Krīzes komunikācijas plāna kontrolsaraksts
Izveidojiet efektīvu krīzes komunikācijas plānu, izmantojot LiveAgent kontrolsarakstu. Identificējiet ieinteresētās puses, izstrādājiet ziņojumus, apmāciet koma...
12 min lasīšana
Komunikācijas plāni izklāsta, kā uzņēmums, organizācija vai indivīds komunicēs ar savām iekšējām un ārējām ieinteresētajām pusēm, lai viņas informētu par jaunākajiem attīstības virzieniem.
Tas ietver komunikācijas stratēģiju un taktiku, kas pielāgotas konkrētam projektam vai kampanjai, “kas”, “kad”, “kur”, “kāpēc” un “kā”.
Šajā emuāra rakstā mēs sniegsim komunikācijas plāna veidnes, kuras varat izmantot savā uzņēmumā, kad jums ir jāpiegādā dažādi ziņojumi dažādiem akcionāriem. Mēs arī apspriedīsim dažus padomus efektīva komunikācijas plāna izveidošanai.
Komunikācijas plāna nozīme
Šodienas ātri mainīgajā pasaulē ir svarīgāk nekā jebkad iepriekš, lai būtu skaidrs un kodolīgs komunikācijas plāns, kas būtu gatavs, kad tas ir nepieciešams.
Bez tā uzņēmumi var viegli iestrēgt detaļās un palaist garām svarīgas iespējas savienoties ar savām ieinteresētajām pusēm vai to nedarīt pietiekami ātri.
Komunikācijas plāna veidne var būt vērtīgs instruments organizācijām jebkura lieluma. Neatkarīgi no tā, vai jūs komunicējat ar saviem darbiniekiem, klientiem, partneriem vai medijiem, komunikācijas plāns var palīdzēt nodrošināt, ka jūsu ziņojums ir skaidrs, kodolīgs un uz mērķi.
Kā nosaukt komunikācijas plānu
Šī dokumenta nosaukumam jāatspoguļo tā mērķis, kas parasti (bet ne vienmēr) nozīmē “komunikācijas plāna” iekļaušanu un dažus konkrētus detaļas. Tādā veidā ikviens, kurš nonāk saskarē ar dokumentu, zinās, kam tas ir paredzēts, un var viegli uz to atsaukties, kad tas ir nepieciešams.
Piemēram, ja komunikācijas plāns ir paredzēts jaunam produkta palaišanai vai noteiktai mārketinga kampanjai, jūs varat tam piešķirt nosaukumu, kas to precīzi norāda. Citi elementi, kurus varētu iekļaut nosaukumā, ir datumus, kad komunikācijas plāns būs spēkā, un organizācijas vai komandas nosaukumu, uz kuru tas attiecas.
Šāda informācija dokumenta tēmā informēs attiecīgās puses par ziņojumapmaiņas plānu un nodrošinās, ka visi iesaistītie ir vienā lapā attiecībā uz to, kad var vai jānotiek noteiktām komunikācijas aktivitātēm.
Komunikācijas plāna tēmas rindu piemēri
- Jaunā produkta palaišanas komunikācijas plāns
- [Nosaukums]: Mārketinga kampanijas komunikācijas plāns
- [Uzņēmuma nosaukums] Iekšējais komunikācijas plāns
- Stratēģiskais komunikācijas plāns: [Uzņēmuma nosaukums]
- [Projekta nosaukums] Projekta vadības komunikācijas plāns
- Jauns [Izmaiņas uzņēmumā] Komunikācijas plāns
- Komunikācijas plāns ar ieinteresētajām pusēm: [Uzņēmuma nosaukums]
- [Sākuma datums] – [Beigu datums]: Marta komunikācijas plāns
Kā uzrakstīt komunikācijas plānu
Veids, kā sākt komunikācijas plānu, ir atkarīgs no komunikācijas mērķa vai veida.
Dažreiz ir noderīgi sākt ar ievadu, kas sniedz kontekstu un nosaka komunikācijas stilu, kas jāievēro, bet citreiz ir jēgpilnāk tieši pāriet uz komunikācijas mērķiem un stratēģijām.
Kopumā būs noderīgi sekot tālāk norādītajiem soļiem, lai uzrakstītu efektīvu komunikācijas plānu, kas nodrošina, ka jūsu ziņojums sasniedz mērķi:
- Veikt auditu par jūsu esošo komunikācijas stratēģiju (ja piemērojams) – tas ļaus jums identificēt jebkuras problēmas vai satura nepilnības (piemēram, trūkstošus mārketinga materiālus), kas jāiekļauj jaunajā vai atjauninātajā plānā.
- Definēt SMART mērķus jūsu komunikācijas plānam – mērķu noteikšana, kas ir Specifisks, Izmērāms, Sasniedzams, Atbilstošs un Laika ierobežots, palīdzēs jums noteikt tā efektivitāti.
- Izstrādāt jūsu organizācijas misijas paziņojumu, pamatprincipus un galvenās ziņas – tie jābūt pamats, uz kura tiek veidotas visas komunikācijas stratēģijas un aktivitātes. Tie var arī būt skaidri norādīti komunikācijas plānā.
- Identificēt jūsu komunikācijas plāna mērķauditorijas segmentus – zināšana un izpratne par jūsu ziņojuma saņēmēju padara vieglāku pareizā tona noteikšanu viņiem.
- Izlemt, kuri kanāli tiks izmantoti jūsu ziņojumu piegādei – vai labākais veids, kā sasniegt jūsu mērķauditoriju, būtu e-pasta vai paziņojuma veidā, piemēram, ietekmē to, kā tiks uzrakstīts komunikācijas plāns.
- Piešķirt atbildīgās puses – izlemt, kurš būs atbildīgs par jūsu komunikācijas plāna izpildi dažādos kanālos un katrai atšķirīgai auditorijai.
- Aprēķināt, cik ilgi katrs solis prasīs un tādējādi cik ilgi kopumā darbosies komunikācijas plāns – tas ir nepieciešams laika grafika skaidrošanai un budžeta piešķiršanai, lai padarītu nepieciešamos resursus pieejamus.
- Izmērīt jūsu plāna rezultātus pēc komunikācijas ar attiecīgajām ieinteresētajām pusēm – uzlabošanas jomu atzīšana nozīmē, ka varat atjaunināt savu stratēģiju, lai palielinātu tās efektivitāti.
Kas jāiekļauj komunikācijas plānā
- Mērķis – ko šis konkrētais komunikācijas plāns ir paredzēts sasniegt
- Mērķauditorija – jūsu ziņojuma mērķauditorija
- Datuми – kad tas tika izveidots un/vai kad šis konkrētais komunikācijas plāns būs spēkā
- Metodes – kuri komunikācijas kanāli tiks izmantoti jūsu ziņojumu nosūtīšanai
- Lomas un atbildības – kādus uzdevumus veiks katra iesaistītā puse
- Jāņem vērā un jāizvairās – labā prakse un parastās kļūdas, kuras jāizvairās, komunicējot ar projekta ieinteresētajām pusēm
- Eskalācijas sistēma – piemēram, jūsu “pirmā aizsarglīnija” un “lielākās reaģēšanas komandas” identificēšana
- Atjauninājumi – kā un kad modificēt dokumentu, lai uzturētu efektīvu komunikācijas plānu
Komunikācijas plāna piemēri un veidnes
Jaunā produkta palaišanas komunikācijas plāns
[Uzņēmuma nosaukums]: [Produkta nosaukums] Palaišanas komunikācijas plāns
Šis komunikācijas plāns attiecas uz [Produkta nosaukums] palaišanu un ir spēkā no [sākuma datuma] – [beigu datuma], pirms un pēc [palaišanas datuma] palaišanas datuma.
Mērķi: • Nodrošināt, ka visi darbinieki ir informēti par palaišanas datumu un ir nepieciešamā informācija par produktu • Radīt aizrautību un interesi par produktu starp darbiniekiem • Sniegt skaidru un kodolīgu ziņojumu klientiem par produktu • Pārvaldīt cerības attiecībā uz piegādes laikiem un pieejamību
Komunikācijas kanāli: • E-pasts • Paziņojums presei • Sociālo mediju ieraksts – [Kanāls 1], [Kanāls 2], …
Palaišanas fāzes: • Palaišanas iepriekšējās aktivitātes • Palaišanas diena • Palaišanas pēcpārdošanas sekošana
Palaišanas iepriekšējās aktivitātes ([X] mēneši pirms palaišanas): • [Aktivitāte 1] • [Aktivitāte 2] • [Aktivitāte 3] …
Palaišanas diena: • Tiešraides produkta atklāšana • Intervijas ar [Mediju izdevumiem] • Reaģējuma izsekošana
Palaišanas pēcpārdošanas sekošana (līdz [X] mēnešiem pēc palaišanas): • [Aktivitāte 1] • [Aktivitāte 2] • [Aktivitāte 3] …
Lomas un atbildības: • [Persona 1] būs atbildīga par visu komunikācijas materiālu sagatavošanu • [Persona 2] būs atbildīga par komunikācijas materiālu nosūtīšanu medijiem • [Persona 3] būs atbildīga par klientu jautājumu apstrādi
Jāņem vērā: • Izveidojiet komunikācijas laika grafiku, lai nodrošinātu, ka visas komunikācijas aktivitātes tiek veiktas savlaicīgi un koordinēti • Izmantojiet vizuālos elementus (piemēram, attēlus, infografikas), lai sadalītu tekstu un pievienotu interesi • Pārbaudiet visus komunikācijas materiālus pirms to nosūtīšanas
Jāizvairās: • Nepārslogojiet ieinteresētās puses ar pārāk daudz informācijas vienlaikus – sniedziet atjauninājumus regulāri, lai izvairītos no pārmērīgas informācijas apjoma. • Neaizmirstiet iekļaut aicinājumu darbībai (piemēram, apmeklējiet mūsu vietni, pierakstieties mūsu biļetenu) lasītāja iesaistīšanai • Neaizmirstiet pārbaudīt komunikācijas materiālus (piemēram, nosūtīt testa e-pastu) pirms to nosūtīšanas visam ieinteresēto pušu sarakstam
Eskalācijas sistēma: • Ja ir kādas problēmas ar komunikācijas plānu, lūdzu, sazinieties ar [Atbildīgā persona]. • Ja [Atbildīgā persona] nav pieejama, lūdzu, sazinieties ar [Alternatīvais kontakts]
Atjauninājumi: • Šis komunikācijas plāns tiks pārskatīts un finalizēts [pārskatīšanas datumā] • Var tikt veiktas izmaiņas komunikācijas mērķos, mērķauditorijā un kanālos • Atjauninātie komunikācijas plāni jānosūta [Iekšējai komandai/Atbildīgajam departamentam]
[Nosaukums]: Mārketinga kampanijas komunikācijas plāns
[Uzņēmuma nosaukums] uzsāks mārketinga kampanju [Produkta nosaukums] no [sākuma datuma] līdz [beigu datumam].
Mērķi: • [Mērķis 1] • [Mērķis 2] • [Mērķis 3] …
SVOT analīze: • Stiprās puses – [Stiprā puse 1], [Stiprā puse 2], [Stiprā puse 3], … • Vājās puses – [Vājā puse 1], [Vājā puse 2], [Vājā puse 3], … • Iespējas – [Iespēja 1], [Iespēja 2], [Iespēja 3], … • Draudzi – [Drauds 1], [Drauds 2], [Drauds 3], …
Taktika: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Kanāli: • E-pasts • Apmaksāta meklēšana • Displeja reklāma • Sociālie mediji – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Paziņojums presei • Emuāra ieraksts • Pasākumi un vebināri – [Pasākums 1], [Pasākums 2], [Pasākums 3], …
Lomas un atbildības: • [Persona/Komanda atbildīga 1] būs atbildīga par visu komunikācijas materiālu sagatavošanu. • [Persona/Komanda atbildīga 2] būs atbildīga par komunikācijas materiālu nosūtīšanu medijiem. • [Persona/Komanda atbildīga 3] būs atbildīga par klientu jautājumu apstrādi. • [Persona/Komanda atbildīga 4] būs atbildīga par budžeta pārvaldību.
Budžets: • $[X] par [Taktiku/Kanālu 1] • $[Y] par [Taktiku/Kanālu 2] • $[Z] par [Taktiku/Kanālu 3] …
Novērtējums: • [KPI 1] tiks izmantots, lai izmērītu šīs mārketinga kampanjas panākumus • [KPI 2] tiks izsekots katru nedēļu un ziņots [Atbildīgajai personai/komandai] • [KPI 3] …
Laika grafiks: • [Aktivitāte 1] – [sākuma datums] līdz [beigu datumam] • [Aktivitāte 2] – [sākuma datums] līdz [beigu datumam] • [Aktivitāte 3] – [sākuma datums] līdz [beigu datumam] …
Šis komunikācijas plāns tiks finalizēts [pārskatīšanas datumā] un tāpēc var tikt mainīts līdz šim datumam.
[Uzņēmuma nosaukums] Iekšējais komunikācijas plāns
Mērķi: Nodrošināt, ka visas ieinteresētās puses ir informētas par attīstības virzieniem, un uzturēt atvērtus komunikācijas kanālus.
Situācijas analīze: Iekšējā komunikācija [uzņēmuma nosaukumā] ir identificēta kā joma, kas jāuzlabo. Īpaši komunikācija starp vadību un personālu, kā arī komunikācija starp komandas locekļiem ir identificēta kā jāuzlabo.
Ieinteresētās puses: visi [uzņēmuma nosaukuma] darbinieki
Ieviešana: • Komunikācijas plāns tiks ieviests, lai uzlabotu komunikāciju [uzņēmuma nosaukumā] • Visi darbinieki tiks informēti par komunikācijas plānu un viņu lomu tajā • Komunikācijas plāns tiks regulāri pārskatīts un atjaunināts pēc nepieciešamības
Iesaistītās komandas: Vadības komanda, HR komanda, komunikācijas komanda
Lomas un atbildības: • Vadības komanda – atbildīga par komunikāciju ar personālu • HR komanda – atbildīga par komunikāciju starp komandas locekļiem • Komunikācijas komanda – atbildīga par komunikācijas materiālu sagatavošanu un nosūtīšanu
Galvenās ziņas: • Efektīva komunikācija visos laikos ir svarīga • Komunikācija [Uzņēmuma nosaukumā] jāuzlabo • Šis komunikācijas plāns tiks ieviests, lai veiktu nepieciešamās izmaiņas • Visi darbinieki ir svarīga loma komunikācijas plānā • Komunikācijas plāns tiks regulāri pārskatīts • Komunikācija ir divvirzienu process • Darbiniekiem jājūtas brīvi uzdot jautājumus un sniegt atsauksmes
Vadlīnijas: • Visa komunikācija jābūt skaidra un kodolīga • Komunikācijas materiāli jānosūta savlaicīgi • Komunikācijas kanālus jāuzrauga regulāri • Komunikācija vienmēr jābūt cieņpilna un profesionāla
Apstiprināšana: [Atbildīgā persona], [Amats], [Izveides datums]
Stratēģiskais komunikācijas plāns: [Uzņēmuma nosaukums]
Izpildes kopsavilkums: Šis komunikācijas plāns ir paredzēts [mērķim] un būs spēkā no [sākuma datuma] līdz [beigu datumam].
Mērķi: Uzturēt efektīvu komunikāciju ar dažādām auditēm, lai saglabātu uzņēmuma misiju un vērtības.
Misijas paziņojums: [Uzņēmuma misijas paziņojums]
Pamatprincipи: [Uzņēmuma vērtības]
Situācijas analīze: [Fona informācija un konteksts par situāciju vai problēmu, kuru komunikācijas plāns ir paredzēts risināt]
| Auditorija | Ziņa(s) | Medijs vai kanāls | Biežums | Laiks | Piešķirtais komandas loceklis | Atsauksmes metode |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Auditorija 1] | [Ziņa 1] | Sejas-pret-seju | Katru nedēļu | Katru [Nedēļas dienu] | [Persona/Komanda atbildīga 1] | Aptauja |
| [Auditorija 2] | [Ziņa 2] | Pārskats | Katru mēnesi | Ietvaros [X] stundu no apstiprināšanas | [Persona/Komanda atbildīga 2] | Novērtējuma forma |
| [Auditorija 3] | [Ziņa 3] | E-pasts | Katru dienu | [Laiks] | [Persona/Komanda atbildīga 3] | Pārskatīšana |
[Projekta nosaukums] Vadības komunikācijas plāns
Projekta nosaukums: [Projekta nosaukums]
Projekta vadītājs: [Projekta vadītāja vārds]
Sākuma datums: [sākuma datums]
Pabeigšanas datums: [beigu datums]
Projekta mērķi: Izstrādāt un izveidot vietni un mobilā lietotne klienta jaunajam e-komercijas uzņēmumam. Optimizēt pirmā meklēšanas dzinēja ranžēšanai (SEO) un abus konvertēšanai saskaņā ar [Uzņēmuma nosaukuma] jaunākajām SEO vadlīnijām. Padarīt vietni un lietotni lietotājam draudzīgu, mobilajiem ierīcēm reaģējošu un vizuāli pievilcīgu, iekļaujot efektīvu aicinājumu darbībai (CTA), kas mudina lietotājus viegli konvertēties.
| Komunikācijas mērķis | Komunikācijas metode | Auditorija | Biežums |
|---|---|---|---|
| [Mērķis 1] | [Metode 1] | [Auditorija 1] | [Katru dienu/Katru nedēļu/Katru mēnesi] |
| [Mērķis 2] | [Metode 2] | [Auditorija 2] | [Katru dienu/Katru nedēļu/Katru mēnesi] |
| [Mērķis 3] | [Metode 3] | [Auditorija 3] | [Katru dienu/Katru nedēļu/Katru mēnesi] |
Jauns [Izmaiņas uzņēmumā] Komunikācijas plāns
Izveidojis: [Atbildīgā persona]
Spēkā no: [sākuma datuma]
Kopsavilkums: • [Izmaiņa 1] notiek, jo [iemesls 1] • [Izmaiņa 2] ir rezultāts [iemeslam 2] • [Izmaiņa 3] ir nepieciešama, lai [iemesls 3] …
Ko tas nozīmē darbiniekiem? [Skaidrojums par to, kā izmaiņa ietekmēs darbiniekus]
Ieinteresētās puses: • [Auditorija 1] tiks ietekmēta ar [izmaiņu 1] • [Auditorija 2] tiks skarta ar [izmaiņu 2] • [Auditorija 3] būs jāpielāgojas [izmaiņas 3] rezultātā
Fāzes:
| Uzdevums | Laika grafiks | Persona/Komanda atbildīga |
|---|---|---|
| [Uzdevums 1] | [1. diena/1. nedēļa/sākuma datums/utt.] | [Persona/Komanda atbildīga 1] |
| [Uzdevums 2] | [2. diena/2. nedēļa/vidējais datums/utt.] | [Persona/Komanda atbildīga 2] |
| [Uzdevums 3] | [3. diena/3. nedēļa/beigu datums/utt.] | [Persona/Komanda atbildīga 3] |
Komunikācijas plāns ar ieinteresētajām pusēm: [Uzņēmuma nosaukums]
Spēkā no: [sākuma datuma] līdz [beigu datumam]
Mērķi: • [Mērķis 1] • [Mērķis 2] • [Mērķis 3] …
Mērķi: • [Mērķis 1] • [Mērķis 2] • [Mērķis 3] …
Izmaiņas: • [Izmaiņa 1] • [Izmaiņa 2] • [Izmaiņa 3] …
Prognozes: • [Prognoza 1] • [Prognoza 2] • [Prognoza 3] …
Ieinteresēto pušu komunikācija: • [Kanāls 1] • [Kanāls 2] • [Kanāls 3] …
Kontaktinformācija: [Atbildīgā persona], [Amats], [Tālruņa numurs/e-pasta adrese/utt.]
[Sākuma datums] – [Beigu datums]: Komunikācijas plāns
Uzņēmuma nosaukums: [Uzņēmuma nosaukums]
Izveides datums: [izveides datums]
Kontaktinformācija: [kontaktinformācija]
Ievads: Šis komunikācijas plāns ir izveidots [mērķim] un būs spēkā no izveides datuma.
Mērķi: • [Mērķis 1] • [Mērķis 2] • [Mērķis 3] …
Auditorija: • [Mērķa lietotājs 1] • [Mērķa lietotājs 2] • [Mērķa lietotājs 3] …
Komunikācijas plāna labā prakse
- Sāciet ar tabulu vai diagrammu, lai identificētu ziņu veidus – kurus komunikācijas kanālus izmantosiet, kuru mērķauditoriju, toni utt.
- Darbības plāns jāizveido pirms jebkāda komunikācijas nosūtīšanas – labāk ir būt proaktīvam un iepriekš kartēt dažādu ziņu stratēģijas pirms sākat aktivitāti vai pirms kaut kas noiet greizi.
- Iekļaujiet krīzes komunikācijas plānu kā daļu no jūsu lielākās komunikācijas – vairāk par to šeit ➡️ Krīzes komunikācijas plāna kontrolsaraksts
- Regulāri pārskatiet un atjauniniet jūsu komunikācijas plānu, kad projekts virzās uz priekšu – lietas neizbēgami mainīsies un jūs vēlaties, lai jūsu ziņojumapmaiņa attiecīgi pielāgotos.
- Pārliecinieties, ka visi komunikācijas komandas locekļi ir informēti par dokumentu un zina savu lomu – darbības plāni ir tik efektīvi, cik efektīvi cilvēki, kuri tos izpilda.
- Piešķiriet kādu, kurš būtu atbildīgs par komunikāciju, un pārliecinieties, ka viņam ir laiks un resursi, kas nepieciešami, lai būtu veiksmīgs.
Kopsavilkums
Komunikācija ir atslēga panākumiem jebkurā uzņēmumā, un komunikācijas plāna izveide nav jābūt sarežģītam procesam.
Sekojot veidnei, varat uzrakstīt efektīvu komunikācijas plānu, kas izklāsta, kā jūs ziņosiet savām galvenajām auditēm dažādās situācijās.
Ar labi uzrakstītu komunikācijas plāna dokumentu varat nodrošināt, ka visi jūsu organizācijā ir vienā lapā par to, kādi ziņojumi jānosūta, kad un kā.
Ja tas ir ieviests, jūsu ziņojumapmaiņas stratēģija paliks saskaņota un saskaņota ar jūsu uzņēmuma mērķiem, palielinot jūsu iespējas sasniegt jūsu komunikācijas mērķus.
