos.
Lūdzu, droši sazinies ar mums, ja jums ir kādi jautājumi, problēmas vai bažas – mēs esam tikai e-pasta attālumā un vienmēr ar prieku jums palīdzēsim.
Ar cieņu,
[JŪSU PARAKSTS]
Turpinājuma e-pasts pēc negatīvas apkalpošanas pieredzes
Sveiki [Vārds],
Atkal atvainojos par mazāk iespaidīgo pieredzi, kas jums bija pēc pāris dienām ar mūsu klientu atbalsta komandu. Gribēju tikai sazināties ar jums un paziņot, ka mēs nolēmām sūtīt mūsu visu klientu atbalsta komandu caur papildu apmācību, lai nodrošinātu, ka šādas situācijas vairs nenotiks.
Tikmēr, ja jums ir kādi jautājumi, bažas vai atsauksmes, vai ja ir kaut kas cits, ko mēs varam darīt, lai palīdzētu, lūdzu, nevilcinieties man paziņot.
Paldies,
[JŪSU PARAKSTS]
Pašapkalpošanās veicināšanas turpinājuma e-pasts
Sveiki [Vārds],
Es priecājos, ka mēs varējām atrisināt [problēmu]. Starp citu, jūs varat lasīt vairāk par [jūsu konta pārvaldību/ maksājuma iespējām/ iestatījumiem utt.] mūsu Palīdzības centrā. Ir viens raksts, kas detalizēti aptver jūsu problēmu [ievietot saiti].
Ja jums ir kādi citi jautājumi, vai ja ir kaut kas, ko mēs varam darīt, lai padarītu jūsu pieredzi ar mums patīkamāku, lūdzu, paziņojiet mums.
Paldies,
[JŪSU PARAKSTS]
Turpinājuma e-pasts pēc atbildes neesamības
Sveiki [Vārds],
Es pārbaudu jūsu lietu ar mums attiecībā uz [lietas tēmu] pēdējo reizi. Ir pagājušas [dienu skaits] dienas, kopš mēs no jums neko nedzirdējām, tāpēc gribēju sazināties un paziņot, ka mēs gatavojamies aizvērt šo biļeti.
Lūdzu, droši atkārtoti atveriet šo biļeti vai atveriet jaunu, ja jums nepieciešama papildu palīdzība – mēs ar prieku jums palīdzēsim.
Paldies par sadarbību ar mums!
[JŪSU PARAKSTS]
Atbalsta biļetes slēgšanas turpinājuma e-pasts
Sveiki [Vārds],
Paldies, ka sazinājāties ar mums par [problēmas detaļas]. Mūsu ieraksti rāda, ka jūsu problēma ir atrisināta, tāpēc jūsu biļete tiks automātiski aizvērta pēc 3 dienām. Ja jums joprojām nepieciešams mūsu atbalsts vai jums ir vēl kādi jautājumi, vienkārši nospiediet “Atbildēt” un mēs jums ātri atbildēsim.
Ar cieņu,
[JŪSU PARAKSTS]
Atsauksmju pieprasīšanas turpinājuma e-pasts
Sveiki [Vārds],
Mēs sazināmies ar jums attiecībā uz jūsu nesen risināto problēmu ar [problēmas detaļas], kas tika atrisināta [datums]. Lai mēs jums varētu labāk kalpot, mēs labprāt dzirdētu par jūsu pieredzi ar mūsu atbalsta komandu.
Skalā no 1 līdz 5, cik viegli bija atrisināt jūsu problēmu?
1 = Ārkārtīgi grūti 2 = Ļoti grūti 3 = Ne viena, ne otra 4 = Ļoti viegli 5 = Ārkārtīgi viegli
Mēs novērtējam jūsu atsauksmi. Un kā vienmēr, ja mēs nākotnē varam jums kaut ko citu darīt – lūdzu, nevilcinieties mums atkal sazināties.
Paldies,
[JŪSU PARAKSTS]
Aptaujas uzaicinājuma turpinājuma e-pasts
Sveiki [Vārds],
Jūs nesen sazinājāties ar mums attiecībā uz [problēmas detaļas], kas tika atrisināta [datums]. Mēs labprāt dzirdētu par jūsu pieredzi ar mūsu klientu apkalpošanu. Vai jūs varētu vēlreiz atbildēt uz šo īso aptauju? Atbildēšana prasīs jums mazāk nekā 60 sekundes!
Liels paldies, jūsu atsauksme mums palīdzēs jums labāk palīdzēt nākotnē.
[Saite uz aptauju]
Paldies vēlreiz,
[JŪSU PARAKSTS]
Turpinājuma e-pasts pēc uzņēmuma mēroga problēmas
Sveiki [Vārds],
Kā jūs, iespējams, jau zināt, šonedēļ sākumā daži mūsu klienti saskārās ar problēmu ar [produktu/pakalpojumu/ funkciju utt.] Mūsu inženiertehniskā komanda to varēja atrisināt aptuveni 2 stundas pēc sākotnējā ziņojuma. Mēs vēlreiz atvainojamies par jebkādu neērtības, ko tas var būt izraisījis.
Lai nodrošinātu, ka tas vairs nenotiks, mēs strādājam pie vairākiem uzlabojumiem mūsu [produktam/ pakalpojumam/ funkcijai/ operācijām utt.]. Šajā emuāra rakstā mēs publicējām pilnu skaidrojumu par to, kas nogāja greizi, ko mēs darījām, lai atgūtos, un ko mēs darīsim, lai to nākotnē novērstu: [saite uz emuāra rakstu].
Paldies par jūsu pacietību un izpratni. Un kā vienmēr, ja jums ir kādi jautājumi vai jūs saskaraties ar kādām problēmām, lūdzu, paziņojiet mums, mēs esam šeit, lai palīdzētu.
Ar cieņu,
[JŪSU PARAKSTS]
