E-pastu pārvaldīšanas lietojumprogramma

Kas ir e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogramma?

Lietojumprogramma e-pastu pārvaldīšanai ir rīks, kas tiek izmantots liela ienākošo e-pasta ziņu skaita pārvaldīšanai. Lietojumprogramma pārvalda e-pastus caur jautājumu biļešu sistēmu, kas veido unikālu identifikācijas numuru katrai e-pasta ziņai, kas tiek saukts par biļetes ID. Lietojumprogramma tad piešķir katrai e-pasta ziņai noteiktu aģentu vai nodaļu, saskaņā ar iepriekšdefinētiem automatizētiem darba procesa noteikumiem.

Kāda ir atšķirība starp e-pasta portālu un e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogrammu?

E-pasta portāli ir mazāk attīstīti un piedāvā mazāk nozīmīgu funkciju. E-pasta portāli tika izveidoti individuālai lietošanai, taču e-pastu pārvaldīšanas programmatūra tika izveidota pašnodarbinātajiem, uzņēmumiem un organizācijām, kas saņem tūkstošus e-pasta ziņu dienā un kam ir nepieciešama palīdzība to pārvaldīšanai.

---

---

Cik daudz e-pasta adreses/e-pasta kontus var savienot ar e-pasta pārvaldīšanas rīku?

Paplašinātajā e-pastu pārvaldīšanas rīkā, piemēram, LiveAgent, nav nekādu savienojamo e-pasta adrešu skaita ierobežojuma limita.

Vai ir droši izmantot e-pasta pārvaldīšanas rīkus?

Iespējams, e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogrammas visbiežāk ir drošākas nekā tradicionālie e-pasta portāli. Iedomājieties šādu scenāriju:

• Jūs izmantojat Gmail vai Outlook klientu e-pastu risināšanai.
• Jums ir vairāki darbinieki, kas strādā dažādās maiņās.

Protams, Jums vajadzēs kopīgot savus e-pasta konta datus ar vairākiem cilvēkiem, kas var būt nedroši, it īpaši, ja darbinieki izmanto koplietošanas datorus vai izmanto ierīces kopā ar citiem.

Kopā ar e-pastu pārvaldīšanas sistēmu katram darbiniekam ir savi ielogošanas dati, kas ir daudz drošāk Jums un visai Jūsu komandai.

Kam ir izdevīgi izmantot e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogrammu?

E-pastu pārvaldīšanas lietojumprogramma var būt noderīga visiem, kas ikdienā atbild uz tonnām klientu atbalsta e-pasta ziņu, neatkarīgi no uzņēmuma lieluma. Neatkarīgi no tā, vai strādājat viena cilvēka komanda vai arī lielā uzņēmumā, e-pastu pārvaldīšanas risinājums ir vienkārši nepieciešams. Daudzums atskaišu apstiprina, ka e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogrammas izmantošana uzlabo efektivitāti, samazina stresa līmeni, un beigu beigās, ietaupa laiku un naudu.

Ko Jūs varat iegūt no e-pastu pārvaldīšanas lietojumprogrammas?

E-pasta ziņu atbildes laika samazināšanu un klientu apmierinātības paaugstināšanu

Izmantojot e-pastu pārvaldīšanas programmatūru, var uzlabot atbildes laiku, kas savukārt uzlabo klientu pieredzi un klientu apmierinātību. Izmantojot automatizētas darbplūsmas noteikumu, programmatūra automātiski izplatīs ienākošos e-pasta ziņojumus starp jūsu darbiniekiem. Ir pagājuši manuālo norīkojumu laiki un e-pasta aktivitātes uzraudzība.

E-pastu pārvaldīšanas programmatūra ietaupa laiku un nodrošina, lai ikviens skaidri zinātu savus pienākumus. Kā iepriekš tika rakstīts, tas uzlabo atbildes laiku, jo novērš apjukumu, e-pasta izsekošanu, kavēšanos un manuālu uzdevumu pārvaldību. Izmantojot e-pastu pārvaldīšanas programmatūru, visi atbalsta aģenti var vienkārši ielogoties programmā un sākt atbildēt uz klientu apkalpošanas e-pastiem.

Palielina efektivitāti un samazina stresa līmeni

E-pastu pārvaldīšanas sistēmas skaistums ir tajā, ka tā var uzņemties daudzus uzdevumus un atrisināt tos pati bez palīdzības. Piemēram, programmatūra var izmantot automatizētus darba proces noteikumus, lai atrisinātu jautājumu biļetes, kas noteiktā laika periodā nav saņēmušas nekādu atbildi. Programmatūra var arī nosūtīt automātiskās e-pasta piesaistīšanas ziņas klientiem, kuri nav atbildējuši uz Jūsu ziņojumiem. Un tas ir tikai aisberga sākums.

Šāda veida programmatūras ieviešana noņem papildu atbildību no Jūsu pleciem. Tā novērš atkārtotus un ikdienišķus uzdevumus un tādējādi samazina stresa līmeni un uzlabo produktivitāti. Būtībā tas rada ideālu darba procesu.

Ietaupa naudu un palielina ieguldījumu atgriešanu

Lūk, vēl viens iemesls, kāpēc Jums iepatiksies e-pastu pārvaldīšanas programmatūra. Tā ietaupīs Jūsu naudu. Ja Jūsu aģenti netērē laiku ikdienišķiem uzdevumiem un, ja viņu vienīgais mērķis ir klientu jautājumu risināšana, Jūs ietaupāt naudu.

Pie tam, saskaņā ar Financesonline no katra $1, ko Jūs ieguldīsiet klientu pieredzē, izmantojot palīdzības dienestu un līdzīgas platformas (piemēram, e-pastu pārvaldīšanas programmatūru), Jūs varat atgūt peļņu no ieguldījuma līdz pat $3.

Novērš ierīces un kontu uzraudzību

Ja vēlaties turpināt darbu, savienojiet e-pastu pārvaldīšanas programmatūru ar citiem saziņas kanāliem, piemēram, tiešsaistes tērzētavu, tālruni vai sociālajiem tīkliem, un turpmāk vēl vairāk uzlabojiet savu efektivitāti. Jūs varat izbeigt nebeidzamo ierīču un konta pārraudzību, kas gan novērš Jūsu uzmanību, gan arī nav produktīva.

Ja visas ziņas atrodas vienā vietā — neatkarīgi no tā, vai tie ir e-pasta ziņojumi, Instagram komentāri vai reāllaika tiešsaistes tērzēšanas, ir vēl vienkāršāk palielināt visus ieguvumus, ko sniedz e-pastu pārvaldīšanas sistēma.

Kādas ir e-pastu pārvaldīšanas programmatūras funkcijas?

Kopīgota universālā e-pasta iesūtne

Koplīgota universālā iesūtne ir e-pastu pārvaldīšanas programmatūras populārākā funkcija. Komandas iesūtne var saņemt visus ziņojumus no vairākām e-pasta adresēm, sociālo tīklu kontiem, tiešsaistes tērzētavām un pat tālruņiem.

Ja nekad neesat izmantojis sadarbības platformu, piemēram, universālo iesūtni, tad tas var būt grūti iedomājams, taču, godīgi sakot, tā ir labākā funkcija, kas stipri uzlabos Jūsu klienta un aģenta pieredzi. Konfekte ir tajā, ka visiem Jūsu aģentiem būs savi unikālie ielogošanās dati sistēmā, ļaujot viņiem vienlaikus strādāt ar atsevišķiem jautājumiem.

Uzziniet vairāk par kopīgotu pastkasti.

Nodaļas un atbildīgie (transferi)

Divas citas e-pastu pārvaldīšanas programmatūras nozīmīgas funkcijas ir nodaļas un atbildīgie. Izveidojot dažādas nodaļas savam mārketingam, IT atbalstam vai pārdošanas komandām, varēsiet vēl labāk organizēt Jūsu iesūtni. Filtrēšana būs vieglāka, bet pienākumu piešķiršana, izmantojot automatizācijas noteikumus, būs kā konfekte.

Piemēram, Jūs varat iestatīt automatizētu darba procesa noteikumu, kas automātiski novirzīs visas e-pasta ziņas, kurās ir vārdi “atiestatīt” un “parole”, uz IT nodaļu vai pat pie speciāla IT atbalsta pārstāvja.

Uzziniet vairāk par nodaļām un atbildīgajiem.

Darba procesa pārvaldība un e-pasta mārketinga automatizācijas noteikumi

Mēs esam īsi aizskāruši e-pasta mārketinga automatizācijas jaudu. Ar e-pastu pārvaldīšanas programmatūru var izdarīt neskaitāmas lietas — sākot ar automātisku tagu pievienošanu e-pasta ziņām, e-pasta ziņu piešķiršanu nodaļām un aģentiem, līdz e-pastu plānošanai, kas automātiski izsūtīs iepriekš pielāgotas piesaistīšanas e-pasta ziņas pēc noteikta laika.

Uzziniet vairāk par noteikumiem.

Jaudīgi analīzes rīki un pārskatu veidošanas funkcijas

Ar tradicionālo e-pastu ir grūti noteikt veiktspēju un kvalitāti. Vai tiek sasniegti nozares rādītāji, piemēram, vidējais e-pasta atbildes rādītājs? Vai jūsu klienti ir apmierināti ar saņemto pakalpojumu?

Diezgan interesanti, ka saskaņā ar Bain & Company aptauju, 80% uzņēmumu vadītāju uzskata, ka viņu uzņēmums nodrošina izcilu klientu apkalpošanu. Taču tam piekrīt tikai 8% klientu.

Izmantojot e-pastu pārvaldīšanas programmatūras analīzes un atskaišu veidošanas funkcijas, pateicoties reālajiem datiem, Jūs varēsiet noteikt jomas, kuras ir jāuzlabo.

Uzziniet vairāk par analītiku un astkaitēm.

Komandas sadarbības funkcijas un sadursmes noteikšana

Daži e-pastu pārlūki (proti, Gmail) piedāvā iebūvētu tērzētavas pakalpojumu. Tomēr lielākā daļa e-pasta pārlūku tās nav, padarot sadarbību neadekvātu. Mūsuprāt, ārējo tērzēšanas rīku izmantošana nav produktīva, jo pārslēgšanās starp rīkiem liek zaudēt domas, kā arī izniekot dārgo laiku.

E-pastu pārvaldīšanas programmatūra, piemēram, LiveAgent, piedāvā iebūvētu iekšējās tērzēšanas un zvanīšanas funkcijas, kas ļauj viegli sazināties ar kolēģiem, kad kaut ko nezināt.

Pie tam, rīkiem kā LiveAgent ir aģentu sadursmes noteikšanas funkcijas, kas nodrošina, lai uz e-pastu netiek atbildēts divreiz. Viņi brīdina katru aģentu, kas skatās e-pasta ziņu, kas nodrošina, lai nebūtu veikta dubulta atbilde vai nejauša darba izdzēšana.

Uzzināt vairāk par aģentu sadursmes noteikšānu, iekšējām tērzētavām, vai iekšējiem zvaniem.

Pielāgojami e-pasta sabloni

Cita funkcija, kuras nav tradicionālajā e-pasta pārlūkā ir pielāgojami e-pasta šabloni, kurus var izmantot mārketinga e-pasta ziņu nosūtīšanai, piemēram, biļetenus, klientu apkalpošanas e-pasta ziņas, piemēram, paroles atiestatīšanas e-pasta ziņas, vai e-pasta ziņas par transakcijām, kas apstiprina pasūtījumu. Protams, LiveAgent e-pastu pārvaldīšanas platformā ir pieejami pielāgojamie e-pasta šabloni.

Uzziniet vairāk par e-pasta šabloniem.

CRM un pielāgoti CRM lauki

Lai padarītu to vēl labāku, e-pastu pārvaldīšanas programmatūrai ir ievērojamas klientu attiecību pārvaldības (CRM) funkcijas. Papildus iebūvētajai CRM, kas vienmēr ir pieejama, Jūs varat ierakstīt pielāgotu informāciju par saviem klientiem, kas var palīdzēt nodrošināt zinošāku un individuālāku klientu apkalpošanu.

Uzziniet vairāk par CRM.

Vairākas biļešu/e-pastu cilnes

Vai esat nobijies no apmaldīšanās vairākās e-pasta cilnēs? Nesatraucies. E-pastu pārvaldīšanas programmatūra piedāvā arī šo funkciju. Tas ļauj atbildēt uz vairākiem e-pasta ziņojumiem vienlaikus, vienkārši pārslēdzoties no vienas e-pasta cilnes uz citu. Šī funkcija ir īpaši noderīga, lietojot kopā ar šablona atbildēm/iepriekšdefinētām atbildēm.

Uzziniet vairāk par vairākām biļešu cilnēm.

E-pastu tagi

Vēl viena funkcija, kas trūkst tradicionālajo e-pastu klientiem, bet ir e-pastu pārvaldīšanas programmatūrā, ir tagi. Tagi tiek izmantoti e-pasta satura filtrēšanai, organizēšanai un skatīšanai.

Uzziniet vairāk par tagiem.

Uzdevumu pārvaldnieki un SLA uzraudzības funkcijas

Uzlabotā e-pastu pārvaldīšanas programmatūra satur uzdevumu pārvaldīšanas funkcijas, kas paziņo aģentiem par augstas prioritātes/kritiskām e-pasta ziņām, kas steidzami ir jāatrisina. Parasti e-pasta ziņas (biļetes), kas parādās uzdevumu pārvaldniekā, jautājumi, kuri ilgi gaida atbildi vai ir saistīti ar SLA (pakalpojumu līmeņa līgumiem).

Uzziniet vairāk par Pogu “Izskatīšanai”.

Privātās piezīmes

Privātas piezīmes e-pastu pārvaldīšanas programmatūrā ļauj atklāt papildu informāciju par norādīto e-pasta ziņu, klientu vai atrisināšanas procesu. Kolēģi var skatīt šīs piezīmes jebkurā laikā, kamēr tiek risināts konkrēts e-pasts/jautājums. Ja vēlaties, Jūs varat izmantot privātās piezīmes arī kā atgādinājumus.

Uzziniet vairāk par piezīmēm.

Šablona ziņas un iepriekšdefinētas atbildes

Šablona atbildes ir vēl viena lieliska funkcija, kas ietilpst e-pastu pārvaldīšanas programmatūrā. Tās ļauj izveidot iepriekšdefinētas atbildes uz klienta visbiežāk uzdotajiem jautājumiem. Saņemot e-pasta ziņojumu, kurā ir nepieciešama vispārīga atbilde, Jūs varat ietaupīt laiku, vienkārši noklikšķinot uz šablona atbildes pogas un atlasot vajadzīgo atbildi.

Uzziniet vairāk par šablona ziņām.

Biļetes sadalīšana/apvienošana

E-pastu pārvaldīšanas rīki, piemēram, LiveAgent, piedāvā biļešu sadalīšanu un apvienošanu. Šī funkcija ir unikāla un var uzlabot jautājumu atrisināšanas laiku un aģenta efektivitāti. Piemēram, ja ienākošā e-pasta ziņa rada vairākas problēmas un tās ir jāatrisina vairākām nodaļām (piemēram, pārdošanas un IT nodaļai), e-pastu var sadalīt divās daļās, lai nodrošinātu ātrāku klienta problēmu atrisināšanu.

Vai arī var apvienot e-pasta ziņas vienā, ja klients Jums nosūta vairākas e-pasta ziņas par vienu un to pašu problēmu.

Uzziniet vairāk par biļēsu sasdalīšanu un biļešu apvienošanu.

Citu pušu savienošana

Lielākā daļa e-pastu pārvaldīšanas programmatūras piedāvā ciitas puses savienošanu, lai nodrošinātu ideālu darba procesu. Savienošanu var veikt ar maksājumu procesiem, klientu attiecību pārvaldības sistēmām, sociālo tīklu lietotnēm un citem.

Šāda savienošana nodrošina, lai aģentiem nebūtu jālogojas citās lietotnēs un jāievada dati divās sistēmās.

Skatīt visas savienojamības

Iekšējā zināšanu bāze un neierobežotā datu glabāšanas vieta

Ierobežota e-pasta ziņu glabāšana ir kas tāds, par ko mēs katru dienu cīnāmies, vai ne? Nē, ja izmantojat e-pastu pārvaldīšanas programmatūru! Rīki kā LiveAgent piedāvā neierobežotu e-pasta glabāšanas vēsturi. Jums nebūs jādzēš e-pasta ziņas, ja to nevēlaties darīt, bet ziņu krātuvei nebūs nekādu ierobežojumu. Varat glabāt neierobežotu daudzumu iekšējo dokumentu, ceļvežu un labākās prakses programmatūrā.

Uzzināt vairāk par iekšējo zinašanu bāzes pārvaldīšanu.

Kā atrast pareizo e-pastu pārvaldīšanas programmatūru

Esat pārliecināts, ka e-pastu pārvaldīšanas programmatūras risinājums ir piemērots Jums un Jūsu uzņēmumam? Lieliski! Izlasiet, lai uzzinātu, kā izvēlēties pareizo e-pastu pārvaldīšanas rīku.

Uzrakstiet savas vajadzībes un veiciet nelielu izpēti

Lai atrastu pareizo e-pastu izsekošanas programmatūru, vispirms ir jāpieraksta Jūsu prasības un jāapsver budžets, jo katrs e-pasta pakalpojumu sniedzējs piedāvā dažādu funkciju klāstu. Vai vēlaties rīku, kas vienkārši tiek izmantots e-pasta ziņu pārvaldībai? Vai vēlaties rīku, kas arī atvieglos citas ziņas iesūtnē? Kādas papildu funkcijas Jums ir nepieciešamas? Vai tas ir mērogojams e-pasta pakalpojums?

Kad esat uzrakstījis savu prasību sarakstu, ir pienācis laiks veikt dažus pētījumus. Ieteicams aplūkot katru pakalpojumu sniedzēju:

• Produktu apskatu portāli (piemēram, G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube atsauksmes

https://youtu.be/4Flngmwnsuk

• Sociālie tīkli
• Mājaslapa
• Salīdzināšanas raksti

Kad esat pārbaudījis katru programmatūru un uzzinājis, kuras no tām Jūs vēlaties izmēģināt, ir pienācis laiks bezmaksas izmēģinājumam.

Izveidojiet bezmaksas izmēģinājuma kontu un izmēģiniet funkcijas

Kad esat atlasījis savas galvenās izvēles, ir pienācis laiks bezmaksas izmēģinājumam. Ieteicams pārbaudīt visas galvenās funkcijas un pēc iespējas labāk tās iepazīt. Izmēģiniet:

• Savienojiet vairākas e-pasta adreses ar Jūsu komandas e-pastu
• Iestatiet savienošanu
• Uzaiciniet aģentus/e-pasta lietotājus Jūsu programmatūrā
• Izveidojiet nodaļas Jūsu IT, mārketinga un pārdošanas komandām
• Iestatiet automatizācijas notekumus ideālas darbplūsmas atrašanai
• Iestatiet e-pastu šablonus kritiskiem e-pastiem

Kad Jūs visu mēģināsiet, izdariet piezīmes par to, kas Jums patīk un kas ne. Ātri tiks parādīts, kura e-pasta platforma visvairāk atbilst tieši Jūsu vajadzībām. Ja Jūsu bezmaksas izmēģinājums beidzas pārāk ātri un Jums ir nepieciešams papildu laiks visu funkciju pārbaudei, sazinieties ar klientu atbalsta dienestu.

Lielākā daļa e-pastu pārvaldīšanas programmatūras izstrādātāju ar prieku pagarinās Jūsu izmēģinājumu uz dažām nedēļām.

Happy customers are the best customers

Mēs piedāvājam migrācijas pakalpojumus no lielākās daļas populārāko palīdzības dienestu risinājumiem.

View more

Pierakstietis uz demo/saziņu ar pārdošanas menedžeri

Ja nevarat izšķirties starp divām e-pastu pārvaldīšanas programmām, pierakstieties uz demonstrāciju un sazinieties ar pārdošanas komandu. Iepazīstiniet viņus ar to, ko vēlaties sasniegt, uzdodiet jautājumus un veiciet piezīmes par saņemto pakalpojumu.

Parasti Jūsu pārdošanas vadītāja rīcība var būt labs rādītājs tam, kā pret Jums izturēsies piegādātāja klientu apkalpošanas komandas, kad esat jau maksājošs klients. Ja jūtīsiet, ka viņi ir zinoši par šo produktu un ir gatavi palīdzēt jebkurā laikā, esiet droši, ka pieņemat labu izvēli.

Tomēr, ja Jums šķiet, ka viņi paši nevar atbildēt uz Jūsu jautājumiem un nav patiesi ieinteresēti Jūsu veiksmē, labāk izvēlieties citu e-pastu pārvaldīšanas programmatūru.

Kāda ir laba e-pastu pārvaldīšanas programmatūras cena?

Šis ir grūts jautājums. Lielākā daļa e-pastu pārvaldīšanas programmatūras ir balstīta uz abonēšanas maksu, tāpēc Jūs varat sagaidīt ikmēneša maksājumus. Tomēr katra e-pastu pārvaldīšanas programmatūra atšķiras no tās piedāvātajām funkcijām, integrācijām un aģentu darba vietām.

Aplūkojot uzticamās programmatūras apskatu vietnes, varam teikt, ka normāls cenu diapazons svārstās no $15 līdz $39 par vienu aģentu mēnesī.

Ja šis cenu diapazons Jums ir par augstu, apsveriet iespēju izmantot bezmaksas e-pastu pārvaldīšanas rīku.

Kāda ir laba bezmaksas e-pastu pārvaldīšanas programmatūra?

Lai gan bezmaksas e-pastu pārvaldīšanas rīki ir izplatīti, tiem ir ierobežotas funkcijas.

Nesignalizēsim savā ragā, taču LiveAgent piedāvā diezgan labu bezmaksas e-pastu pārvaldīšanas plānu, kas tik un tā piedāvā lielu bezmaksas funkciju arsenālu. Te ir LiveAgent bezmaksas piedāvājumi:

• 1 e-pasta adreses savienošana
• Vienkāršas atskaites
• Zināšanu bāzes pārvaldīšana
• 7 dienu biļešu vēsture
• 1 tērzētavas pogu un 1 tālruna numura savienošana
• E-pasta ziņu apvienošana un sadalīšana
• Pielāgoti CRM biļetes lauki
• Uzdevumu pārvaldnieks
• Tagi
• Personālās piezīmes
• E-pasta transferi
• Vairākas e-pasta cilnes
• 24/7 klientu atbalsts

https://www.youtube.com/watch?v=3zYfDwqNj0U&ab_channel=LiveAgent