Attālinātā darba kontrolsaraksts - norādīt darba laiku, nosakīt pienākumus un gaidas, plānot sanāksmes, optimizēt saziņu ar LiveAgent, rūpēties par uzņēmuma kultūru un darbinieku labsajūtu. Ārkārtas situācijas plāns, tehniskais atbalsts un drošības riski.
Attālinātā darba popularitāteei ir tendence pastāvīgi pieaugt, jo to pieņem arvien vairāk uzņēmumu. Ja esi viens no šiem darba devējiem, kura komanda ir attālināta, ir būtiski, lai viss noritētu raiti.
Šajā kontrolsarakstā ir izklāstītas nepieciešamie soļi attālinātā darba komandas vadīšanai, lai jūsu uzņēmums varētu attīstīties.
Tā ir pamācība darba devējiem, lai palīdzētu viņiem attālināti vadīt savas komandas. Tā ietver atbilstošo rīku un procedūru izvēli, kā arī saziņas plāna izveidi.
Attālinātajam darbam ir daudz priekšrocību, bet komandas vadīšana bez personiska kontakta var būt izaicinājums. Šis kontrolsaraksts palīdz nodrošināt, ka jūsu komanda ir stabila un produktīva, arī atrodoties ārpus biroja. Darba ņēmējs un darba devējs gūs labumu no tā, ja izveidos dažus pamatnoteikumus saziņai.
Mūsu attālinātā darba kontrolsaraksts būs parocīgs:
Ir skaidri jānosaka laiks, kurā darbiniekiem ir jāstrādā.
Darbiniekiem, un arī darba devējiem tas būtu jāapzinās. Ja cilvēki neapzinās savu darba laiku, tas var radīt problēmas ar produktivitāti un efektivitāti.
Pajautājiet darbiniekiem, kas ir visatbilstošākais laiks, lai viņi varētu paveikt savu darbu. Izlemiet, kas ir vispiemērotākais jūsu komandai, vai tas būtu konkrēts darba laiks vai elastīgs grafiks.
Laika pārvaldības rīki, piemēram, Trello vai Toggl utt.
Pārliecinieties, ka darbinieki izprot savus pienākumus. Netiecieties pēc mikropārvaldības, jo tas tikai izraisīs neapmierinātību un pazeminās produktivitāti.
Jo skaidrāk katrs saprot savus pienākumus un sagaidīto, jo produktīvāka būs darba vieta. Darba devēji varēs saukt darba ņēmējus pie atbildības par to rīcību, savukārt darba ņēmēji jutīsies, ka viņiem ir balsstiesības.
Sagatavojiet amatu aprakstus, kas apraksta katra amata pienākumus, un, ja nepieciešams, atjauniniet tos. Informējiet darbiniekus, ja rodas kādas izmaiņas.
Sadarbības rīkus, piemēram, Trello, Asana vai Basecamp, kas darbiniekiem piešķir īpašus uzdevumus un seko to izpildes gaitai, vai arī varat apsvērt iespēju ieviest Checklist App.
Iestatiet skaidrus attālināta darba noteikumus attiecībā uz brīvdienām, pārtraukumiem, atvaļinājumiem un slimības dienām.
Darba devējiem ir jātiek galā ar prombūtni no darba, bet darba ņēmējiem ir jāzina, kas ir pieņemami, izvēloties brīvo laiku.
Ieteicams atļaut vismaz dažas brīvas dienas, dažas apmaksātas un citas neapmaksātas atkarībā no konkrētajiem noteikumiem katram darbiniekam. Daži darba devēji pat pieļauj neierobežotu atvaļinājuma laiku, bet tas parasti prasa uzticēšanos no abām pusēm un apņēmību strādāt atbildīgi bez uzraudzības. Lūdziet darbiniekiem prombūtnes laiku pieprasīt, cik savlaicīgi vien iespējams.
Izmantojiet Google Docs vai Sheets, lai izveidotu failu, kurā ikviens var pieprasīt vēlamās dienas, pievienot piezīmes un redzēt izmaiņas reāllaikā.
Plānojiet, cik bieži, kur un kad jārīko sanāksmes.
Sanāksmēm jābūt praktiskām un efektīvām, ja gatavojaties tās rīkot regulāri. Tādējādi ikviens var koncentrēties uz savu uzdevumu, netērējot laiku.
Lai izziņotu jaunumus savai komandai, ir jārīko parasta sanāksme. Piemēram, katru piektdienas rītu vai trešdienas pēcpusdienu. Varat arī noorganizēt ārkārtas sanāksmes, kad kaut kas ir jāapspriež nekavējoties.
Slack, LiveWebinar, Zoom vai Google Hangouts ir lieliski video saziņas rīki.
Saziņa ir jebkuras attālinātās komandas atslēga. Nosakiet saziņas vadlīnijas un pārliecinieties, ka visi seko tām līdzi.
Lietas var ātri kļūt haotiskas, ja jums nav spēkā esoša saziņas plāna. Lai paturētu ikvienu saiknē, ir nepieciešams izveidot veidu, kā cilvēkiem efektīvi un ātri sazināties.
Būtiski ir sekot projektu gaitai, lai varētu noteikt, vai kāds atpaliek. Turklāt ir noderīgi redzēt, ko komanda dara ikdienā.
Lai optimizētu saziņu ar klientiem, izmantojiet pieteikumu apstrādes programmatūru, piemēram, LiveAgent. Jūsu e-pasta ziņas, čati, zvani, sociālo mediju pieminējumi un ziņas no citiem kanāliem nonāks vienā vienotajā iesūtnē. Tas atvieglo saziņu un palielina klientu apmierinātības līmeni.
Ar kādiem rīkiem optimizēt saziņu?
Lai visi būtu uz viena viļņa un pārvietotos vienā virzienā, katrai komandai ir nepieciešams kopīgo vērtību un mērķu kopums.
Uzņēmuma vadlīnijas palīdzēs piesaistīt darbiniekus nākotnē, bet tās ir būtiskas arī darbinieku noturēšanai. Darbinieki, kuri jūtas tā, it kā būtu daļa no komandas un kuru vērtības atbilst uzņēmuma vērtībām, visdrīzāk paliek kopā ar to.
Izveidojiet pamatvērtību sarakstu un pārliecinieties, ka ikviens to saprot. Turklāt uzņēmuma rokasgrāmatā varat aprakstīt uzņēmuma gaidas un noteikumus.
Varat izveidot Google Docs dokumentu vai īsu video/prezentāciju par uzņēmuma pamatvērtībām.
Pirms sākt attālināti strādāt, pārbaudiet, vai jūsu darbiniekiem ir produktīva darba vide.
Ne visiem ir ideāli apstākļi darbam no mājām. Ja vēlaties, lai jūsu darbinieki koncentrētos uz savu darbu, viņiem ir nepieciešami nepieciešamie resursi un rīki.
Ja iespējams, noīrējiet fizisku darba vietu netālu no viņu dzīvesvietas (piemēram, kopdarba telpu). Ja ne, mēģiniet nodrošināt viņiem labākus darba apstākļus mājās, piegādājot nepieciešamo aprīkojumu (krēslus, galdus utt.).
Lai uzzinātu, vai kādam pietrūkst piemērotas attālinātā darba vides, varat tos aptaujāt, izmantojot Google Forms.
Tiklīdz komanda sāk attālināti strādāt, ir svarīgi, lai būtu plāns jaunu darbinieku pieņemšanai darbā.
Ja jums nav darbā pieņemšanas plāna, jaunu darbinieku piesaistīšana nepieciešamajā ātrumā var būt apgrūtinoša.
Plānojiet videotikšanās un apmācības, lai jūsu darbinieki ātri iepazītos ar jauno sistēmu. Izveidojiet katram darbiniekam lasāmas rokasgrāmatas, lai viņi varētu iepazīties ar uzņēmuma vadlīnijām.
LiveWebinar var izmantot tiešsaistes apmācību sesijām. Izveidojiet rokasgrāmatas Google Docs/Sheets vidē.
Lai attālinātie darbinieki būtu produktīvi, tiem ir nepieciešami atbilstoši rīki, piemēram, dators ar visām programmām.
Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav atbilstošu personisko ierīču vai rīku, viņiem būs grūti paveikt darbu.
Nodrošiniet darbiniekus ar atbilstošajiem rīkiem un ierīcēm.
Varat izveidot attālinātā darba prasību sarakstu Google Docs/Sheets vidē. Apsveriet iespēju ieguldīt tādās tehnoloģijās kā mākoņkrātuve (piemēram, Dropbox) un failu koplietošana (Google Drive).
Uzticams interneta pieslēgums attālinātiem darbiniekiem ir obligāta nepieciešamība.
Ja darbinieka internets pārstāj darboties pat tikai dažas minūtes, tam var būt būtiskas sekas. Pārbaudiet, vai, strādājot attālināti, darbinieki nesaskaras ar savienojuma problēmām.
Periodiski pārbaudiet katra darbinieka interneta ātrumu. Ja rodas problēmas, sazinieties ar pakalpojumu sniedzēju un atrisiniet to pēc iespējas ātrāk.
Pingdom ļauj uzraudzīt interneta savienojuma statusu no jebkuras vietas pasaulē.
Pārliecinieties, vai darbiniekiem ir pieejams tehniskais atbalsts, ja kaut kas nedarbojas pareizi.
Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav pieejams tehniskais atbalsts, viņi var kļūt neapmierināti un uzskatīt to par šķērsli, kas neļauj viņiem veikt savu darbu.
Nodrošiniet darbiniekus ar atbalsta kontaktpersonu sarakstu, tai skaitā e-pasta adresi un tālruņa numuru utt.
Varat izveidot dokumentu (piemēram, programmā Google Docs), kurā ir aprakstīts tehniskā atbalsta process un katram jūsu komandas dalībniekam ir piešķirta piekļuve tam. Apsveriet iespēju ieguldīt programmatūrā, kas darbiniekiem nodrošina piekļuvi atbalstam cauru diennakti.
Attālinātajem darbiniekiem ir jāsaprot, kādi ir viņu drošības pienākumi.
Jūsu darbinieku drošībai vienmēr jābūt galvenajai prioritātei. Jūsu darbiniekiem ir jāzina par briesmām, kas saistītas ar darbu mājās, un jāizprot uzņēmuma drošības politika.
Ir skaidri jāpaskaidro, kas ir jāizdara no viņu puses un uz kādiem drošības elementiem būtu jākoncentrējas.
Ģeoaizsardzība ļauj izsekot darbinieka ierīces atrašanās vietai un iestatīt robežas, kuras viņš nevar šķērsot. Tomēr šis solis ir būtisks tikai tad, ja jūsu uzņēmumā ir tiešām sensitīvi dati, pretējā gadījumā jums būtu jāuzticas saviem darbiniekiem – tas atmaksājas.
Regulāri atjauniniet savas komandas programmas un ierīces.
Ja attālinātie darbinieki neatjaunina savas ierīces, viņi var kļūt neaizsargāti pret kiberuzbrukumiem. Pārbaudiet, vai visi veic regulāros atjauninājumus un neatstāj tos novārtā.
Izveidojiet dokumentu, kurā ir nepieciešamo atjauninājumu saraksts, lai visi varētu piekļūt šai informācijai.
Apsveriet iespēju ieguldīt tādos rīkos kā Microsoft AutoUpdate (sistēmai Windows) vai Mac OS X Update (Apple ierīcēm), kas ļaus automātiski atjaunināt visu jūsu darbinieku programmatūru.
Jums ir jānosaka jomas, kurās jūsu darbinieki, visticamāk, saskaras ar drošības problēmām.
Ja zināt, kur atrodas briesmas, varat veikt pasākumus, kas palīdzēs tās mazināt. Noskaidrojiet visus iespējamos draudus, pirms tie kļūst par problēmu.
Apsveriet iespēju izveidot drošības risku karti, kurā ir norādītas jomas, kurās jūsu darbinieki var saskarties ar briesmām.
Ir vairāki rīki, kas nosaka drošības risku jomas, tostarp Ģeofencing, un sociālo mediju pārraudzības programmatūra (piemēram, Mediatoolkit) un Google Alerts.
Ja kaut kas noiet greizi, jums ir jābūt ārkārtas situāciju plānam un jāpadara darbvieta drošāka.
Ārkārtas situācijas gadījumā attālinātie darbinieki var krist panikā un padarīt situāciju vēl sliktāku. Ārkārtas situāciju plāns var to novērst.
Izveidojiet dokumentu ar to uzdevumu sarakstu, kas soli pa solim ieskicē ārkārtas situācijas plānu.
Tie, kurus jūsu darbinieki izmanto visbiežāk, tie būs tie, ar kuriem viņi ir vislabāk pazīstami, ar tiem darbinieki tiks galā visātrāk.
Viena no lielākajām problēmām ar attālināto darbu ir neiespēja tieši sazināties ar cilvēkiem. Tā kā attālinātajiem darbiniekiem lielāko daļu sava laika jāpavada četrās sienās, viņu garīgajai veselībai ir izšķiroša nozīme.
Ja darbinieks sāk cīnīties ar savas garīgās veselības problēmām, tas var būtiski ietekmēt uzņēmuma efektivitāti.
Vai tam ir sakars ar darbu vai nē, pārliecinieties, ka ikvienam ir pieejama palīdzība, ja tas ir nepieciešams.
Varat veikt anonīmu aptauju, izmantojot Google Forms vai SurveyNuts.
Mudiniet savus darbiniekus čatot ar kolēģiem, pat par ar darbu nesaistītiem tematiem. Tas palīdzēs viņiem justies vienotākiem ar komandu un novērsīs izolācijas sajūtu.
Ja darbinieki sāk justies tā, it kā atrastos akvārijā, viņiem var kļūt grūti koncentrēties un paveikt savu darbu.
Pievērsiet uzmanību visām “attālajām” sapulcēm, piemēram, ne tikai par darbu, bet arī darbinieku dzimšanas dienu svinībām.
Šeit noderēs ikviens tiešsaistes semināru un ziņapmaiņas rīks (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout u.c.).
Ir daudz sarežģītāk apgūt jaunas prasmes, strādājot attālināti, nekā tas ir birojā. Nodrošiniet savus darbiniekus ar alternatīvām iespējām un stimuliem apgūt jaunas prasmes un iespējas, kā sevi uzlabot. Ļaujiet viņiem piekļūt tehnoloģijām, kas palīdzēs to paveikt.
Ļaujot darbiniekiem attīstīties, viņi savu darbu redz nevis kā parastu darbu, bet kā karjeru. Mudiniet viņus apmeklēt tīmekļa seminārus vai apmeklēt kursus, kas saistīti ar viņu profesionālajām interesēm.
Apsveriet iespēju piedāvāt dažādus apmācību veidus, piemēram, videonodarbības, tīmekļa seminārus vai e-grāmatas. Jūs varat arī atbalstīt savus darbiniekus, lai viņi apmeklētu kursus savā brīvajā laikā.
Varat izmantot video konferenču programmatūru, piemēram, Skype vai Zoom, lai vadītu tiešsaistes apmācības vai platformas, piemēram, Lynda.com un Coursera, lai piedāvātu tiešsaistes kursus.
Pamatjautājumi:
Tehniskie aspekti:
Drošība:
Garīgā veselība:
Viena no populārākajām metodēm ir tiešsaistes portāla izveide, kurā atrodama visa informācija, kas jaunajam darbiniekam būs nepieciešama, piemēram, noteikumi, procedūras, kontaktinformācija un apmācību materiāli. Cita standarta metode ir piešķirt darbaudzinātāju, kas var palīdzēt iejusties jaunajam darbiniekam uzņēmuma kultūrā un atbildēt uz visiem jautājumiem. Citas metodes ir video čats, konferences zvani un apmācība darbavietā. Izlemiet, kura metode ir vispiemērotākā jūsu uzņēmumam.
Veiksmīgai darbā pieņemšanas pieredzei attālinātajem darbiniekiem vajadzētu ietvert: attiecību veidošanu ar citiem darbiniekiem, mācīšanos strādāt ārpus biroja, izpratni par uzņēmuma noteikumiem, procedūrām un uzņēmuma kultūru, kā arī pieslēgšanos iekšējiem saziņas kanāliem. Dodiet cilvēkiem laiku un atbalstu, lai viņi aklimatizētos, pirms tiek ierauti sarežģītākās situācijās.
Jā, tā notiek vairumā gadījumu. Patiesībā attālinātie darbinieki ir produktīvāki un viņiem ir mazāk stresa nekā darbiniekiem, kas strādā birojā. Viņi jūtas ērti, strādājot savā mājas vidē, un viņu uzmanību nenovērš biroja notikumi, drāmas vai pļāpas pie vēsā ūdens automāta.
Parasti jauna attālināta darbinieka darbā pieņemšanas process ietver viņu darba pienākumu un gaidu pārskatīšanu, nodrošinot viņiem nepieciešamos instrumentus, skaidrojot uzņēmuma noteikumus un procedūras un iepazīstinot viņus ar pārējo komandu. Visbeidzot, palīdziet viņiem iesākt savu pirmo projektu.
Novērtējiet indivīda īpašās prasmes un temperamentu, lai noteiktu atbilstošu pieņemšanas stratēģiju. Tā var ietvert formālas apmācības nodarbības, prasmju auditēšanu vai darbaudzināšanu pieredzējuša kolēģa vadībā. Daži attālinātie darbinieki, kuriem ir pietiekošas tehniskās spējas, var izvēlēties paši pārvaldīt apmācības procesa elementus, bet citiem būs nepieciešama palīdzība nepieciešamās programmatūras iestatīšanā. Tādā veidā jums vajadzētu apsvērt, kādu pašpietiekamības līmeni jūs sagaidāt no jaunā darbinieka, pirms pieņemt lēmumu par stratēģiju attiecībā uz to, kā viņi tiks pieņemti darbā.
Tas viss ir atkarīgs no noteikumiem, vadības filozofijas un no tā, cik lielu autonomiju uzņēmums vēlas piešķirt saviem darbiniekiem. Parasti, pārvaldot virtuālo darbinieku grupu, var izmantot trīs dažādas organizatoriskās struktūras: pilnībā atdalītas komandas ar elastīgu darba laiku, daļēji atdalītas komandas ar noteiktu darba laiku un pilnībā centralizētas komandas ar darbiniekiem, kas strādā konkrētajā birojā. Katrai no šīm struktūrām ir savas priekšrocības un trūkumi, tāpēc ir svarīgi novērtēt, kas vislabāk darbosies jūsu konkrētajam uzņēmumam.
Augstāk tika apskatīts attālinātā darba kontrolsaraksts, taču daudzi tā soļi var tikt izmantoti arī atsevišķa attālinātā darbinieka darbā pieņemšanas kontrolsaraksts.
Podkāsta uzsākšanas kontrolsaraksts
Tekstā ir runa par to, ka Podkāsti ir veids, kā dalīties idejās ar pasauli un to ir viegli radīt, veicot tikai dažus vienkāršus soļus. Podkāsti ir lielisks mārketinga rīks uzņēmumiem, un daudzi jau to izmanto, lai sasniegtu plašāku auditoriju un sazinātos ar potenciālajiem klientiem. Teksts arī piemin Podkāsta uzsākšanas kontrolsarakstu, kas ir svarīgs, lai veiksmīgi sāktu savu Podkāstu.
Zini savu klientu kontrolsaraksts
Šis raksts skaidro, ko nozīmē "zināt savu klientu" un kāpēc tas ir svarīgi. Tam ir pievienots kontrolsaraksts, kas palīdz identificēt un pārskatīt klientus, novērtēt riskus un apkalpot tos pienācīgi. Raksts sniedz padomus, kā iegūt pamatinformāciju un pārbaudīt klientu identitāti, kas ir svarīgi daudziem uzņēmumiem, piemēram, grāmatvežiem, finanšu pakalpojumu sniedzējiem un atbilstības speciālistiem. Tas ir noderīgs lasāmviela uzņēmumiem, kas vēlas labāk iepazīt savus klientus un uzlabot attiecības ar tiem.
Klientu apkalpošanas kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts
Tekstā apskatīti dažādi rīki un mācību līdzekļi, kas palīdz uzlabot klientu apkalpošanas prasmes, tai skaitā produktu un pakalpojumu zināšanu bāzes, klientu saziņas apmācības un mērķu uzstādīšanas darblapas. Jāmeklē pozitīvas un negatīvas atsauksmes un ieteikumi, kā uzlabot saikni ar klientiem, un novērtēt mijiedarbību ar klientiem un darbinieku zināšanas. Standartu kontrolsaraksti palīdz uzlabot klientu pieredzi un nodrošināt augstu apkalpošanas kvalitāti.
Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts
Lai izvairītos no tehnisko terminu pārmērīgas izmantošanas, runājot ar klientiem, izmantojiet tos tikai nepieciešamības gadījumā. Šādā veidā palīdzot klientam koncentrēties uz savu jautājumu. Aktīva klausīšanās ir svarīga un ietver attieksmi, pielāgošanos un uzmanību, kas palīdzēs aģentam uzklausīt un atrisināt klienta problēmas.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Mūsu mājaslapa izmanto sīkdatnes. Turpinot, mēs pieņemam, ka Jūs dodat atļauju izvietot sīkfailus, kā ir aprakstīts mūsu privātuma un sīkdatņu politiku.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team