Zvanu centra iestatīšanas kontrolsaraksts sniedz soļus zvanu centra sākšanai, tostarp mērķu noteikšanu, zvanu skaita novērtēšanu, programmatūras un personāla izvēli, funkciju optimizēšanu un atveseļošanas plāna izveidi. Kā uzticama programmatūras opcija tiek ieteikts LiveAgent.
Zvanu centrs ir klientu apkalpošanas forma, kas pastāv jau dešķus gadus. Tas ir neatņemama jebkura biznesa daļa, taču tā iestatīšana un ieviešana var būt sarežģīta.
Šis ceļvedis jums palīdzēs iestatīt savu zvanu centru visefektīvākajā veidā. Mēs sniegsim padomus, sākot no jūsu komandas locekļu atrašanas līdz tam, kādu programmatūru jums vajadzētu izmantot tā darbināšanai.
Zvanu centrs var būt liels ieguvums jebkuram uzņēmumam, taču otrādi, tas var būt katastrofa, ja tas nav pareizi iestatīts. Tāpēc zvanu centra iestatīšanas kontrolsarakstas ir tik svarīgs. Tas palīdzēs jums nodrošināt, ka viss ir kārtībā, pirms aģenti sāk atbildēt uz zvaniem.
Pārgājiet caur visiem zvanu centra iestatīšanas posmiem, lai pārliecinātos, ka katrs solis ir veikts pareizi. Šī ceļveža mērķis ir vienkāršs: palīdzēt jums iestatīt savu zvanu centru un to darbināt sekmīgi.
Vai jūs esat vienā no šajām grupām? Ja tā, turpinājiet lasīt.
Pirms zvanu centra palaišanas skaidri definējiet savus biznesa mērķus. Tas palīdzēs vadīt jūsu lēmumus visā ceļā.
Iestatot zvanu centru, viegli var novirzīties. Jūs varētu vēlēties pievienot pārāk daudz funkciju vai mainīt sava zvanu centra mērķi ieviešanas laikā. Mērķu iepriekšēja noteikšana palīdz jums sagatavot biznesa plānu un izpildīt visas prasības.
Jūsu zvanu centra iestatīšana, pamatojoties uz jūsu vajadzībām, ir svarīga, jo katrs uzņēmums ir atšķirīgs un tam ir savas metodes.
Viens no kritiskākajiem soļiem ieejošā vai izejošā zvanu centra iestatīšanā ir zvanu skaita novērtēšana, kas tiks veikti un saņemti. Tas palīdzēs jums noteikt, cik daudz aģentu jums ir nepieciešams, kā arī kāda veida programmatūra un aprīkojums jums būs nepieciešams.
Ir svarīgi zināt, cik daudz zvanu jūsu zvanu centrs veiks un saņems katru dienu, nedēļu un mēnesi. Lai jūs varētu atbilstoši komplektēt personālu savam zvanu centram un iestatīt nepieciešamo aprīkojumu.
Šīs trīs metodes papildina viena otru, un visu trīs izmantošana ir svarīga, lai iegūtu pilnīgu attēlu par turpmāk veiktajiem zvaniem.
Zvanu centra dizains , ko jūs izvēlēsieties, labāk būtu jāatbilst jūsu un jūsu klientu vajadzībām. Ir divi zvanu centra iestatīšanas veidi: uz vietas un virtuāli. Pirmajiem ir aģenti, aparatūra un programmatūra, kas ir glabāta un darbināta jūsu uzņēmumā, bet otrais ir tīmekļa pakalpojuma sniedzēja uzņemts uz ārpus telpām esošā servera.
Iestatīšanas veids ir svarīgs jūsu zvanu centra panākumiem. Katram ir savas priekšrocības un trūkumi, kurus jums jāsver, pirms lēmienī.
Uz vietas zvanu centri parasti ir labāki uzņēmumiem, kuriem ir daudz klientu apkalpošanas vajadzību vai kuri vēlas lielāku kontroli pār saviem aģentiem. Tomēr viņiem ir nepieciešama vairāk vietas un aprīkojuma.
Virtuālie zvanu centri ir piemēroti uzņēmumiem ar ierobežotu budžetu vai tiem, kas piedāvā klientu apkalpošanu 24/7. Nav nepieciešama fiziska vieta, jo tie izmanto mākoņa pakalpojumu, lai glabātu visus datus, kas nozīmē, ka šādas organizācijas var būt elastīgākas un mērogojamas (aģenti var piekļūt programmatūrai jebkur).
Labākais veids, kā noteikt iestatīšanas veidu savam biznesam, ir uzdot sev dažus jautājumus:
Atbildot uz šiem jautājumiem, jūs varēsiet noteikt, vai uz vietas vai virtuālais zvanu centrs labāk atbilst jūsu biznesam.
Tālruņu sistēmas var būt ļoti dārgas. Tās ir dārgas iegādāties un uzturēt, tāpēc pareizas biznesa tālruņu sistēmas izvēle ir svarīga jebkuram uzņēmumam, kas vēlas darbināt veiksmīgu zvanu centru.
Ir svarīgi novērtēt tālruņu sistēmas izmaksas, jo tas palīdzēs jums noteikt, kura sistēma ir labākā jūsu biznesam. Tirgū ir pieejamas daudz dažādas tālruņu sistēmas, un katrai ir savas priekšrocības un trūkumi.
Lai novērtētu tālruņu sistēmas izmaksas, jums jāapsver šādi faktori:
Nav viena risinājuma visiem šim jautājumam. Tā vietā jums jāapsver jūsu biznesa vajadzības un tālruņu sistēmas veids, kas labāk atbilst šīm vajadzībām.
Kad jūs esat nolēmuši darbināt uz vietas vai virtuālu zvanu centru , nākamais solis ir noteikt, cik daudz naudas un personāla būs nepieciešams.
Jūsu zvanu centra budžeta un personāla prasības ir svarīgas, lai noteiktu, cik daudz naudas un cilvēkspēka jums būs nepieciešams, lai sāknētu savu zvanu centru. Šī informācija ir arī svarīga, pieņemot līdzekļus vai pieņemot darbā darbiniekus.
Lai novērtētu sava zvanu centra budžetu un personāla prasības, jums jāapsver šādi faktori:
Jūs varat izveidot reālistisku zvanu centra budžetu un personāla plānu, atbildot uz šiem jautājumiem.
Padoms: Veidojot savu budžetu un personāla plānu, ir svarīgi atcerēties, ka šie skaitļi mainīsies laika gaitā. Kad jūsu zvanu centrs pieaug, jums var būt nepieciešams pievienot vairāk darbinieku vai modernizēt savu aprīkojumu. Pārliecinieties, ka jūs esat gatavs šīm izmaiņām, lai jūsu zvanu centrs turpinātu darbināties vienmērīgi.
Tirgū ir pieejami daudz dažādi zvanu centra programmatūras veidi . Ir svarīgi izvēlēties pareizo programmatūru jūsu zvanu centram, lai efektīvi darbinātu savu biznesu.
Pareizas zvanu centra programmatūras izvēle ir svarīga, jo pieejamie risinājumi atšķiras pēc izmaksām, izvietošanas modeļa, uzturēšanas, mērogojamības un robustuma. Jums jāatrod tas, kas labāk atbilst jūsu biznesam.
Izvēloties zvanu centra programmatūras veidu, jums jāapsver šādi faktori:
Kad jūs esat nolēmuši par zvanu centra programmatūras veidu, ir pienācis laiks izvēlēties sniedzēju. Ir pieejami daudz dažādi sniedzēji, tāpēc ir svarīgi veikt pētniecību un atrast to, kas labāk atbilst jūsu vajadzībām.
Jūsu izvēlētais programmatūras sniedzējs būs nozīmīgs jūsu zvanu centra panākumiem. Pārliecinieties, ka izvēlieties sniedzēju, kas piedāvā jums nepieciešamās funkcijas un atbalstu.
Izvēloties programmatūras sniedzēju, jums jāapsver šādi faktori:
Kad jūs esat izvēlējies savu zvanu centra programmatūru, ir pienācis laiks optimizēt tās funkcijas. Tas palīdzēs jums iegūt maksimālu ieguvumu no sava ieguldījuma.
Zvanu centra funkciju optimizēšana palīdz jums iegūt maksimālu ieguvumu no jūsu programmatūras un uzlabot jūsu zvanu centra efektivitāti.
Pareiza personāla pieņemšana darbā ir svarīga jūsu zvanu centra panākumiem. Jums jāatrod cilvēki, kuri ir prasmīgi, motivēti un spēj tikt galā ar darba prasībām.
Jūsu pieņemtais personāls tiešā veidā ietekmēs klientu apkalpošanas kvalitāti, ko sniedz jūsu zvanu centrs. Pārliecinieties, ka pieņemat darbā cilvēkus, kuri ir prasmīgi un motivēti.
Sava komanda apmācīšana ir svarīga, lai nodrošinātu, ka viņi var tikt galā ar jebkuru situāciju, kas var rasties. Tas ietver gan tehnisko apmācību, gan mīksto prasmju apmācību.
Pareiza apmācība nodrošina, ka jūsu aģenti var efektīvi apstrādāt klientu jautājumus un sniegt konsekventa apkalpošanas līmeņa.
Pareizs aprīkojums ir svarīgs efektīva zvanu centra darbināšanai. Tas ietver aparatūru, programmatūru un citus rīkus.
Pareizs aprīkojums nodrošina, ka jūsu aģenti var darbināt efektīvi un sniegt augstu klientu apkalpošanas līmeni.
Sava zvanu centra procesu organizēšana ir svarīga vienmērīgas darbības nodrošināšanai. Tas ietver visu, sākot no jaunu aģentu ieviešanas līdz sūdzību apstrādei.
Labi organizēti procesi palīdz nodrošināt, ka jūsu zvanu centrs darbojas vienmērīgi un ka aģenti zina, kas jādara jebkurā situācijā.
Daudzus procesus jāorganizē zvanu centra iestatīšanas laikā, tostarp:
Modelējiet zvanu centra organizatorisko struktūru pēc sava uzņēmuma org diagrammas, kas palīdzēs aģentiem justies ērtāk savos jaunajos darbos. Turklāt iekšējā komunikācija starp departamentiem būs daudz vieglāka.
Ir daudz veidu, kā modelēt zvanu centra organizatorisko struktūru, tostarp:
Pareizo galveno veiktspējas rādītāju (KPI) noteikšana var būtiski ietekmēt zvanu centra panākumus.
Izsekojot rādītājus, jūs varat redzēt, kā darbojas jūsu zvanu centrs, un identificēt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Tas palīdzēs jums pieņemt datus pamatotus lēmumus par sava biznesa darbības uzlabošanu.
Daži no svarīgākajiem ietver:
Neatkarīgi no tā, cik labi jūs plānojat, zvanu centrā vienmēr var kaut kas noiet greizi.
Katastrofas atveseļošanas plāns var ātri iedarbināt jūsu zvanu centru, ja kaut kas notiek. Tas palīdz minimizēt ietekmi, ko krīze var atstāt uz jūsu zvanu centra darbību .
Lai nodrošinātu, ka jūsu zvanu centrs sniedz konsekventes klientu pieredzi, ir svarīgi pievērst lielāku uzmanību tā kvalitātes nodrošināšanas procedūrām.
Tas palīdz jums izsekot klientu apkalpošanas līmenim, ko sniedz jūsu zvanu centrs, un identificēt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi.
Pirms jūs palaižat savu izejošo/ieejošo zvanu centru , ir svarīgi veikt virkni testu, lai pārliecinātos, ka viss darbojas pareizi.
Jebkādas esošās problēmas ir jāidentificē un jāatrisina, pirms jūsu zvanu centrs var piekļūt lielākai auditorijai. Iepriekš gatavojoties, jūs nodrošiniet, ka palaišanas laikā neko nepajūks greizi.
Pirms palaišanas, jums jāpārbauda šādi:
Tagad, kad jūsu zvanu centrs ir gatavs, jūs varat to palaist.
Zvanu centra iestatīšana var būt sarežģīta, taču ar pareizajiem rīkiem tas var būt relatīvi vienkāršs process. Ja virzīsieties soli pa solim un atzīmēsiet jau paveiktos punktus, nekas netiks nokavēts. Izmantojot šo metodi, jūs varēsiet novērst turpmākās izmaiņas, kas traucētu jūsu zvanu centru, turklāt ietaupīsiet naudu un pūles.
Zvanu centra palaišanas dienā pārliecinieties, ka viss ir kārtībā. Visa tehnoloģija ir jādarbojas pareizi, savukārt visi skripti un procedūras ir jāpārbauda. Esiet gatavi dažiem pirmajā dienā, taču ar rūpīgu plānošanas procesu viss ir jādarbojas vienmērīgi.
Lai iestatītu zvanu centru, jums jāizvēlas pareizā tehnoloģija, jāizveido procedūras un jāveic testi. Mūsu zvanu centra iestatīšanas kontrolsaraksts jūs vadīs caur katru šī procesa soli.
Jā, LiveAgent var jums palīdzēt sākt savu zvanu centra biznesu. Tas nodrošina visus rīkus un resursus, kas jums nepieciešami, lai sāktu, turklāt mūsu ekspertu komanda ir pieejama, lai jums palīdzētu katrā solī.
Ir svarīgi precizēt, ka zvanu centra darbinieku nepieciešamie dokumenti var atšķirties atkarībā no nozares, valsts un uzņēmuma. Parasti viņiem var būt nepieciešami identifikācijas dokumenti, adreses apliecinājums, iespējams, sociālā apdrošināšanas vai nodokļu numurs un attiecīgā izglītības kvalifikācija. Personu ieteicams konsultēties ar savu darba devēju vai personāla vadību par lomai specifiskiem dokumentu prasībām.
Veiksmīgs izejošo zvanu centrs ir nepieciešams labi apmācītiem, motivētiem aģentiem, kuri var pozitīvi iesaistīt patērētājus, ko atbalsta turpināta apmācība. Būtiski tehnoloģijas rīki ietver uzticamu CRM sistēmu, zvanu izsekošanu, ierakstīšanas programmatūru un prognozējošas dialošanas sistēmas. Ir jāizveido skaidri mērķi un panākumu rādītāji, piemēram, konversijas koeficienti un zvanu risināšanas laiki. Atbilstība tiesību aktiem, piemēram, TCPA un Nacionālajam nezvanu reģistram, ir arī svarīga, lai uzbudinātu uzticību un novērstu juridiskas problēmas.
Uzziniet, kā iestatīt zvanu centru, izmantojot 10 soļu ceļvedi, kas aptver mērķu noteikšanu, budžeta plānošanu, programmatūras atlasi, personāla komplektēšanu u...
Visaptverošs zvanu centra prasību kontrolsaraksts, kas aptver programmatūru, interneta savienojumu, aprīkojumu, tehnoloģiju, CRM, zvanu funkcijas, personālu, at...
Racionalizējiet savu zvanu centra iestatīšanu ar mūsu galīgo kontrolsarakstu! Uzziniet par mērķiem, rīkiem, darbinieku apmācību un panākumu padomiem. Sāciet tūl...
Pievienojieties mūsu apmierinato klientu kopienai un nodrošiniet izcilu klientu apkalpošanu ar LiveAgent.
