Bezmaksas Izmēģinājums
woman working remotely from couch

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Attālinātā darba popularitāteei ir tendence pastāvīgi pieaugt, jo to pieņem arvien vairāk uzņēmumu. Ja esi viens no šiem darba devējiem, kura komanda ir attālināta, ir būtiski, lai viss noritētu raiti.

Šajā kontrolsarakstā ir izklāstītas nepieciešamie soļi attālinātā darba komandas vadīšanai, lai jūsu uzņēmums varētu attīstīties.

Kas ir attālinātā darba kontrolsaraksts?

Tā ir pamācība darba devējiem, lai palīdzētu viņiem attālināti vadīt savas komandas. Tā ietver atbilstošo rīku un procedūru izvēli, kā arī saziņas plāna izveidi.

Attālinātā darba kontrolsaraksta nozīmīgums

Attālinātajam darbam ir daudz priekšrocību, bet komandas vadīšana bez personiska kontakta var būt izaicinājums. Šis kontrolsaraksts palīdz nodrošināt, ka jūsu komanda ir stabila un produktīva, arī atrodoties ārpus biroja. Darba ņēmējs un darba devējs gūs labumu no tā, ja izveidos dažus pamatnoteikumus saziņai.

Kas būs ieguvējs no attālinātā darba kontrolsaraksta?

Mūsu attālinātā darba kontrolsaraksts būs parocīgs:

  • Uzņēmuma īpašniekiem: tas noskaidro, vai uzņēmums ir gatavs pieņemt darbā un vadīt attālinātus darbiniekus. To darot, viņi ir sagatavoti izaicinājumiem, kas var rasties.
  • Personāla nodaļām: tas palīdzēs apzināt un risināt potenciālās problēmas saistībā ar jaunu darba ņēmēju iesaistīšanu.
  • Attālinātajiem darbiniekiem: viņi var pārbaudīt, kuras jomas ir darba devēja atbildība.
  • Darbiniekiem, kas nav nestrādā attālināti: lai saprastu, vai viņiem attālināts darbs ir piemērots.

Pārlūkosim attālinātā darba kontrolsarakstu

Pamatjautājumi

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Ir skaidri jānosaka laiks, kurā darbiniekiem ir jāstrādā.

Kāpēc jūsu darba laiks noteikšana ir svarīga?

Darbiniekiem, un arī darba devējiem tas būtu jāapzinās. Ja cilvēki neapzinās savu darba laiku, tas var radīt problēmas ar produktivitāti un efektivitāti.

Attālinātā darba kontrolsaraksts
Darba stundu iestatījums programmā LiveAgent

Kā noteikt savu darba laiku?

Pajautājiet darbiniekiem, kurš ir viņiem visērtākais laiks, lai varētu paveikt savu darbu. Izlemiet, kas ir vispiemērotākais jūsu komandai, vai tas būtu precīzs darba laiks vai elastīgs grafiks.

Kādi rīki palīdz noteikt jūsu darba laiku?

Laika pārvaldības rīki, piemēram, Trello vai Toggl utt.

Nodrošiniet, lai darbinieki izprastu savus pienākumus. Noteikti nenodarbojieties ar mikropārvaldību, jo tas tikai izraisīs neapmierinātību un pazeminās produktivitāti.

Kāpēc ir svarīgi noteikt skaidrus pienākumus un to, ko jūs sagaidat?

Jo skaidrāk katrs saprot savus pienākumus un ko no viņa sagaida, jo produktīvāka būs darba vieta. Darba devēji varēs saukt darba ņēmējus pie atbildības par to rīcību, savukārt darba ņēmēji jutīsies, ka viņiem ir balsstiesības.

Create-rule-in-LiveAgent
LiveAgent Nosacījumu rīka piemērs

Kā noteikt skaidrus pienākumus un aprakstīt, ko jūs sagaidat?

Sagatavojiet amatu aprakstus, kas apraksta katra amata pienākumus, un, ja nepieciešams, atjauniniet tos. Informējiet darbiniekus, ja rodas kādas iespējamas izmaiņas.

Kādus rīkus izmantot šajā solī?

Sadarbības rīki, piemēram, Trello, Asana vai Basecamp darbiniekiem ļauj izveidot īpašus uzdevumus un sekot to izpildes gaitai.

Nosakiet skaidrus attālinātā darba noteikumus, attiecībā uz brīvdienām, pārtraukumiem, atvaļinājumiem un slimības dienām.

Kāpēc izlemšana par brīvo laiku ir svarīga?

Darba devējiem ir jānodrošina darba turpināšana, neskatoties uz darba kavējumiem, bet darba ņēmējiem ir jāzina, kas ir pieņemams, un kas – nē, paņemot brīvo laiku.

Kā izlemt par laika brīvo laiku?

Ieteicams atļaut vismaz dažas brīvās dienas, dažas apmaksātas un citas neapmaksātas atkarībā no konkrētajiem noteikumiem katram darbiniekam. Daži darba devēji pat pieļauj neierobežotu atvaļinājuma laiku, bet tas parasti prasa abpusēju uzticēšanos un apņemšanos strādāt atbildīgi bez uzraudzības. Lūdziet darbiniekiem pieprasīt brīvās dienas, cik vien iespējams, iepriekš.

Kādus rīkus izmantot, lai izlemtu par brīvo laiku?

Izmantojiet Google Docs vai Sheets, lai izveidotu failu, kurā ikviens var pieprasīt vēlamās brīvās dienas, pievienot piezīmes un redzēt izmaiņas reāllaikā.

Google kalendārs
avots: calendar.google.com

Plānojiet, cik bieži, kur un kad jārīko sanāksmes.

Kāpēc ir svarīgi iepriekš plānot sanāksmes?

Sapulcēm jābūt praktiskām un efektīvām, ja gatavojaties tās rīkot regulāri. Tādējādi ikviens var koncentrēties uz savu uzdevumu, netērējot laiku.

Kā iepriekš plānot sanāksmes?

Lai komandai izziņotu jaunumus, ir jānosaka regulāra sapulce. Piemēram, katru piektdienas rītu vai trešdienas pēcpusdienu. Var arī noorganizēt tūlītējas sanāksmes, kad kaut kas ir jāapspriež nekavējoties.

Attālinātā darba kontrolsaraksts
avots: calendar.google.com

Kādi rīki palīdz savlaicīgi plānot sapulces?

Slack, LiveWebinar, Zoom vai Google Hangouts ir lieliski video saziņas rīki.

Saziņa ir jebkuras attālinātās komandas panākumu atslēga. Nosakiet saziņas vadlīnijas un pārliecināties, ka visi tām seko.

Kāpēc ir svarīgi optimizēt saziņu?

Lietas var ātri kļūt haotiskas, ja jums nav saziņas plāna. Lai ikvienu noturētu ritmā, ir nepieciešams noteikt veidu, kā cilvēkiem efektīvi un ātri sazināties.

Kā optimizēt saziņu?

Būtiski ir sekot projektu gaitai, lai varētu noteikt, vai kāds atpaliek. Turklāt ir noderīgi redzēt, ko komanda dara ikdienā.

Lai optimizētu saziņu ar klientiem, izmantojiet pieteikumu apstrādes programmatūru, piemēram, LiveAgent. Jūsu e-pasta ziņas, čati, zvani, sociālo mediju pieminējumi un ziņas no citiem kanāliem nonāks vienā vienotajā iesūtnē. Tas atvieglo saziņu un palielina klientu apmierinātības līmeni.

LiveAgent iesūtnes visu pieteikumu priekšapskate

Ar kādiem rīkiem optimizēt saziņu?

  • Komandas saziņa – tādi rīki kā Asana vai Basecamp ir noderīgi, bet tikai tad, ja visi tos konsekventi izmanto.
  • Saziņa ar klientiem — universāla palīdzības dienesta programmatūra, piemēram, LiveAgent (to var izmēģināt bez maksas!).

Lai visi sajustos vienoti un dotos vienā virzienā, katrai komandai ir nepieciešams kopīgu vērtību un mērķu kopums.

Kāpēc ir svarīgi rūpēties par uzņēmumu kultūru?

Uzņēmuma vadlīnijas palīdzēs piesaistīt nākošos darbiniekus, bet tās ir būtiskas arī darbinieku noturēšanai. Darbinieki, kuri jūtas kā daļa no komandas un kuru vērtības atbilst organizācijas vērtībām, visdrīzāk paliek kopā ar uzņēmumu.

Kā rūpēties par sabiedrības kultūru?

Izveidojiet pamatvērtību sarakstu un pārliecinieties, vai ikviens to saprot. Turklāt uzņēmuma rokasgrāmatā var aprakstīt uzņēmuma vēlmes un noteikumus.

Kādi rīki palīdz rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Varat izveidot Google Docs dokumentu vai īsu video/prezentāciju par uzņēmuma pamatvērtībām.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Pirms darbienieki sāk attālināti strādāt, pārbaudiet, vai jūsu darbiniekiem ir produktīva darba vide.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt darbinieku attālinātā darba vidi?

Ne visiem ir ideāli apstākļi darbam no mājām. Ja vēlaties, lai jūsu darbinieki koncentrētos uz savu darbu, viņiem ir nepieciešami nepieciešamie resursi un rīki.

Kā pārbaudīt savu darbinieku attālinātā darba vidi?

Ja iespējams, noīrējiet fizisku darba vietu viņu tuvumā (piemēram, kopdarba telpu). Ja ne, mēģiniet nodrošināt viņiem labākus darba apstākļus mājās, piegādājot nepieciešamo aprīkojumu (krēslus, galdus utt.).

Mājas birojs

Kādus rīkus izmantot, lai pārbaudītu darbinieku attālinātā darba vidi?

Lai noskaidrotu, vai kādam trūkst piemērotas vides attālinātajam darbam, varat tos aptaujāt, izmantojot Google Forms.

Tiklīdz komanda sāk attāli strādāt, ir svarīgi, lai būtu plāns jaunu darbinieku pieņemšanai darbā.

Kāpēc ir svarīgi plānot attālināto pieņemšanu?

Ja jums nav darbā pieņemšanas plāna, raita jaunu darbinieku pieņemšana var būt apgrūtināta.

Kā plānot attālināto pieņemšanu?

Plānojiet videosapulces un apmācības, lai jūsu darbinieki ātri iepazītos ar jauno sistēmu. Izveidojiet katram darbiniekam lasāmas rokasgrāmatas, lai viņš varētu iepazīties ar uzņēmuma vadlīnijām.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādus rīkus izmantot, lai plānotu attālinātu pieņemšanu?

LiveWebinar var izmantot tiešsaistes apmācības sesijām. Izveidojiet rokasgrāmatas Google dokumentos/lapās.

Tehniskie aspekti

Lai attālinātie darbinieki strādātu produktīvi, tiem ir nepieciešami atbilstoši rīki, piemēram, dators ar uzinstalētajāmām visām nepieciešamajām programmām.

Kāpēc ir svarīgipārliecināties, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces?

Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav nepieciešamo ierīču vai rīku, viņiem būs grūti veikt savu darbu.

Kā pārliecināties, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces?

Nodrošiniet darbiniekus ar pareizajiem rīkiem un ierīcēm.

Kādi rīki jāizmanto, lai nodrošinātu, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces?

Varat izveidot attālinātā darba prasību sarakstu Google Docs/Sheets. Apsveriet iespēju ieguldīt tādās tehnoloģijās kā mākoņkrātuve (piemēram, Dropbox) un failu koplietošana (Google Drive).

Sakārtota darba vide - laikraksti, tālrunis, kalkulators, piezīmju bloks, klēpjdators

Uzticams interneta pieslēgums ir absolūti nepieciešams attālinātajiem darbiniekiem.

Kāpēc piekļuve internetam ir svarīga?

Ja darbinieka internets pārstāj darboties pat dažas minūtes, tam var būt būtiskas sekas. Pārbaudiet, vai, darbiniekiem strādājot attālināti, nerodas savienojuma problēmas.

Kā ikvienam piešķirt piekļuvi internetam?

Periodiski katra darbinieka interneta ātrumu. Ja rodas problēmas, sazinieties ar pakalpojumu sniedzēju un risiniet tās pēc iespējas ātrāk.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādus rīkus izmantot, lai ikvienam piešķirtu piekļuvi internetam?

Pingdom ļauj pārraudzīt interneta savienojuma statusu no jebkuras vietas pasaulē.

Pārliecinieties, ka darbiniekiem ir pieejams tehniskais atbalsts, ja kaut kas nedarbotos pareizi.

Kāpēc tehniskā atbalsta sniegšana ir svarīga?

Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav pieejams tehniskais atbalsts, viņi var kļūt neapmierināti un uzskatīt to par šķērsli, kas neļauj viņiem veikt savu darbu.

Kā nodrošināt tehnisko atbalstu?

Nodrošiniet darbiniekus ar atbalsta kontaktpersonu sarakstu, ieskaitot e-pasta adresi un tālruņa numuru utt.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādus rīkus izmantot tehniskā atbalsta sniegšanai?

Varat izveidot dokumentu (piemēram, Google Docs), kurā ir aprakstīts tehniskā atbalsta process un katram jūsu komandas dalībniekam tiek piešķirta piekļuve tam. Apsveriet iespēju ieguldīt programmatūrā, kas darbiniekiem nodrošina piekļuvi atbalstam 24 stundas diennaktī.

Drošība

Attālinātajiem darbiniekiem ir jāsaprot, kādi ir viņu drošības pienākumi.

Kāpēc drošības pienākumu noteikšana ir svarīga?

Jūsu darbinieku drošībai vienmēr jābūt galvenajai prioritātei. Jūsu darbiniekiem ir jāzina par bīstamībām, kas saistītas ar darbu mājās, un jāizprot uzņēmuma drošības noteikumi.

Kā noteikt drošības pienākumus?

Darbiniekiem ir skaidri jāizskaidro, kas jānodrošina no viņu puses un uz kādiem drošības elementiem viņiem būtu jākoncentrējas.

Sieviete tur tālruni un čato sociālajos medijos

Kādi rīki jāizmanto, lai noteiktu drošības prasības?

Geofencing ļauj izsekot darbinieka ierīces atrašanās vietai un iestatīt robežas, kuras viņš nevar šķērsot. Tomēr šis solis ir būtisks tikai tad, ja jūsu uzņēmumā ir tiešām sensitīvi dati, pretējā gadījumā jums vienkārši jāuzticas saviem darbiniekiem – tas atmaksājas.

Regulāri atjauniniet savas komandas programmas un ierīces.

Kāpēc regulāri atjauninājumi ir svarīgi?

Ja attālinātie darbinieki neatjaunina savas ierīces, viņi var kļūt neaizsargāti pret kiberuzbrukumiem. Pārbaudiet, vai visi seko regulārajiem atjauninājumiem un neatstāj tos novārtā.

Kā rūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Izveidojiet dokumentu, kurā ir nepieciešamo atjauninājumu saraksts, lai visi varētu piekļūt šai informācijai.

Atjaunināšana

Kuri rīki palīdz rūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Apsveriet iespēju ieguldīt tādos rīkos kā Microsoft AutoUpdate (sistēmai Windows) vai Mac OS X Update (Apple ierīcēm), kas ļaus automātiski atjaunināt visu jūsu darbinieku programmatūru.

Jums ir jānosaka jomas, kurās jūsu darbinieki, visticamāk, saskarsies ar drošības problēmām.

Kāpēc drošības risku noteikšana ir svarīga?

Ja zināt, kur atrodas bīstamība, varat veikt pasākumus, kas palīdzēs to mazināt. Noskaidrojiet visus iespējamos apdraudējumus, pirms tie kļūst par problēmu.

Kā noteikt drošības riskus?

Apsveriet iespēju izveidot drošības risku karti, kurā ir norādītas jomas, kurās jūsu darbiniekiem var rasties apdraudējumi.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādi rīki jāizmanto, lai noteiktu drošības riskus?

Ir vairāki rīki, kas nosaka drošības risku jomas, tostarp Ģeofencing, sociālo mediju pārraudzības programmatūra (piemēram, Mediatoolkit) un Google Alerts.

Ja kaut kas noiet greizi, jums jābūt ārkārtas situācijas plānam un jānodrošina lielāka darbvietas drošība.

Kāpēc ir svarīgi uzrakstīt ārkārtas rīcības plānu?

Ārkārtas situācijas gadījumā attālinātie darbinieki var krist panikā un padarīt situāciju vēl sliktāku. Ārkārtas situāciju plāns var to novērst.

Kā uzrakstīt ārkārtas situāciju plānu?

Izveidojiet dokumentu ar uzdevumu sarakstu, kas pa solim ieskicē ārkārtas situāciju plānu.

Izejas zīme

Kādi rīki palīdzēs jums uzrakstīt ārkārtas rīcības plānu?

Tie, kurus jūsu darbinieki izmanto visbiežāk, būs tie, ar kuriem viņi ir vispazīstamākie, un, visticamāk, ātrāk pielietojamie.

Garīgā veselība

Viena no lielākajām problēmām ar attālināto darbu ir nespēja tieši sazināties ar cilvēkiem. Tā kā attālinātie darbinieki lielāko daļu sava laika var pavadīt četrās sienās, viņu garīgajai veselībai ir izšķiroša nozīme.

Kāpēc rūpes par jūsu darbinieku labsajūtu ir svarīgas?

Ja darbiniekam rodas sarežģījumi ar garīgo veselību, tas var būtiski ietekmēt uzņēmuma efektivitāti.

Kā parūpēties par savu darbinieku labsajūtu?

Vai lai tam ir sakars ar darbu vai nē, pārliecinieties, ka ikvienam ir pieejama palīdzība, ja tāda būtu nepieciešama.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādi rīki palīdz rūpēties par jūsu darbinieku labsajūtu?

Varat veikt anonīmu aptauju, izmantojot Google Forms vai SurveyNuts.

Mudiniet savus darbiniekus čatot ar saviem kolēģiem, pat ar darbu nesaistītiem mērķiem. Tas palīdzēs viņiem justies saiknē ar komandu un novērsīs izolācijas sajūtu.

Kāpēc ikdienas čats ar komandas biedriem ir svarīgs?

Ja darbinieki sāk justies izolēti, viņiem var kļūt grūti koncentrēties un paveikt savu darbu.

Kā mudināt uz ikdienišķo čatu ar komandas biedriem?

Pievērsiet uzmanību visām “attālinātajām” sanāksmēm, ne tikai par darbu, bet, piemēram, arī par darbinieku dzimšanas dienām.

Attālinātā darba kontrolsaraksts

Kādi rīki palīdz iedrošināt ikdienas čatu ar komandas biedriem?

Šeit noderēs ikviens tīmekļa semināru un ziņapmaiņas rīks (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout u.c.).

Ir daudz sarežģītāk apgūt jaunas prasmes, strādājot attālināti, nekā tas ir birojā. Nodrošiniet savus darbiniekus ar alternatīvām iespējām un stimuliem apgūt jaunas prasmes, iespējas, kā sevi uzlabot. Ļaujiet viņiem piekļūt tehnoloģijām, kas palīdzēs paveikt visas šīs lietas.

Kāpēc ir svarīgi nodrošināt darbiniekiem apmācību?

Ļaujot darbiniekiem attīstīties, viņi savu darbu redz nevis kā kaut kādu darbu, bet kā karjeru. Mudiniet viņus apmeklēt tīmekļa seminārus vai apmeklēt kursus, kas saistīti ar viņu profesionālajām interesēm.

Kā nodrošināt savus darbiniekus ar apmācības iespējām?

Apsveriet iespēju piedāvāt dažādus apmācības veidus, piemēram, videonodarbības, tīmekļa seminārus vai e-grāmatas. Jūs varat arī atbalstīt savus darbiniekus, lai viņi pabeigtu kursus savā brīvajā laikā.

Sieviete skaidro komandas locekļiem piezīmjlapiņas

Kādus rīkus izmantot, lai nodrošinātu darbiniekus ar apmācības iespējām?

Varat izmantot video konferenču programmatūru, piemēram, Skype vai Zoom, lai vadītu tiešsaistes apmācības vai platformas, piemēram, Lynda.com un Coursera, kas piedāvā tiešsaistes kursus.

Attālinātā darba kontrolsaraksta kopsavilkums

Pamatjautājumi:

  • Norādiet darba laiku
  • Nosakiet skaidrus pienākumus un ko jūs sagaidat
  • Izlemiet par brīvo laiku
  • Plānojiet sanāksmes savlaicīgi
  • Optimizējiet saziņu ar LiveAgent
  • Parūpējieties par uzņēmuma kultūru
  • Pārbaudiet savu darbinieku attālinātā darba vidi
  • Plānojiet attālināto pieņemšanu

Tehniskie aspekti:

  • Pārliecinieties, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces
  • Piešķiriet ikvienam pieeju internetam
  • Nodrošiniet tehnisko atbalstu

Drošība:

  • Nosakiet drošības pienākumus
  • Parūpējieties par regulāriem atjauninājumiem
  • Nosakiet drošības riskus
  • Uzrakstiet plānu ārkārtas situācijām

Garīgā veselība:

  • Rūpējaties par savu darbinieku labsajūtas atbalstu
  • Atbalstiet gadījuma čatus starp komandas biedriem
  • Nodrošiniet darbiniekus ar apmācību iespējām

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Mūsu mājaslapa izmanto sīkdatnes. Turpinot, mēs pieņemam, ka Jūs dodat atļauju izvietot sīkfailus, kā ir aprakstīts mūsu privātuma un sīkdatņu politiku.

×
Pierakstieties uz individuālu zvanu un uzziniet, kā LiveAgent var palīdzēt Jūsu biznesam.

Esam pieejami uz vairākiem datumiem

Pierakstīties uz demonstrāciju