
Komunikācijas plāna veidnes
Atklājiet efektīvas komunikācijas plāna veidnes, lai iesaistītu ieinteresētās puses, pārvaldītu krīzes un vienmērīgi uzsāktu kampanijas. Sāciet plānošanu šodien...


Visaptverošs krīzes komunikācijas plāna kontrolsaraksts, kas palīdz organizācijām sagatavoties negaidītām situācijām. Ietver ieinteresēto pušu identificēšanu, komunikācijas vadītāju iecelšanu, ziņojumu veidņu izstrādi, komunikācijas kanālu izvēli, personāla apmācību un regulāru plāna atjauninājumus.
Krīzes komunikācijas plāns ir svarīgs instruments, kas var palīdzēt organizācijām efektīvi pārraidīt savu ziņojumu krīzes laikā. Šis kontrolsaraksts var palīdzēt jums izstrādāt visaptverošu stratēģiju jūsu komunikācijas mērķu sasniegšanai krīzes laikā.
Neatkarīgi no tā, kādā nozarē jūs strādājat, ir svarīgi, lai būtu krīzes komunikācijas plāns. Negaidīta situācija var rasties jebkurā laikā, piemēram, sabiedrības veselības ārkārtas situācijas, piemēram, Covid-19 krīze, tāpēc gatavošanās var palīdzēt jums efektīvi komunikācijai un minimizēt ietekmi uz jūsu uzņēmumu.
Viena no svarīgākajām krīzes komunikācijas īpašībām ir iepriekšēja plānošana. Veltot laiku komunikācijas plāna izstrādei krīzes laikā, pirms tā notiek, jūs varat nodrošināt, ka jums ir skaidra un kodolīga stratēģija, kurai sekot, ja un kad notiek katastrofa. Kontrolsaraksts var palīdzēt jums identificēt efektīvu riska komunikācijas stratēģiju galvenos elementus, kas nozīmē, ka jūs būsiet gatavi jebkam.
Jebkura organizācija var gūt labumu no krīzes komunikācijas stratēģijas. Neatkarīgi no tā, vai jūs strādājat privātajā vai publiskajā sektorā, vai esat bezpeļņas organizācija, gatavošanās krīzei ir būtiska. Krīzes komunikācijas plāna kontrolsaraksts var palīdzēt jums sākt izstrādāt efektīvu stratēģiju tam.
Uzņēmumu īpašnieki Ja jūs esat uzņēmuma īpašnieks vai vadītājs, jums jābūt gatavam krīzes iespējamībai. Krīzes komunikācijas plāna kontrolsaraksts var palīdzēt jums sagatavoties reaģēt, ja katastrofa tomēr notiek.
Vadītāji Ja jūs vadāt cilvēku komandu, jums jābūt gatavam krīzes iespējamībai. Būs jūsu atbildība nodrošināt, ka visi zina, kas jādara un kā efektīvi komunikācijai, ja krīze notiek.
Darbinieki Ja jūs esat darbinieks, jums jāapzinās jūsu uzņēmuma krīzes komunikācijas stratēģija. Krīzes gadījumā būs svarīgi, lai jūs zinātu, kā komunikācijai ar klientiem, klientiem un sabiedrību.
Ir dažas krīzes komunikācijas īpašības, kas jāiekļauj katrā plānā. Šeit mēs esam izklāstījuši, ko mēs uzskatām par efektīvas krīzes komunikācijas stratēģijas svarīgākajiem komponentiem.
Tas ietver ikvienam, kurš varētu tikt ietekmēts no krīzes, piemēram, darbiniekiem, klientiem, piegādātājiem, investoriem utt.
Ir svarīgi apsvērt, kā katra no šīm grupām tiks ietekmēta no krīzes un kādas ir viņu specifiskās vajadzības un bažas. Tas palīdzēs jums pielāgot jūsu krīzes komunikācijas stratēģiju, lai atbilstu katras grupas vajadzībām.
Apsvērt, kurš varētu tikt ietekmēts no krīzes, gan pozitīvi, gan negatīvi, un padomāt par to, kurš ir ieinteresēts rezultātā. Piemēram, ja jūs esat uzņēmuma īpašnieks, tad jūsu darbinieki, klienti, piegādātāji un investori visi būtu uzskatīti par ieinteresētajām pusēm. Ja jūs esat bezpeļņas organizācija, tad jūsu ieinteresētās puses varētu ietvert donorus, brīvprātīgos, labuma saņēmējus un sabiedrību.
Tas varētu būt viens cilvēks, piemēram, ģenerāldirektors vai prezidents, vai tas varētu būt cilvēku komanda.
Ir svarīgi, lai kāds būtu atbildīgs par komunikāciju, lai būtu skaidra komandu vadības ķēde un visi zina, pie kā vērsties informācijai. Tas palīdzēs nodrošināt, ka komunikācija ir skaidra un kodolīga.
Labākais veids, kā to izdarīt, ir iecelts kādu vai cilvēku komandu, pirms krīze notiek. Ideāls cilvēks, kurš būtu atbildīgs par komunikāciju krīzes laikā, ir kāds, kurš ir līdzsvarots un spēj skaidri domāt zem spiediena. Viņiem arī jābūt labiem komunikācijas spējiem ar cilvēkiem, gan mutiski, gan rakstiski.
Kad esat noteicis, kurš būs atbildīgs par krīzes komunikācijas pūļiem, jums jānodrošina, ka šis cilvēks saprot, kas no viņa tiek gaidīts šajā lomā.
Persona, kas atbildīga par krīzes komunikācijas stratēģijas ieviešanu, ir jāzina skaidri par to, kādas ir viņu pienākumi, lai viņi varētu rīkoties ātri un efektīvi krīzes gadījumā. Tas ietver vairāk nekā tikai plāna zināšanu – viņiem arī jāapzinās uzņēmuma kopējā komunikācijas stratēģija un jāspēj domāt uz kājām.
Labākais veids, kā to izdarīt, ir sēdēt ar viņiem un detalizēti pāriet plānu, izcēlot viņu specifiskās lomas un atbildības. Jums arī jāsniedz viņiem jebkāda apmācība vai resursi, kas viņiem nepieciešami, lai efektīvi pildītu savas pienākumus.
Iepriekš nosakiet, kuri kanāli (piemēram, e-pasts, SMS, sociālie mediji) tiks izmantoti komunikācijai, lai jūs varētu ātri izplatīt ziņu, kad rodas ārkārtas situācija.
Krīzes laikā ir svarīgi komunikācijai ar savu komandu un ieinteresētajām pusēm, izmantojot kanālus, kas viņus sasniegs visefektīvāk. Ir arī svarīgi iepriekš nosakīt, kādi kanāli tiks izmantoti komunikācijai, lai jūs varētu ātri izplatīt ziņu, kad rodas ārkārtas situācija. Šādā veidā jūs varat nodrošināt, ka visi saņem vienu un to pašu ziņojumu un ka neviens nav atstāts neskaidrībā krīzes laikā.
Apsvērt, kas ir jūsu auditorija un kādas komunikācijas metodes viņi visticamāk reaģēs. Piemēram, ja iekšējā komunikācija ar darbiniekiem prasa metodi, kuru viņi var viegli piekļūt darba stundās, piemēram, e-pasts vai intranet sistēma. Ja jūs komunikācijai ar klientiem, tad jums jāizmanto metode, kuru viņi var piekļūt jebkurā laikā, piemēram, sociālie mediji vai uzņēmuma vietne.

Tas ir labs veids, kā nodrošināt, ka visa komunikācija visos kanālos ir konsekventa, neatkarīgi no tā, kurš tos sūta.
Konsekvence ir svarīga krīzes komunikācijā, jo tā palīdz veidot uzticību jūsu auditorijā. Ja viņi redz vienu un to pašu ziņojumu no dažādiem avotiem, saņēmēji ir vairāk ticami, ka tas ir patiess. Turklāt konsekventi ziņojumi palīdzēs novērst neskaidrības un nodrošināt, ka visi ir vienā lapā.
Jums būs jāapsvēr dažādie kanāli, kurus jūs izmantosiet, un jāizveido veidne katram. Piemēram, ja jūs izmantojat e-pastu, tad jums jāizveido ziņojuma veidne, kuru var viegli pielāgot ar atbilstošo informāciju. Sociālajos medijos jūs vēlēsities izveidot veidni, kuru var izmantot visos dažādos platformās, kurās jūs esat klāt.

Iepriekš sagatavotu atbilžu uz bieži uzdotajiem jautājumiem (BUJ) var būt noderīgs veids, kā sniegt informāciju ieinteresētajām pusēm krīzes laikā.
BUJ lapa jūsu vietnē palīdz novērst neskaidrības un nodrošina, ka visi saņem vienu un to pašu informāciju. Turklāt tas var palīdzēt ietaupīt laiku, jo jums nebūs jāatbild uz vienu un to pašu, bieži atkārtotajiem jautājumiem vairākas reizes.
Jums būs jāapsvēr, kas ir jūsu auditorija un kādi jautājumi viņiem varētu būt. Piemēram, ja jūs komunikācijai ar darbiniekiem, tad jūs vēlēsities iekļaut jautājumus par uzņēmuma politiku ārkārtas situācijās. Ja jūs komunikācijai ar klientiem, tad jums būs jāiekļauj jautājumi par to, kā krīze viņus ietekmēs.

Krīzes laikā mediji var būt spēcīgs instruments informācijas izplatīšanai sabiedrībai.
Lai gan mediji var būt spēcīgs veids, kā sasniegtu savu auditoriju krīzes laikā, viņi var būt arī iejaucīgi un traucējošī. Tāpēc jums ir jāplāno, kā jūs risināsiet mediju pieprasījumus. Ja jūs spējat kontrolēt ziņojumu, ko mediji izplata, jūs varat palīdzēt nodrošināt, ka jūsu auditorija saņem precīzu un savlaicīgu informāciju.
Ir vairāki jautājumi, uz kuriem jums jāatbild, tostarp “Vai ir labāk iecelts runātāju, kurš būs galvenais kontaktpunkts medijiem?”, “Vai mēs rīkosim preses konferenci?” un “Vai mums jāizsniedz paziņojums presei?” Jums arī jāpadomā par to, kādu informāciju jūs izplatīsiet medijiem un kā jūs to izplatīsiet.
Krīzes laikā ir būtiski, lai būtu plāns komunikācijai ar darbiniekiem, lai visi būtu vienā lapā un tiktu izplatīta precīza informācija.
Ir svarīgi komunikācijai ar darbiniekiem krīzes laikā, lai visi zinātu, kas notiek un kāda būs uzņēmuma krīzes reaģēšana. Turklāt tas var palīdzēt novērst baumas un spekulācijas no izplatīšanas.

Vispirms ieceliet, kurš būs atbildīgs par komunikāciju ar darbiniekiem, kas varētu būt HR nodaļa vai kāds komunikācijā. Tad jums jānosaka, kā jūs komunikācijai ar darbiniekiem – piemēram, vai jūs nosūtīsiet e-pastu, rīkosiet sanāksmi vai ierakstīsiet video ziņojumu? Tas būs atkarīgs no jūsu uzņēmuma lieluma un krīzes smaguma.
Kad esat izveidojuši savu krīzes komunikācijas stratēģiju, ir pienācis laiks apmācīt galveno personālu par plānu, lai viņi zinātu, kas jādara krīzes gadījumā.
Viņi ir cilvēki, kuri būs atbildīgi par plāna ieviešanu krīzes gadījumā. Apmācot viņus iepriekš, jūs varat būt pārliecināts, ka viņi zinās, kas jādara, ja katastrofa notiek, un ir gatavi jebkurai iespējai.
Pirmais solis ir identificēt, kas ir jūsu galvenais personāls – tie parasti ir cilvēki vadības vai komunikācijas pozīcijās. Tālāk jums jāsniedz viņiem apmācība par krīzes komunikācijas plānu, ko var veikt dažādi veidi, piemēram, klātienes apmācības sesijas, tiešsaistes kurss vai drukāts manuāls.
Jūsu tiešsaistes krīzes komunikācijas plāns nav statisks dokuments – tas jāpārskata un jāatjaunina regulāri, lai nodrošinātu, ka tas paliek aktuāls un efektīvs, kā arī jāglabā digitāli vieglai piekļuvei.
Pasaule mainās ātri, un tas, kas varētu reiz tikt uzskatīts par efektīvu komunikāciju krīzes laikā, vairs var nebūt. Turklāt, kad jūsu uzņēmums aug un mainās, jūsu plāns un komunikācijas mērķi būs jāmaina līdz ar to. Regulāri pārskatot un atjauninot plānu, jūs varat būt pārliecināts, ka tas vienmēr būs aktuāls.
Atvēliet laiku vismaz reizi gadā vai pēc kāda cita iepriekš noteiktā perioda, lai pārskatītu visu dokumentu un veiktu nepieciešamās izmaiņas. Jums arī jāatjaunina plāns, kad jūsu uzņēmumā notiek nozīmīgas izmaiņas, piemēram, vadības maiņa vai jauna produkta palaišana.
Saskaroties ar krīzi, var būt kārdinājums pieņemt pieņēmumus par to, kas notiek un kas jādara. Tomēr tas bieži var radīt vairāk problēmu, nekā tas atrisina. Ir svarīgi palikt mierīgam un izvairīties no pieņēmumiem, lai jūs varētu skaidri domāt un pieņemt labākos iespējamos lēmumus.
Krīzes laikā ir svarīgi palikt fokusēts un uz uzdevuma. Tomēr tas var būt grūti, ja jūs jūtaties pārmērīgi nospiests vai stresots. Ja jūs atrodaties šajā situācijā, paņemiet pauzi, kad nepieciešams, lai jūs varētu atgriezties pie problēmas atsvaidzināts un gatavs to risināt. Ja jums nav laika paņemt pareizu pauzi, vismaz apstājieties, lai elpotu un mēģiniet noskaidrot savu galvu dažas minūtes.
Kad jūs esat zem spiediena, var būt viegli pieņemt nepārdomātus lēmumus, par kuriem jūs vēlāk nožēlosiet. Ja iespējams, izvairieties no jebkādu lielu lēmumu pieņemšanas, līdz krīze ir pagājusi un jums ir bijis laiks padomāt par lietām. Ja jums ir jāpieņem lēmums, veltiet laiku un svērt visas iespējas, pirms kaut ko apstiprinājat.
Krīzes laikā ir svarīgi būt atvērtam ar savu komandu, saviem klientiem un sabiedrību. Esiet atklāts par to, ko jūs zināt un ko jūs nezināt – cilvēki novērtēs jūsu atklātību un tas palīdzēs veidot uzticību ar viņiem. Tas arī nozīmēs, ka visi tiek precīzi informēti par to, kas notiek.
Var būt viegli aizmirst par savām vajadzībām grūtos periodos. Tomēr ir svarīgi pirmkārt parūpēties par sevi. Tas nozīmē nodrošināt, ka jūs pareizi ēdat un gulat, regulāri vingrojaties un veltiet laiku sev, kad jums tas nepieciešams. Darīdami šīs lietas, jūs būsiet labākā pozīcijā, lai risinātu krīzi un palīdzētu citiem.
Personas vai personu vārdi, kas pārņems vadību krīzes gadījumā. Skaidrs un kodolīgs krīzes situācijas apraksts un nepieciešamie darbības soļi. Galveno darbinieku saraksts un viņu kontaktinformācija. Procedūras uzņēmuma īpašuma un konfidenciālās informācijas aizsardzībai. Protokoli komunikācijai ar darbiniekiem, klientiem un medijiem.
Nav vienota atbildes uz šo jautājumu, jo krīzes komunikācijas plāna atjauninājuma biežums atšķirsies atkarībā no organizācijas riska profila un riska veida, ar kuru tā saskaras. Tomēr lielākā daļa ekspertu piekrīt, ka krīzes komunikācijas plāns jāpārskata un jāatjaunina vismaz reizi gadā.
Varbūt visredzamākā priekšrocība ir tā, ka tas var palīdzēt efektīvi pārvaldīt un reaģēt uz krīzes situāciju, minimizējot kaitējumu jūsu organizācijai un tās reputācijai. Iepriekšēja plānošana, kas ir viena no galvenajām krīzes komunikācijas īpašībām, palīdzēs arī paredzēt un sagatavoties iespējamām krīzēm, identificēt galvenās ieinteresētās puses un izstrādāt atbilstošus ziņojumus katrai grupai, pārvaldīt ienākošo informāciju krīzes situācijas laikā, koordinēt pūles starp dažādiem jūsu organizācijas nodaļām un novērtēt jūsu krīzes reaģēšanas efektivitāti pēc tās beigām. Vienkārši sakot, labi izstrādāts plāns var nozīmēt atšķirību starp sekmīgu vētras pārdzīvošanu un pārmērīgu nospiešanu.
Skaidra un efektīva komunikācija krīzes laikā ir būtiska, lai nodrošinātu, ka visi ir vienā lapā un zina, kas jādara. Lai gan ir daudz dažādu cilvēku, kuri varētu potenciāli vadīt komunikāciju krīzes laikā, ir svarīgi izvēlēties kādu, kurš spēs palikt mierīgs zem spiediena un skaidri un kodolīgi paziņot visu atbilstošo informāciju. Viens cilvēks, kurš varētu potenciāli vadīt komunikāciju krīzes laikā, ir komandas vadītājs vai supervizors – viņi būtu atbildīgi par to, lai nodrošinātu, ka visi komandas locekļi ir informēti par attīstību un skaidri saprot, kas jādara. Vēl viena iespēja būtu iecelts īpašs komunikācijas virsnieks, kura vienīgā atbildība būtu pārvaldīt visu komunikāciju krīzes laikā – šim cilvēkam būtu jābūt prasmīgam augsta spiediena situāciju risināšanā un jābūt dziļai izpratnei par to, kā efektīvi komunikācijai ar dažādiem auditorijām.
Galvenie jūsu krīzes komunikācijas pūļu aspekti ir: Novērtējiet situāciju un nosakiet labāko rīcības kursu. Rīkojieties ātri, lai mazinātu kaitējumu un novērstu papildu zaudējumus. Sazinies ar galvenajām ieinteresētajām pusēm. Pārvaldiet medijus un viņu perspektīvu par krīzes komunikāciju no jūsu organizācijas. Risināt jebkādus juridiskos jautājumus. Novērtējiet krīzes reaģēšanu un to, vai jūsu komunikācijas mērķi tika sasniegti.

Atklājiet efektīvas komunikācijas plāna veidnes, lai iesaistītu ieinteresētās puses, pārvaldītu krīzes un vienmērīgi uzsāktu kampanijas. Sāciet plānošanu šodien...

Visaptverošs attālinātā darba kontrolsaraksts palīdz darba devējiem pārvaldīt attālinātās komandas, iestatot rīkus, komunikācijas plānus un uzņēmuma kultūru. Ta...

Nodrošiniet savu zvanu centru ar mūsu visaptverošo drošības kontrolsarakstu. Uzziniet par piekļuves kontroli, šifrēšanu, atbilstību un vairāk!