Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts

Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts

Augstākā līmeņa klientu apkalpošana ir kritisks biznesa panākumu komponents. Apmierināts klients atgriezīsies atkal un atkal, bet viena negatīva pieredze varētu viņu pagriezt uz labu laiku.

Tāpēc ir svarīgi, lai būtu plāns, kā pēc iespējas efektīvāk atrisināt klientu problēmas. Šajā kontrolsarakstos mēs apspriedīsim visus nepieciešamos soļus, lai sniegtu bezvainojamu klientu apkalpošanas pieredzi no sākuma līdz beigām.

Kas ir klientu apkalpošanas kontrolsaraksts?

Klientu apkalpošanas kontrolsaraksiti var atšķirties no uzņēmuma uz uzņēmumu, bet parasti ietver tādus elementus kā sūdzību risināšana, palīdzības un informācijas sniegšana, un pateicības klientiem.

Citi elementi, kas var būt iekļauti, ir produktu vai pakalpojumu pārdošana vai krustpārdošana, pasūtījumu apstiprinājums un jebkādu neatbilstību risināšana.

Klientu apkalpošanas kontrolsarakstes nozīme

Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts var palīdzēt pārliecināties, ka jūs sniedzat labāko iespējamo pieredzi saviem klientiem dārgajā laikā. Tas var arī palīdzēt nodrošināt, ka netiek izlaisti soļi, strādājot ar klientu pieprasījumu vai problēmu.

Ir svarīgi, lai būtu stingrs klientu apkalpošanas protokols, lai visi darbinieki būtu informēti par soļiem, kas viņiem jāveic, lai sniegtu izcilu klientu apkalpošanu.

Neatkarīgi no tā, ar kuru uzņēmuma darbinieku klients sazinās, ir nepieciešama konsekventa klientu pieredze. Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts arī palīdz identificēt uzlabošanas jomas, lai servisa līmenis tiktu uzturēts klientu apmierinātības līmenī.

Kas var gūt labumu no klientu apkalpošanas kontrolsarakstes

  • Klientu apkalpošanas aģenti Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts var būt ārkārtīgi noderīgs aģentiem, kuri apstrādā ienākošos pieprasījumus vai sūdzības. Viņiem jāpievērš uzmanība detaļām un jāievēro specifisks klientu apkalpošanas process, sazinājušies ar esošajiem un potenciālajiem klientiem.

Jūsu uzņēmums paliks konsekvents, strādājot ar vairākiem dažādiem darbiniekiem, ja jums ir stingrs vadlīniju kopums. Turklāt tas palīdz jaunajiem darbinieku ātri iepazīties un izvairīties no kļūdām un pārmērīgas klientu apkalpošanas pūles.

  • Biznesa vadītāji Uzņēmuma īpašnieki un vadītāji var izmantot klientu apkalpošanas stratēģiju, lai izsekotu sava uzņēmuma klientu apkalpošanas departamenta virzību. Viņi var pārskatīt, cik labi tiek apstrādātas sūdzības, un identificēt jomas, kur ir nepieciešami uzlabojumi.

Viņi var arī izmantot to kā klientu apkalpošanas rīku, lai mērītu klientu apmierinātības līmeni un izsekotu izmaiņas. Tas var palīdzēt biznesa vadītājiem pieņemt lēmumus par to, kur piešķirt resursus klientu apkalpošanas uzlabojumiem.

  • Klientu apkalpošanas vadītāji un supervizori Klientu apkalpošanas kontrolsarakstes paraugs var būt ārkārtīgi noderīgs klientu apkalpošanas vadītājiem un supervizoriem, jo viņi ir atbildīgi par darbinieku darbības uzraudzību. Viņiem jāpārliecinās, ka darbinieki ievēro uzņēmuma protokolu, strādājot ar klientiem.

Kontrolsaraksts ļauj viņiem izsekot klientu apkalpošanas rādītājus un saņemt detalizētus pārskatus par to, cik labi darbojas viņu visa klientu atbalsta komanda.

Izpētiet klientu apkalpošanas kontrolsarakstu

Tas ir kritisks rīks jebkuram uzņēmumam, lai pārliecinātos, ka klienti ir laimīgi un apmierināti. Ievērojot šos vienkāršos soļus, jūs varat atrisināt savu klientu problēmas kā profesionālis!

Klientu apkalpošanas kontrolsaraksts

Viena no pirmajām lietām, kas jūsu atbalsta komandai jādara, ir pārliecināties, ka klienti var viegli ar viņiem sazināties. Klientiem nevajadzētu meklēt cauri FAQ lapām vai sūtīt vairākus e-pastus, pirms saņem atbildi.

Kāpēc viegli pieejama atbalsta komanda ir svarīga?

Ja klienti nevar sazināties ar jūsu atbalsta komandu, viņiem būs grūti atrisināt problēmas. Viņi var kļūt frustrēti un pārvest savu biznesu citur, ja viņi nesaņem palīdzību, kad viņiem tā visvairāk nepieciešama.

Live Agent atbalsta portāls

Kā nodrošināt, ka jūsu atbalsta komanda ir viegli pieejama?

Tas atšķirsies atkarībā no jūsu nozares. Daži uzņēmumi piedāvā 24 stundu telefona atbalstu, bet citi nodrošina tērzēšanas funkcijas.

Daži uzņēmumi izvēlas nepiedāvāt klientu apkalpošanu pa telefonu, bet tā vietā izmanto dažādas komunikācijas formas, piemēram, e-pastu vai sociālos medijus. Svarīgākais ir tas, ka klienti var ātri un viegli sazināties ar jūsu komandu, kad viņiem nepieciešama palīdzība.

Neaizmirstiet, ka dažādi pieprasījumu veidi var prasīt vairāk laika nekā citi, tāpēc ir svarīgi būt pārredzamiem klientiem par to, cik ilgi viņi var sagaidīt atbildi.

Kādus rīkus izmantot, lai padarītu savu atbalsta komandu viegli pieejamu?

  • laika izsekošanas lietotnes
  • darbinieku pārvaldības programmatūra
  • CRM rīki
  • klientu atbalsta programmatūra
  • LiveAgent zvanu centra programmatūra
  • LiveAgent tiešā tērzēšanas programmatūra

Jūsu klientiem jāzina, kādu pieredzi viņi var sagaidīt, sazinājušies ar palīdzības lūgumu.

Kāpēc skaidru klientu apkalpošanas cerību noteikšana ir svarīga?

Skaidras cerības vada klientus. Pārpratumi var tikt novērsti pirms pat klienta un jūsu komandas mijiedarbības sākuma.

Kā noteikt skaidras klientu apkalpošanas cerības?

Klientu apkalpošana tiek sagaidīta, ka būs pareiza, ātri un patīkama. Ir daudz veidu, kā jūs varat noteikt cerības, bet svarīgākais ir būt konsekvents.

Jūs vēlaties, lai visi jūsu klienti, sazinājušies ar palīdzības lūgumu, saņemtu līdzīgu personalizētu pieredzi. Skaidra izpratne par to, ko sagaidīt no jūsu biznesa, palīdzēs jums izvairīties no daudzām problēmām nākotnē.

Klientu apkalpošanas departaments

Kādus rīkus izmantot, lai noteiktu skaidras klientu apkalpošanas cerības?

  • e-pasta biļešu sistēma
  • LiveAgent biļešu programmatūra
  • darbinieku pārvaldības programmatūra
  • klientu apkalpošanas programmatūra
  • izklājlapu un diagrammu kopums
  • darbaspēka plānošanas lietotne

Ir svarīgi paziņot klientiem par jūsu biznesa darba laiku. Viņi zinātu, kad jūs esat pieejami un kādu laika joslu ņemt vērā, sazinājušies ar palīdzības lūgumu.

Darba laika iestatīšana ar Live Agent

Kāpēc darba laika norādīšana ir svarīga?

Jūsu atbalsta komandas darba laika norādīšana izskaidro ierobežojumus vai aizkaves.

Ja jūs nevarat sniegt klientu apkalpošanu noteiktā laikā, labāk ir paziņot klientiem. Viņiem jāspēj viegli uzzināt, kad uzņēmums būs atvērts viņiem, pirms viņi sazinās ar jautājumu vai problēmu.

Kā norādīt savu darba laiku?

Izvēlēties, kad jūs esat pieejami atbalstam, ir jūsu izvēle. Tomēr jums jāapsver, kā tas var ietekmēt klientus dažādās laika joslās vai tos, kuri paļaujas uz citiem pakalpojumiem noteiktā laikā.

Ja iespējams, mēģiniet būt pēc iespējas akomodējošs, lai sniegtu labāko klientu apkalpošanas pieredzi, ko varat.

Kādus rīkus izmantot, lai norādītu savu darba laiku?

  • LiveAgent laika izsekošanas lietotne
  • darba izklājlapas
  • nozares etaloni

Viens no veidiem, kā nodrošināt jūsu atbalsta komandas kvalitāti, ir izmantot chatbotus, kas ir datorprogrammas, kas var atdarināt cilvēka sarunas un palīdzēt klientiem ar viņu pieprasījumiem.

Kāpēc 24/7 chatbot izmantošana ir svarīga?

Chatboti ir pieejami visu laiku un var apstrādāt vairākas sarunas vienlaikus. Tādā veidā jūs varat palīdzēt vairāk klientiem jebkurā laikā un izvairīties no gariem gaidīšanas laikiem.

Chatboti ir ieprogrammēti, lai atbildētu uz bieži uzdotiem jautājumiem, kas atbrīvo jūsu atbalsta komandas laiku sarežģītākiem pieprasījumiem.

Ir daudz dažādu chatbotu, no kuriem izvēlēties, bet ir svarīgi, lai tie atbilstu klientu apkalpošanas veidam, ko vēlaties sniegt, un atbilstu jūsu biznesa mērķiem.

LiveAgent tērzēšanas sekcijas iestatīšana

Kā izmantot 24/7 chatbot?

Jūs varat izmantot chatbot savā tīmekļa vietnē, sociālo mediju platformās vai e-pasta mārketinga kampānās. Jums jāpārliecinās, ka jūsu komanda saprot, kā izmantot chatbot, lai visi būtu vienā lapā un zinātu, kā labāk to izmantot.

Pārliecinieties, ka jūs zināt, kā izmantot chatbot, un apmāciet savu komandu, lai visi būtu vienā lapā un zinātu, kā labāk izmantot šo vērtīgo aktīvu.

Kādus rīkus izmantot, lai izmantotu 24 stundu chatbot?

  • chatbot programmatūra
  • klientu apkalpošanas chatbot

Savu produktu un pakalpojumu pārzināšana palīdz sniegt labāku klientu apkalpošanu. Jūs varat piedāvāt risinājumus klientiem, kad sapratīsiet viņu prasības.

Kāpēc iepazīšanās ar saviem produktiem un pakalpojumiem ir svarīga?

Klienti sazinās, lai saņemtu atbalstu, jo viņiem ir jautājums vai problēma, kas jāatrisina. Ja jūs pazīstat savus produktus un pakalpojumus, būs viegli atbildēt uz jautājumiem vai palīdzēt atrisināt problēmas.

Turklāt jūs varēsiet piedāvāt risinājumus, kas ir pielāgoti jūsu produktiem un pakalpojumiem, kas rada labāku klientu pieredzi.

Iepazīstieties ar savu produktu risinājumiem un dažādajām funkcijām, ko tie piedāvā. Šīs zināšanas var tad nodot klientiem, kuri sazinās, lai saņemtu atbalstu.

LiveAgent produkta cilne

Kā iepazīties ar saviem produktiem?

Jūs varat viegli uzlabot savu produkta zināšanas, izlasot produkta dokumentāciju un uzzinot visu par to, ko katrs pakalpojums piedāvā. Ja jūs neesat pazīstams ar kaut ko, jautājiet kolēģim vai vecākajam kolēģim.

Ir arī svarīgi pārbaudīt savus produktus un pakalpojumus, lai jūs būtu ar viņiem pazīstams. Turklāt piedalieties vebināros un produkta apmācības sesijās, lai uzzinātu vairāk par to, ko piedāvā jūsu uzņēmums.

Kādus rīkus izmantot, lai iepazītos ar saviem produktiem?

  • produktu manuāļi
  • apmācības materiāli
  • vebināri
  • atbalsta forumi
  • iekšējā zināšanu bāze

Kad runa ir par klientu apkalpošanu, klienta liekšana pirmajā vietā vienmēr jābūt jūsu galvenajam prioritātam. Tas nozīmē viņu problēmu risināšanu un viņu jautājumu atbildēšanu savlaicīgi un efektīvi.

Kāpēc klienta liekšana pirmajā vietā ir svarīga?

Tas ir atslēga pozitīvas klientu pieredzes radīšanai. Tas palīdz jūsu biznesa reputācijai un uzlabo jūsu zīmola vispārējo uztveri. Turklāt tas palīdzēs jums radīt lojalus klientus.

LiveAgent iesūtne visu biļešu priekskats - ātrs un vienkāršs klientu saziņa ar Live Agent

Kā jūs liekat klientu pirmajā vietā?

Sniedziet kvalitatīvu klientu apkalpošanu, atrisinot problēmas precīzi, izmantojot efektīvu klientu apkalpošanas sistēmu.

Klausieties savu klientu vajadzības un pievienojiet funkcijas savam produktam vai pakalpojumam, pamatojoties uz to, ko vēlas jūsu klienti. Nodrošiniet viņiem uzticamu pakalpojumu.

Izmantojiet mērķu pārvaldības metodi, piemēram, OKR (mērķi un galvenie rezultāti). Tas ir efektīva stratēģija, kas var palīdzēt jums sasniegt ikdienas mērķus, vienlaikus paliekot uz virsotnes ar ilgtermiņa mērķiem.

Kādus rīkus izmantot, lai liektu klientu pirmajā vietā?

  • chatbot programmatūra
  • LiveAgent livechat un zvanu centrs
  • klientu apkalpošanas kontaktu logrīki

Kad runa ir par klientu apkalpošanu, ātras atbildes ir būtiskas. Tas nozīmē pieprasījumu risināšanu un jautājumu atbildēšanu pēc iespējas ātrāk.

Kāpēc ātras atbildes ir svarīgas?

Klienti var kļūt frustrēti, ja jūs neatbildat uzreiz, un viņi var pārvest savu biznesu citur. Dažos gadījumos viņi var atstāt negatīvus atsauksmes, kas var kaitēt jūsu reputācijai.

Un, ja problēma ir laika jutīga, ātras atbildes nesniegšana var padarīt problēmu sliktāku.

Kā atbildēt ātri?

Jums vienmēr jābūt plānam, kā jūs atbildēsiet uz klientu pieprasījumiem. Tas ietver procesa iestatīšanu, kā jūs risināsiet dažādu veidu jautājumus un atrisināsiet problēmas.

![LiveAgent tiešā tērzēšanas logs](/images/checklists/respond quickly.svg)

Turklāt pārliecinieties, ka jums ir nepieciešamie resursi, lai varētu ātri apstrādāt klientu pieprasījumus. Nosakiet atbildes laiku saviem aģentiem, lai viņi varētu sniegt klientu apkalpošanas līmeni, ko jūs sagaidāt.

Kādus rīkus izmantot, lai atbildētu ātri?

  • tiešā tērzēšanas programmatūra
  • e-pasta atbalsta programmatūra
  • telefona atbalsts/zvanu centra programmatūra
  • palīdzības galda programmatūra
  • sociālo mediju uzraudzība
  • klientu komunikācijas pārvaldības rīks (CCM)

Kad runa ir par klientu apkalpošanu, viena no svarīgākajām prasmēm (papildus aktīvam klausīšanās) ir spēja saskaņot klientu vajadzības ar produktu risinājumiem. Tas nozīmē izprast, ko katrs klients vēlas un vajag, un tad viņam sniegt labāko iespējamo risinājumu.

Klientu vajadzību apgūšana no LiveAgent analītikas

Kāpēc klientu vajadzību saskaņošana ar produktu risinājumiem ir svarīga?

Var būt grūti sniegt labāko klientu apkalpošanu, ja jūs nevarat saskaņot klientu vajadzības ar produktu risinājumiem. Tas var novest pie zaudētu pārdošanas, neapmierinātu klientu un kopumā negatīva ietekme uz jūsu biznesa reputāciju.

Kā saskaņot klientu vajadzības ar produktu risinājumiem?

Pareizi apmācot darbiniekus, kā uzdot jautājumus sarunās ar klientiem, jūs varat iegūt vērtīgu informāciju par to, kādus produktu risinājumus vēlas klienti. Pārbaudiet, vai jūs varētu sniegt šos risinājumus nākotnē, ja jums tie vēl nav pieejami. Esiet godīgs ar saviem klientiem par to, kādi produktu risinājumi jums ir pieejami.

Kādus rīkus izmantot, lai saskaņotu klientu vajadzības ar produktu risinājumiem?

  • pircēja personas matricas
  • klientu ceļojuma kartēšana
  • funkciju/funkcionalitātes matricas
  • problēmas-risinājuma atbilstības matricas
  • produkta ceļa kartēšanas programmatūra
  • tirgus analīzes programmatūra

Klienta informēšana katrā problēmas risināšanas procesa posmā ir būtiska. Tas nozīmē viņiem pastāstīt, ko jūs darāt, cik ilgi tas prasīs, lai atrisinātu problēmu, un kad viņi var sagaidīt atbildi.

Kāpēc klienta informēšana ir svarīga?

Ja jūs neinformējat klientu, viņi var justies, ka viņu problēma netiek ņemta nopietni vai ka jūs viņus ignorējat.

Tas var novest pie frustrācijas un sliktiem atsauksmēm, kas kaitēs nākotnes pārdošanai. Pasaulē, kur klientu pieredze ir milzīga spēka, tas ir pēdējais, ko jūs vēlaties.

Kā turēt klientu informētu?

Pārliecinieties, ka jums ir risināšanas procesa plāns un kā jūs to paziņosiet saviem klientiem. Izskaidrojiet, kā jūs plānojat atrisināt viņu problēmas, aprēķinu par to, kad viņi var sagaidīt risinājumu, un ko jūs darīsiet, ja to nevar atrisināt uzreiz.

Komunikācija ar klientiem ir svarīga

Jums jāpārliecinās, ka jūsu darbinieki saprot klientu informēšanas nozīmīgumu.

Kādus rīkus izmantot, lai turētu klientu informētu?

  • e-pasta adrešu datu bāze
  • e-pasta pārsūtīšanas risinājumi
  • CRM
  • izsekošanas lietotnes

Viens no labākajiem veidiem, kā sniegt ātru un vienkāršu klientu apkalpošanu, ir jau gatavām atbildēm uz bieži uzdotiem jautājumiem.

LiveAgent FAQ atbalsts

Kāpēc atbilžu sagatavošana ir svarīga?

Jau gatavām atbildēm uz bieži uzdotiem jautājumiem samazinās e-pastu un tērzēšanas skaits ar klientiem. Tāpēc jūsu darbinieki var pavadīt savu laiku svarīgākos uzdevumos, piemēram, jaunu klientu problēmu risināšanā vai veidu meklēšanā, kā uzlabot produktus un pakalpojumus.

Kā sagatavot atbildes?

Izveidojiet sarakstu ar bieži uzdotiem jautājumiem no klientiem, lai jūs varētu tos prioritizēt, pamatojoties uz to, cik bieži katrs no tiem parādās.

Uzrakstiet detalizētas atbildes, ieskaitant iespējamos risinājumus vai nākamos soļus. Tad jūs varat sagatavot jau gatavās atbildes, lai pārliecinātos, ka klienti tiek apkalpoti ātri un efektīvi.

Kādus rīkus izmantot, lai sagatavotu jau gatavās atbildes?

  • FAQ programmatūra
  • sociālo mediju pārvaldības programmatūra
  • e-pasta automātiskie atbildētāji
  • e-pasta veidnes
  • chatboti
  • balss atpazīšanas programmatūra

Ja jūs vēlaties sniegt ātru un efektīvu klientu apkalpošanu, ir svarīgi noteikt noteiktu laika grafiku, kurā klienti var sagaidīt atbildes vai risinājumus saviem pieprasījumiem.

Kāpēc vidējā atbildes un risināšanas laika noteikšana ir svarīga?

Tas ļauj jums noteikt klientu cerības un nodrošināt, ka tās tiek izpildītas. Tas arī ļauj jums izsekot savu veiktspēju, lai redzētu, kur var veikt uzlabojumus.

Turklāt tas minimizē dīkstāves brīžus jūsu komandā un respektē jūsu klientu laiku.

LiveAgent atbildes un risināšanas SLA laika iestatījumi

Kā jūs nosakāt vidējo atbildes un risināšanas laiku?

Sāciet, izmērot, cik ilgi jums prasās atbildēt uz pieprasījumu no sākuma līdz beigām.

Apsveriet, cik ilgi klients gaida atbildi, kā arī cik ilgi prasās, lai novērstu klientu problēmu.

Kādus rīkus izmantot, lai noteiktu vidējo atbildes un risināšanas laiku?

  • CRM
  • laika pārvaldības lietotnes
  • izsekošanas lietotnes
  • palīdzības galda programmatūra

Viena no lielākajām problēmām, ar kurām jūs varat saskarties, sniedzot klientu apkalpošanu, ir jūsu klientu emocionāli uzlādēto atbilžu pārvaldīšana. Jums jāzina, ko darīt, kad viņi ir frustrēti.

Kāpēc klientu frustrācijas pārvaldīšana ir svarīga?

Neļaujiet savu klientu frustrācijai traucēt efektīvu problēmu risināšanu. Ir svarīgi nodrošināt, ka jūs apstrādājat klientu negatīvās emocijas ar empātiju, bet bez tā, lai tās pilnībā pārņemtu. Tas ļaus labāk atrisināt problēmu, kā arī uzlabot attiecības ar klientu.

LiveAgent klientu frustrācijas pārvaldīšana

Kā pārvaldīt klientu frustrāciju?

Pirmais solis ir atzīt, kā jūsu klients jūtas. Tad jums jāmēģina saprast, kāpēc tas tā ir, un vai ir kaut kas, ko jūs varat darīt, lai palīdzētu to atrisināt.

Ir svarīgi nepalaist garām viņu dusmu jūtas, bet tā vietā strādāt ar viņiem, lai viņi varētu pārvarēt savu frustrāciju. Turklāt jums vienmēr jāatvainojas par jebkādu neērtības un jānodrošina, ka klients ir apmierināts ar risinājumu.

Kādus rīkus izmantot, lai pārvaldītu klientu frustrāciju?

  • NPS aptaujas
  • klientu apmierinātības aptaujas
  • empātijas apmācība
  • klausīšanās prasmju apmācība
  • dusmu pārvaldības apmācība
  • klientu apkalpošanas manuāļi
  • sūdzību apstrādes procedūras

Pēc tam, kad esat veltījis laiku, lai saprastu sava klienta frustrāciju, mēģiniet viņam palīdzēt atrisināt viņu problēmas pēc iespējas ātrāk.

Neatkarīgi no tā, vai tas ietver norēķinu problēmas risināšanu vai pasūtījuma apstiprinājumu. Svarīgais ir tas, ka jūs rūpējaties par viņu problēmu.

Problēmu risināšana noved pie laimīgiem klientiem

Kāpēc problēmas risināšana ir svarīga?

Jums jānodrošina, ka jūsu klienta jautājumi tiek atbildēti viņu maksimālai apmierinātībai. Tas, ka jūs dodaties papildu pūles, parāda jūsu klientam, ka jums viņš rūp. Tas, cerams, novestu pie tā, ka viņš turpinās darīt biznesu ar jums nākotnē.

Kā atrisināt problēmu?

Ir dažas lietas, par kurām jums jāzina. Pirmā ir tā, ka ne katras klienta problēmas var atrisināt tādā pašā veidā, un dažreiz jums var būt jābūt radošam.

Otrkārt, ir svarīgi, lai jums būtu visa nepieciešamā informācija, lai jūs varētu pareizi diagnosticēt un atrisināt problēmu. Visbeidzot, pārliecinieties, ka jūsu klients ir apmierināts ar risinājumu, pirms slēdzat lietu.

Kādus rīkus izmantot, lai atrisinātu problēmas?

  • problēmu risināšanas prasmes
  • klientu apkalpošanas manuāļi
  • sūdzību apstrādes procedūras
  • klientu sūdzību risināšanas apmācības kurss

Pat tad, kad jūsu klients ir neapmierināts vai sašutis, ir svarīgi saglabāt patīkamu un optimistisku attieksmi. Jūs nekad nevajadzētu viņu vainot par problēmu, bet tā vietā mēģiniet pārorientēt sarunu uz risinājuma atrašanu, kas darbojas visiem.

Pozitīva un pieklājīga klientu komunikācija

Kāpēc ir svarīgi palikt pieklājīgs un izmantot pozitīvu valodu?

Kad jūs mēģināt atrisināt problēmu ar kādu, kurš var justies neērti vai dusmīgs, ir svarīgi saglabāt sarunu pēc iespējas pozitīvu un pieklājīgu.

Tas var palīdzēt saspiest situāciju un padarīt jūsu klientu vairāk receptīvu tam, ko jūs sakāt. Tas arī parāda, ka jūs esat gatavs strādāt ar viņiem, lai atrisinātu problēmu.

Kā palikt pieklājīgs un izmantot pozitīvu valodu?

Tas var būt izaicinājums, bet vienmēr palieciet cieņpilns. Pat ja klients pats nav pieklājīgs.

Negatīva valoda jums nekur nevedīs. Pārliecinieties, ka jūs saglabājat pozitīvu un dzīvīgu toni - tas palīdzēs noteikt sarunu noskaņu.

LiveAgent klientu komunikācijas vadlīnijas

Kādus rīkus izmantot, lai palikt pieklājīgs un izmantotu pozitīvu valodu?

  • pieklājīgas valodas prasmes
  • klientu apkalpošanas manuāļi un veidnes
  • sūdzību apstrādes procedūras
  • pozitīvas attieksmes apmācības kurss

Ir pilnīgi normāli kļūt sašutim vai frustrētam, kad jums ir strīds ar vienu no saviem klientiem, bet ir svarīgi, lai jūs saglabātu šīs emocijas kontrolē.

Kāpēc neļaušana emocijām pārņemt ir svarīga?

Strādājot ar klientu sūdzībām un citām problēmām, ir daudz vietu, kur saruna var kļūt saspringta. Ir svarīgi, lai jūs saglabātu savu mierīgumu un paliektu mierīgs. Emociju ļaušana pārņemt tikai padarīs lietas sliktākas.

Emociju apstrāde un klientu aprūpe ar LiveAgent

Kā neļaut emocijām pārņemt?

Ir dažādi padomi, kas palīdz jums palikt mierīgs, strādājot ar klientu sūdzībām darbā. Piemēram, veltiet sev laiku. Elpojiet, paņemiet īsu pastaigāšanu vai ūdens malku.

Tas palīdzēs jums pieiet situācijai ar skaidru galvu un būt vairāk receptīvam tam, ko klients saka. Jūs varat arī mēģināt aktīvi klausīties. Mēģiniet saprast viņu perspektīvu.

Kādus rīkus izmantot, lai neļautu emocijām pārņemt?

  • emocionālās inteliģences apmācības kurss
  • praktiski pieeja un prasmes
  • iekšējā politika un vadlīnijas
  • klientu apkalpošanas manuāļi un veidnes
  • sūdzību apstrādes procedūras

Tas palīdz veidot ilgtermiņa attiecības ar klientu.

Cerību pārsniegšana labākām attiecībām

Kāpēc ir svarīgi pārsniegt cerības?

Padarīt savu klientu patiesi novērtētus var mudināt viņus ieteikt savus draugus un ģimenes locekļus, lai darītu biznesu ar jums. Turklāt tas var būt lielisks veids, kā atšķirties no sava konkurenta.

Kā pārsniegt cerības?

Ir daudz veidu, kā darīt vairāk saviem klientiem. Piemēram, nosūtiet viņiem ar roku rakstītu pateicības vēstuli par viņu biznesu, vai dāviniet viņiem nelielu dāvanu kā pateicības zīmi.

Ja viņiem ir bijusi negatīva pieredze, jūs varētu darīt papildu pūles un piedāvāt viņiem atlaidi viņu nākamajam pirkumam. Pārliecinieties, ka jūs piedāvājat viņiem kaut ko, ko viņi neizrādīs.

Kādus rīkus izmantot, lai pārsniegt cerības?

  • auditorijas kartēšana
  • sociālo mediju uzraudzības pārskati
  • klientu atsauksmes
  • aptaujas
  • ārkārtējās klientu apkalpošanas prasmes

Viena lieta, ar ko mēs varam piekrist, ir tā, ka klients vienmēr ir taisnīgs. Nākamreiz, kad jūs runājat ar klientu, noteikti lūdziet viņu atsauksmes un ieteikumus.

Kā biznesa rezultāts, jūs labāk sapratīsiet, ko viņi sagaida no jūsu biznesa, un viņi jutīsies vairāk iesaistīti jūsu organizācijā.

Lieliskas atsauksmes ir labākā reklāma

Kāpēc atsauksmju lūgšana ir svarīga?

Kad jūs lūdzat atsauksmes, tas parāda jūsu klientiem, ka jums rūp viņu viedokļi un jūs vēlaties veikt izmaiņas, pamatojoties uz to, ko viņi saka.

Tas dod viņiem balsi, kas var būt patiesi spēcīga, kad runa ir par izmaiņām jūsu uzņēmumā. Bez teiktā, tas var pozitīvi ietekmēt klientu pieredzi un lojalitāti.

Kā lūgt atsauksmes?

Ir daudz dažādu metožu klientu atsauksmju un atsauksmju vākšanai, bet viena no labākajām ir vienkārši viņus tieši jautāt.

Nosūtiet e-pasta kampaņas aptauju vai izmantojiet savus sociālo mediju klientu apkalpošanas rīkus, lai sāktu diskusiju. Ja jūs esat tieši ar klientu, nebaidieties lūgt viņu domas par saviem pakalpojumiem. Aktīvi meklējot un novērtējot klientu atsauksmes, jūs varat nepārtraukti uzlabot savus pakalpojumus, lai labāk atbilstu viņu vajadzībām un cerībām.

Kādus rīkus izmantot, lai lūgtu atsauksmes?

  • klientu aptaujas
  • fokusa grupas
  • tiešsaistes veidlapas
  • sociālo mediju klausīšanās

Jūsu klientu apkalpošanas komandas audits var atklāt uzlabošanas iespējas. Jūs varat izmantot rādītājus, lai novērtētu savu veiktspēju, ieskaitant produkta apmācības iespējas un klientu apkalpošanas pārstāvju prasmju iespējas.

Pakalpojumu uzlabošana ar LiveAgent analītiskajiem rīkiem

Kāpēc ir svarīgi pārskatīt savu klientu apkalpošanas veiktspēju?

Regulāri pārskatiet savu klientu apkalpošanas veiktspēju. Turiet savu biznesu spēlē, pārliecinoties, ka jūs vienmēr sniedzat labāko pieredzi saviem klientiem.

Kā pārskatīt klientu apkalpošanas veiktspēju?

Paturiet prātā, ka svarīgākais aspekts veiktspējas pārskatiem ir pārliecināties, ka jūs tos veiciet regulāri.

Jūs varētu veikt gada pārskatu un redzēt, kur jūsu komanda ir izcila, kā arī kādas jomas jāuzlabo. Otra iespēja ir veikt ceturkšņa pārskatus, kas nozīmētu, ka jūs pieņemat proaktīvāku pieeju atsauksmju sniegšanai.

Kādus rīkus izmantot, lai pārskatītu klientu apkalpošanas veiktspēju?

  • LiveAgent
  • zvanu ieraksti
  • klientu apkalpošanas aptaujas
  • NPS aptaujas
  • klientu apkalpošanas analītikas informācijas panelis

Klientu apkalpošanas kontrolsarakstes kopsavilkums

  • Padariet savu atbalsta komandu viegli pieejamu
  • Nosakiet skaidras klientu apkalpošanas cerības
  • Norādiet savu darba laiku
  • Izmantojiet 24/7 chatbot
  • Iepazīstieties ar saviem produktiem un pakalpojumiem
  • Lieciet klientu pirmajā vietā
  • Atbildiet pēc iespējas ātrāk
  • Iemācieties saskaņot klientu vajadzības ar produktu risinājumiem
  • Turiet klientu informētu katrā posmā
  • Sagatavojiet atbildes uz bieži uzdotiem jautājumiem
  • Nosakiet savu vidējo atbildes un risināšanas laiku
  • Pārvaldiet klientu frustrāciju
  • Atrisiniet problēmu
  • Palieciet pieklājīgs un izmantojiet pozitīvu valodu
  • Neļaujiet emocijām pārņemt
  • Pārsniedziet cerības
  • Lūdziet atsauksmes
  • Pārskatiet savu klientu apkalpošanas veiktspēju

Bieži uzdotie jautājumi

Kā izmantot kontrolsaraksitus, lai uzlabotu klientu atbalstu?

Izveidojiet kontrolsarakstu ar bieži sastopamām problēmām, ar kurām saskaras klienti, un pārliecinieties, ka jūsu komanda zina, kā tās risināt. Kontrolsaraksitus var izmantot arī, lai uzraudzītu klientu atbalsta biļešu virzību, lai pārliecinātos, ka tās tiek apstrādātas pēc iespējas ātrāk. Visbeidzot, kontrolsaraksitus var izmantot kā apmācības rīku jauniem klientu atbalsta darbiniekiem, lai viņi iepazītos ar procesiem un procedūrām.

Kā jūs auditējat klientu apkalpošanas kontrolsarakstu?

Apstipriniet, ka visi nepieciešamie elementi ir iekļauti un precīzi aprakstīti. Piemēram, ja kontrolsarakstos teikts 'sveiciet klientu', pārliecinieties, ka tas norāda, kā to darīt (piemēram', 'sveiki', 'laipni lūdzam' vai 'labas rīts/vakars'). Visbeidzot, noteikti regulāri auditējiet kontrolsarakstu, lai tas būtu aktuāls. Kontrolsaraksiti var ātri kļūt novecojuši, tāpēc ir svarīgi tos periodiski pārskatīt un atjaunināt. Pielāgojiet klientu apkalpošanas kontrolsarakstes veidni sava zīmola specifiskajām vajadzībām.

Kādi ir 3 svarīgākie aspekti klientu apkalpošanā?

Mēs to definētu šajos trīs terminos: klientu orientācija, empātija un kvalitatīvs serviss. Kāpēc šie? Pirmais ir lieliskas klientu apkalpošanas pamatā un to var panākt, izstrādājot procesus, kas klientiem atvieglo darījumus ar jums (t.i., pastāstīt, ko viņi vēlas). Empātija ir vēl viens svarīgs lieliskas klientu apkalpošanas aspekts, jo tieši caur šo emociju jūsu darbinieki var zināt, kā palīdzēt katram klientam atrisināt viņu problēmas, neviņus aizskart. Pēdējais dod cilvēkiem kaut ko, ko viņi atcerēsies un par ko runās, kas lielu lomu spēlē tam, cik iespējams, ka kāds ar jums veiks darījumus un pat ieteiks citus.

Kādas prasmes jums jāpierāda, lai sniegtu labu klientu apkalpošanu?

Jums jābūt spējīgam efektīvi sazināties, jums jābūt spēcīgam darba ētikai un jums jābūt izcilām problēmu risināšanas prasmēm. Komunikācija ir atslēga klientu apkalpošanā. Lai efektīvi sazinātos ar klientiem, jums jāspēj skaidri un precīzi nodot informāciju. Spēcīga darba ētika ir svarīga, jo tā nodrošina, ka jūs vienmēr darāt visu iespējamo, lai atrisinātu jebkādas problēmas, ar kurām var saskarties klienti. Spēja ātri identificēt un atrisināt jebkādas problēmas, kas var rasties, ir arī būtiska panākumiem.

Kāpēc mīkstās prasmes ir svarīgas klientu apkalpošanā?

Tās ļauj klientu apkalpošanas pārstāvjiem sazināties ar klientiem personīgā līmenī. Tas palīdz veidot klientu uzticību un lojalitāti, kas noved pie paaugstinātu pārdošanas apjomu un labākas klientu saglabāšanas likmes. Turklāt mīkstās prasmes palīdz saspiest sarežģītas situācijas un atrisināt sūdzības pozitīvā veidā.

Uzzināt vairāk

Klientu apkalpošanas novērtēšanas kontrolsaraksts
Klientu apkalpošanas novērtēšanas kontrolsaraksts

Klientu apkalpošanas novērtēšanas kontrolsaraksts

Uzlabojiet klientu apkalpošanu ar visaptverošu novērtēšanas kontrolsarakstu, fokusējoties uz gaidu nospraušanu, komunikāciju uzraudzību, atgriezeniskās saites a...

9 min lasīšana
Customer Service Evaluation +2
Klientu apkalpošanas prasmju kontrolsaraksts
Klientu apkalpošanas prasmju kontrolsaraksts

Klientu apkalpošanas prasmju kontrolsaraksts

Apgūstiet būtiskas klientu apkalpošanas prasmes ar mūsu detalizēto kontrolsarakstu. No runāšanas prasmēm līdz empātijai, uzziniet, kas nepieciešams augstākās kl...

14 min lasīšana
Customer Service Skills +1
Klientu apkalpošanas standartu kontrolsaraksts
Klientu apkalpošanas standartu kontrolsaraksts

Klientu apkalpošanas standartu kontrolsaraksts

Uzlabojiet klientu apkalpošanu ar mūsu visaptverošo kontrolsarakstu, kas aptver politikas izveidi, pārredzamību, konsekvenci, atsaucību, AI integrāciju un daudz...

10 min lasīšana
Customer Service Sales +2

Jūs būsiet labās rokās!

Pievienojieties mūsu apmierinato klientu kopienai un nodrošiniet izcilu klientu apkalpošanu ar LiveAgent.

Post Affiliate Pro Dashboard - Campaign Manager Interface