Slikti e-pasta piemēri

Sliktu e-pasta piemēru nozīme

Kā ātrs un efektīvs veids, kā sazināties ar cilvēkiem, e-pasts ir milzīga biznesa komunikācijas daļa. Tas var būt lielisks veids, kā veidot attiecības ar potenciālajiem klientiem, esošajiem klientiem, komandas locekļiem, ieinteresētajām personām un potenciālajiem sadarbības partneriem.

Tomēr, ja neesat uzmanīgs, jūsu e-pasti var izskatīties neprofesionāli vai pat rupji.

Šajā ceļvedī mēs apskatīsim dažus slikt uzrakstītu e-pastu piemērus un apspriedīsim, kā izvairīties no tādu pašu kļūdu pieļaušanas un pēc tam nespēles atvainošanās ziņojumus.

E-pasts ir viens no svarīgākajiem rīkiem jebkura biznesa īpašnieka vai darbinieka rīksetā, jo šis komunikācijas veids var tikt izmantots visam - sākot no mārketinga, caur aukstajiem e-pasta sarakstiem, līdz pat klientu apkalpošanai. Tomēr, ja to nedarīs pareizi, e-pasts var nodarīt vairāk kaitējuma nekā labuma.

Tāpēc ir noderīgi ņemt vērā dažus neprofesionālas e-pasta prakses piemērus pirms jebkādu ziņojumu sūtīšanas potenciālajiem klientiem vai kolēģiem.

Zinot, ko nedarīt, jūs varēsiet rakstīt efektīvus biznesa e-pastus, nevis tādus, kas pat netiek atvērti vai - vēl sliktāk - kaitē jūsu profesionālajam attēlam.

Kā izvairīties no sliktiem e-pasta virsrakstiem

Katra jūsu sūtītā e-pasta tēmas rinda ir jābūt īsai un atbilstošai ziņojuma saturam. Tāpēc vienmēr norādiet sava e-pasta tēmu virsrakstā, nevis tikai kaut ko neskaidru, piemēram, “sveiki”.

Piemēram, ja jūs sūtāt e-pastu, lai sazinātos ar kādu, ar kuru jūs satikāties nesen notikumā, tēmas rinda, piemēram, “Patīkami bija satikties ar jums konferencē pagājušajā nedēļā”, sniegs kontekstu adresātam. Viņi zinātu tieši, par ko ir e-pasts, un tas būtu daudz efektīvāks e-pasts nekā vienkārši “Hei, parunāsimies”, kas, iespējams, tiks ignorēts vai izlaists pārpildītā iesūtnē.

Ir vēl svarīgāk precizēt, par ko ir jūsu ziņojums tēmas rindā, ja jūs sūtāt aukstus e-pastus, jo adresāts neatpazīs jūsu sūtītāja vārdu.

Kad e-pastam tiek atbildēts un saruna turpinās, ir tipiski, ka tēmas rindai priekšā tiek pievienots “RE: “. Šī ir pieņemama prakse, kamēr diskusijas tēma nav mainījusies, un šajā gadījumā ir labāk, ja virsraksts mainās, lai paliktu aktuāls pašreizējai tēmai, un attiecīgi tiek izveidots jauns e-pasta pavediens.

Turklāt jums vienmēr jāizvairās no lielajiem burtiem vai pārmērīgiem izsaukuma zīmēm jūsu tēmas rindā, jo tas var izskatīties agresīvi vai neprofesionāli. Turklāt šāda formatējuma vai pieturzīmju izmantošana varētu aktivizēt surogātpasta filtrus un novērst, lai jūsu ziņojums nonāktu adresāta galvenajā e-pasta iesūtnē.

Sliktu e-pasta tēmu piemēri

• STEIDZAMI!!!!
• Mums jārunā
• Vai es varu jums uzdot jautājumu?
• Ātrs jautājums
• Tikai sekoju līdzi
• Sveiki!
• Kā jums klājas?
• Re: Re: [Temats]
• Fwd: Fwd: [Temats]
• Vai jūs esat to redzējuši???

Kā nerakstīt sliktu e-pastu

E-pasta tekstam ir svarīgi izmantot pieklājīgu un profesionālu toni. Tas nozīmē, ka neizmanto slengu, saīsinājumus vai žargonu, ko adresāts varētu nesaprast, kā arī emocijzīmes, kurām nav vietas formālā komunikācijā.

Ir arī labāk izvairīties no jokošanas, viediem piezīmēm vai sarkasma, jo tas tekstā neizskatās labi un varētu novest pie neērtiem vai pat nepatīkamiem pārpratumiem. Tas pats attiecas uz sūdzībām vai trakojumiem par kolēģiem vai privāto dzīvi, kas jāierobežo personīgajiem e-pastiem.

Turklāt paturiet savus e-pasta ziņojumus pēc iespējas īsākus un kodolīgākus. Neviens negrib lasīt garu un nesakarīgu e-pastu, tāpēc dodieties tieši uz lietu un sniedziet jebkādu atbilstošu informāciju vai pielikumus no paša sākuma.

Pārmērīga lielo burtu lietošana e-pasta tekstā, tāpat kā tēmas rindā, var izskatīties agresīvi un potenciāli aktivizēt surogātpasta filtrus. Arī nav nepieciešams izmantot dažādas krāsas un/vai fontus, jo pielāgots teksts adresātam joprojām var parādīties noklusējuma veidā vai, vēl sliktāk, būt nolasāms.

E-pasta teksta sākšana ar vāju un neefektīvu atvēršanas rindu ir vēl viens drošs veids, kā atstāt sliktu iespaidu. Daži no izplatītākajiem ietver “Sveiki, un “Cerēju, ka šis e-pasts jums ir labi”. Šīs rindas bieži tiek pārmantojušas un ir klišejiskas.

E-pasta formatēšana kā kaut kas cits nekā biznesa vēstule ir vēl viena kļūda. Tas ietver iepriekš minētos lielos burtus, krāsas un fontus, kā arī video vai attēlu pievienošanu, kas nav saistīti ar diskusiju.

Vēl viens sliktā e-pasta elements būtu neskaidru Darbības izsaukumu (CTA) vai to pārmērīga izmantošana. Instrukcija e-pasta adresātam, kas viņam saka, ko darīt tālāk, piemēram, “Lūdzu, piezvaniet man pēc iespējas ātrāk”, var būt efektīva. Tomēr, ja jūsu CTA ir neskaidri vai to ir vairāki, tie varētu tikt pilnībā ignorēti.

Kas varētu būt iekļauts sliktā e-pastā

• Slengs
• Saīsinājumi
• Žargons
• Emocijzīmes
• Joki
• Viedas piezīmes
• Sarkasms
• Sūdzības
• Trakojumi
• Pārāk daudz informācijas
• Gari teksta bloki
• Pārmērīga lielo burtu lietošana
• Nevajadzīga krāsu un/vai fontu izmantošana
• Vāba vai neefektīva atvēršanas rinda
• Neatbilstoši attēli, video vai citi mediji
• Neskaidri vai pārmērīgi izmantoti CTA
• Personīgā paraksta attēls
• Apjomīgi atruna vai ziņojumi pēc paraksta

Neprofesionālu e-pasta piemēri un veidnes

STEIDZAMI!!!!

Mums jārunā

Vai es varu jums uzdot jautājumu?

Ātrs jautājums

Tikai sekoju līdzi

Sveiki!

Kā jums klājas?

Re: Re: [Temats]

Fwd: Fwd: [Temats]

Vai jūs esat to redzējuši???

Sliktā e-pasta prakse

• Pārāk daudzu saņēmēju iekļaušana “Kam:” laukā – izmantojiet e-pasta sarakstus, ja jūs sūtāt ziņojumus daudziem cilvēkiem vienlaikus.
• Kāda kopēšana vai paslēpta kopēšana bez viņu zināšanām – iekļaujiet kādu sarunā tikai ar viņu piekrišanu, pretējā gadījumā tas var novest pie pārpratumiem.
• Aizmirst pievienot failu, kas tika minēts e-pastā – šī ir izplatīta kļūda un var būt frustrējoša personai, kurai jūs sūtāt e-pastu. Jums arī būs jānosūta turpmāks e-pasts ar pielikumu, iespējams, pārpildot adresāta iesūtni.
• Lielu pielikumu sūtīšana – ja jūs sūtāt lielu failu, augšupielādējiet to mākoņa krātuves pakalpojumā, piemēram, Google Drive vai Dropbox, un kopā dalieties ar saiti.
• Atbildēšana visiem, kad tas nav nepieciešams – iekļaujiet visus sarunā tikai tad, ja jūsu atbilde ir svarīga katram no viņiem.
• E-pasta pārsūtīšana – izvairieties no e-pasta pārsūtīšanas tik daudz reižu, ka sākotnējais ziņojums ir gandrīz neatpazīstams. Ja jūs pārsūtāt iepriekšēju e-pastu, samaziniet to uz atbilstošajām daļām.
• Neiekļaujot sveicienu (piemēram, Cienījamais) vai noslēgumu (piemēram, Ar cieņu) – šī ir pamatmaniere, kas nedrīkst tikt aizmirsta, sākot vai beidzot e-pastu.
• Izlaižot “no” vārdu – ja jūs neiekļaujat savu vārdu e-pastā, adresāts var nezināt, no kā tas ir. Tas var būt īpaši mulsinošs, ja jūs atbildat e-pasta pavedienam, kurā ir redzami citu dalībnieku vārdi.
• Ne-e-pasta pārskatīšana pirms sūtīšanas – vienmēr veltiet dažas minūtes, lai pārskatītu savu ziņojumu pirms tā sūtīšanas, lai izvairītos no kautrīgiem drukas kļūdām vai gramatiskajām kļūdām.
• E-pasta sūtīšana, kad jūs esat dusmīgs – vienmēr ir labāk pagaidīt dažas stundas (vai vēl labāk, dienu) pirms sūtīšanas dusmu ziņojuma, ko jūs vēlāk nožēlosiet.
• Kaut kā rakstīšana e-pastā, kad jūs to varētu pateikt adresātam sejas pret seju – ja iespējams, bieži vien ir labāk norisinājumu sarunu, nevis mēģināt atrisināt lietas pa e-pastu.
• Neizmantojot profesionālu e-pasta adresi – ja jūsu pasts ir kaut kas līdzīgs “iluvkitties@gmail.com ”, ir pienācis laiks izveidot jaunu biznesa nolūkiem.
• Nepietiekama personalizācija, kas izriet no nepietiekama pētniecības – vispārīgi ziņojumi ir vairāk iespējams, ka tiks ignorēti. Veltiet laiku, lai uzzinātu par savu adresātu un ko viņi varētu interesēt, pirms sākat rakstīt.
• Trūkst labumu adresātam – katram e-pastam jābūt nolūkam un šim nolūkam jābūt skaidram personai, kurai jūs to sūtāt. Pārliecinieties, ka jūsu ziņojums ir kaut kas, kas viņiem būs noderīgs vai interesants.
• Pavisam neiekļaujot parakstu – vismaz iekļaujiet savu vārdu un kontaktinformāciju, lai adresāts zinātu, kā ar jums sazināties. Jūs varat arī pievienot savu amata nosaukumu, uzņēmumu un citu atbilstošu informāciju, piemēram, sociālo mediju profilus.
• Ziņojumu sūtīšana nepareiziem saņēmējiem – lai arī īpaši kautrīgi, tas var notikt vieglāk, nekā jūs varētu domāt. Vienmēr divreiz pārbaudiet saņēmēju(s) pirms sūtīšanas.

Kopsavilkums

Sliki biznesa e-pasti var jums izmaksāt laiku, naudu un klientus. Atcerieties pārskatīt savus ziņojumus, respektēt adresāta laiku un pārliecinieties, ka jūsu e-pastam ir nolūks.

Ievērojot mūsu vienkāršos padomus un neatkārtojot iepriekš minētos sliktus piemērus, jūs noteikti atstāsiet labu iespaidu ar savu biznesa korespondenci.