Attālinātā darba kontrolsaraksts

Skaidri noteikt laiku, kurā jūsu darbinieki ir paredzēti strādāt.

Kāpēc ir svarīgi norādīt savu darba laiku?

Darbinieki, kā arī darba devēji, par to jāzina. Ja cilvēki nav informēti par savu darba laiku, tas var radīt problēmas ar produktivitāti un efektivitāti.

Kā norādīt savu darba laiku?

Jautājiet darbiniekiem, kāds laiks viņiem ir visērtākais darbam. Nolemiet, kas ir labākais jūsu komandai, vai tas ir precīzs darba laiks vai elastīgs grafiks.

Kuri rīki palīdz norādīt savu darba laiku?

Laika pārvaldības rīki, piemēram, Trello vai Toggl utt.

Pārliecinieties, ka jūsu darbinieki saprot savas atbildības. Pārliecinieties, ka jūs nepārmikromanipulējat, jo tas tikai radīs neapmierinātību un samazinās produktivitāti.

Kāpēc ir svarīgi iestatīt skaidras atbildības un cerības?

Jo skaidrāk visi saprot savas pienākumus un cerības, jo produktīvāka būs darba vieta. Darba devēji varēs saukt darbiniekus pie atbildības par viņu darbībām, savukārt darbinieki jutīsies, ka viņiem ir balss.

Kā iestatīt skaidras atbildības un cerības?

Sagatavojiet darba aprakstus, kas apraksta katra amata atbildības, un noteikti tos atjauniniet pēc nepieciešamības. Informējiet savu personālu, ja notiek kādas iespējamas izmaiņas.

Kurus rīkus izmantot šajā solī?

Sadarbības rīki, piemēram, Trello, Asana vai Basecamp, izveido konkrētus uzdevumus darbiniekiem un izseko viņu progresam, vai arī varat apsvērt Checklist App ieviešanu.

Iestatiet skaidru attālinātā darba politiku, kas attiecas uz svētkiem, pārtraukumiem, atvaļinājumiem un slimības dienām.

Kāpēc ir svarīgi nolemiet par brīvdienu politiku?

Darba devējiem jāpārvalda prombūtne, lai darbs turpinātos, savukārt darbiniekiem jāzina, kas ir pieņemams attiecībā uz brīvdienu ņemšanu.

Kā nolemju par brīvdienu politiku?

Vislabāk ir atļaut vismaz dažas brīvdienas, dažas apmaksātas un citas neapmaksātas atkarībā no konkrētās politikas katram darbiniekam. Daži darba devēji pat atļauj neierobežotu atvaļinājumu, bet tas parasti prasa uzticību no abām pusēm un apņemšanos strādāt atbildīgi bez uzraudzības. Lūdziet personālu pieprasīt savas brīvdienas pēc iespējas agrāk.

Kurus rīkus izmantot, lai nolemtu par brīvdienu politiku?

Izmantojiet Google Docs vai Sheets, lai izveidotu failu, kurā ikviens var pieprasīt dienas, kad viņi vēlas brīvdienas, pievienot piezīmes un redzēt jebkādas izmaiņas reāllaikā.

Plānojiet, cik bieži, kur un kad jānotiek sanāksmēm.

Kāpēc ir svarīgi plānot sanāksmes iepriekš?

Sanāksmes jābūt praktiski un efektīvi, ja jūs tās regulāri rīkosiet. Tādā veidā ikviens var palikt fokusēts uz uzdevumu, neizšķērdējot laiku.

Kā plānot sanāksmes iepriekš?

Jums jāiestata regulāra sanāksme komandas atjauninājumiem. Piemēram, katru piektdienas rītu vai trešdienas pēcpusdi. Varat arī rīkot ad-hoc sanāksmes, kad kaut kas jāapspriež nekavējoties.

Kuri rīki palīdz plānot sanāksmes iepriekš?

Slack, LiveWebinar, Zoom vai Google Hangouts ir lielisks video komunikācijas rīki.

Komunikācija ir atslēga jebkurai attālinātai komandai. Izveido komunikācijas vadlīnijas un pārliecinieties, ka visi tās ievēro.

Kāpēc ir svarīgi racionalizēt komunikāciju?

Lietas var ātri kļūt haotiskas, ja jums nav komunikācijas plāna. Lai visi būtu informēti, ir nepieciešams izveidot veidu, kā cilvēki var efektīvi un ātri sazināties.

Kā racionalizēt komunikāciju?

Ir svarīgi, lai būtu veids, kā izsekot projektu progresam, lai jūs varētu noteikt, vai kāds atpaliek. Turklāt ir noderīgi redzēt, ko komanda dara katru dienu.

Lai racionalizētu komunikāciju ar klientiem, izmantojiet biļešu sistēmu, piemēram, LiveAgent. Jūsu e-pasta ziņojumi, tērzēšana, zvani, sociālo mediju pieminējumi un ziņojumi no citiem kanāliem nonāks vienā universālā iesūtņa. Tas padara komunikāciju vienkāršāku un rezultāts ir augstāka klientu apmierinātība.

Kurus rīkus izmantot komunikācijas racionalizēšanai?

• Komandas komunikācija – rīki, piemēram, Asana vai Basecamp, ir noderīgi, bet tikai tad, ja ikviens tos konsekuenti izmanto.
• Komunikācija ar klientiem – viss-vienā palīdzības galda programmatūra, piemēram, LiveAgent (tas ir bez maksas izmēģināt!).

Lai visi būtu vienā lapā un virzītos vienā virzienā, katrai komandai ir nepieciešams kopīgu vērtību un mērķu kopums.

Kāpēc ir svarīgi rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Uzņēmuma vadlīnijas palīdzēs piesaistīt nākotnes darbiniekus, bet tās ir svarīgas arī darbinieku saglabāšanai. Darbinieki, kuri jūtas, ka viņi ir komandas daļa un kuru vērtības sakrīt ar organizācijas vērtībām, ir vairāk iespējams, ka paliks uzņēmumā.

Kā rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Izveidojiet pamatprincipus sarakstu un pārliecinieties, ka visi tos saprot. Turklāt uzņēmuma rokasgrāmata var izklāstīt uzņēmuma cerības un politiku.

Kuri rīki palīdz rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Varat izveidot Google Docs dokumentu vai izveidot īsu video/prezentāciju par jūsu uzņēmuma pamatprincipiem.

Pārbaudiet, vai jūsu darbinieki ir produktīvi darba vide, pirms viņi sāk strādāt attālumā.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt savu darbinieku attālinātā darba vidi?

Ne visiem ir ideāli apstākļi darbam no mājām. Ja vēlaties, lai jūsu personāls fokusētos uz savu darbu, viņiem ir nepieciešami resursi un rīki, kas viņiem nepieciešami.

Kā pārbaudīt savu darbinieku attālinātā darba vidi?

Ja iespējams, nīciniet fizisko darba vietu viņu apgabalā (piemēram, kopīgu darba telpu). Ja nē, mēģiniet nodrošināt viņiem labākus darba apstākļus mājās, nodrošinot dažu aprīkojumu (krēslus, galdus utt.).

Kurus rīkus izmantot, lai pārbaudītu savu darbinieku attālinātā darba vidi?

Lai noskaidrotu, vai kādam trūkst atbilstošas attālinātā darba vides, varat viņus aptaujāt, izmantojot Google Forms.

Kad jūsu komanda sāk strādāt attālumā, ir svarīgi, lai būtu plāns jauno darbinieku adaptācijai.

Kāpēc ir svarīgi plānot attālinātā darba darbinieku adaptāciju?

Ja jums nav adaptācijas plāna, var būt grūti ātri iepazīstināt jaunos darbiniekus ar sistēmu.

Kā plānot attālinātā darba darbinieku adaptāciju?

Plānojiet video sanāksmes un apmācības sesijas, lai jūsu darbinieki ātri iepazītos ar jauno sistēmu. Izveidojiet rokasgrāmatas katram darbiniekam, lai viņi varētu iepazīties ar uzņēmuma vadlīnijām.

Kurus rīkus izmantot, lai plānotu attālinātā darba darbinieku adaptāciju?

Varat izmantot LiveWebinar tiešsaistes apmācības sesijām. Izveidojiet rokasgrāmatas Google Docs/Sheets.

Lai būtu produktīvi, attālinātie darbinieki ir nepieciešami atbilstoši rīki, piemēram, dators ar visām nepieciešamajām programmām.

Kāpēc ir svarīgi pārliecināties, ka jūsu darbinieki ir nepieciešamie ierīces?

Ja jūsu attālinātie darbinieki nav pareizajiem personīgajiem ierīcēm vai rīkiem, viņiem būs grūti pabeigt savu darbu.

Kā pārliecināties, ka jūsu darbinieki ir nepieciešamie ierīces?

Aprīkojiet savus darbiniekus ar pareizajiem rīkiem un ierīcēm.

Kurus rīkus izmantot, lai pārliecinātos, ka jūsu darbinieki ir nepieciešamie ierīces?

Varat izveidot attālinātā darba prasību sarakstu Google Docs/Sheets. Apsvērojiet ieguldījumus tehnoloģijā, piemēram, mākoņa krātuvē (piemēram, Dropbox) un failu koplietošanā (Google Drive).

Uzticams interneta savienojums ir obligāts attālinātajiem darbiniekiem.

Kāpēc ir svarīgi piešķirt piekļuvi internetam?

Ja darbinieka internets pārtrūkst pat dažas minūtes, tas var radīt nozīmīgas sekas. Pārbaudiet, vai viņi nepiedzīvo savienojuma grūtības, strādājot attālumā.

Kā piešķirt visiem piekļuvi internetam?

Periodiski pārbaudiet visu interneta ātrumu. Ja ir kādas problēmas, sazinieties ar pakalpojuma sniedzēju un atrisiniet tās pēc iespējas ātrāk.

Kurus rīkus izmantot, lai piešķirtu piekļuvi internetam?

Pingdom ļauj jums uzraudzīt interneta savienojuma statusu no jebkuras pasaules vietas.

Pārliecinieties, ka jūsu darbinieki var piekļūt tehniskajam atbalstam, ja kaut kas nedarbojas pareizi.

Kāpēc ir svarīgi nodrošināt tehnisko atbalstu?

Ja jūsu attālinātie darbinieki nav piekļuves tehniskajam atbalstam, viņi var kļūt neapmierināti un to uzskatīt par šķērsli, kas viņus traucē pabeigt savu darbu.

Kā nodrošināt tehnisko atbalstu?

Nodrošiniet savus darbiniekus ar atbalsta kontaktu sarakstu, ieskaitant e-pasta adresi un tālruņa numuru utt.

Kurus rīkus izmantot, lai nodrošinātu tehnisko atbalstu?

Varat izveidot dokumentu (piemēram, Google Docs), kurā izklāstīts tehniskā atbalsta process, un piešķirt piekļuvi visiem jūsu komandas locekļiem. Apsvērojiet ieguldījumus programmatūrā, kas nodrošina jūsu darbiniekiem piekļuvi atbalstam 24 stundas diennaktī.

Jūsu attālinātajiem darbiniekiem jāsaprot, kādi ir viņu drošības pienākumi.

Kāpēc ir svarīgi iestatīt drošības pienākumus?

Jūsu darbinieku drošība vienmēr jābūt prioritāte. Jūsu personāls jāinformē par bīstamību, kas saistīta ar darbu no mājām, un jāsaprot uzņēmuma drošības politika.

Kā iestatīt drošības pienākumus?

Skaidri izskaidrojiet viņiem, kas jāaptver viņu pusē un uz kādiem drošības elementiem viņiem jāfokusējas.

Kurus rīkus izmantot, lai iestatītu drošības pienākumus?

Ģeofencing ļauj jums izsekot darbinieka ierīces atrašanās vietu un iestatīt robežas, kuras viņi nevar šķērsot. Tomēr šis solis ir svarīgs tikai tad, ja jūsu uzņēmums satur ļoti sensitīvus datus, pretējā gadījumā jums vienkārši jāuzticas savam personālam – tas atmaksājas.

Uzturējiet regulārus atjauninājumus jūsu komandas lietotnēm un ierīcēm.

Kāpēc ir svarīgi rūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Ja jūsu attālinātie darbinieki neatjaunina savas ierīces, viņi var kļūt neaizsargāti pret kiberuzbrukumiem. Pārbaudiet, vai visi seko regulārajiem atjauninājumiem un tos neaizmirst.

Kā rūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Izveidojiet dokumentu, kurā ir nepieciešamo atjauninājumu saraksts, lai ikviens varētu piekļūt šai informācijai.

Kuri rīki palīdz rūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Jums jāapsver ieguldījumi rīkos, piemēram, Microsoft AutoUpdate (Windows) vai Mac OS X Update (Apple ierīcēm), kas ļaus jums automātiski atjaunināt visu jūsu darbinieku programmatūru.

Jums jāidentificē jomas, kurās jūsu darbinieki visticamāk saskartos ar drošības problēmām.

Kāpēc ir svarīgi identificēt drošības riskus?

Ja jūs zināt, kur atrodas bīstamības, varat veikt soļus, kas palīdzēs tās mazināt. Identificējiet visus potenciālos draudus, pirms tie kļūst par problēmu.

Kā identificēt drošības riskus?

Apsvērojiet drošības riska kartes izveidi, kas izklāsta jomas, kurās jūsu darbinieki var saskarties ar bīstamību.

Kurus rīkus izmantot, lai identificētu drošības riskus?

Ir dažādi rīki, kas identificē drošības riska jomas, ieskaitant ģeofencing, sociālo mediju uzraudzības programmatūru (piemēram, Mediatoolkit) un Google Alerts.

Gadījumā, ja kaut kas noiet greizi, jums jānodrošina ārkārtas plāns un jūsu darba vieta jāpadara drošāka.

Kāpēc ir svarīgi uzrakstīt ārkārtas plānu?

Ārkārtas situācijā jūsu attālinātie darbinieki var panikot un padarīt lietas sliktākas. Ārkārtas plāns to var novērst.

Kā uzrakstīt ārkārtas plānu?

Izveidojiet dokumentu ar darāmo sarakstu, kas izklāsta ārkārtas plānu soli pa solim.

Kuri rīki palīdz uzrakstīt ārkārtas plānu?

Tie, kurus jūsu darbinieki izmanto visbiežāk, būs tie, ar kuriem viņi ir visvairāk pazīstami un iespējams, ka var apstrādāt visātrāk.

Viena no lielākajām attālinātā darba problēmām ir nespēja tiešā veidā sazināties ar cilvēkiem. Tā kā attālinātie darbinieki var pavadīt lielāko daļu laika četru sienu ietvaros, viņu garīgā veselība ir ļoti svarīga.

Kāpēc ir svarīgi rūpēties par savu darbinieku labklājību?

Ja darbinieks sāk cīnīties ar savu garīgo veselību, tas var būtiski ietekmēt uzņēmuma efektivitāti.

Kā palīdzēt rūpēties par savu darbinieku labklājību?

Neatkarīgi no tā, vai tas ir saistīts ar darbu vai nē, pārliecinieties, ka ikviens var piekļūt palīdzībai, ja to nepieciešams.

Kurus rīkus izmantot, lai rūpētos par savu darbinieku labklājību?

Varat veikt anonīmu aptauju, izmantojot Google Forms vai SurveyNuts.

Mudriniet savus darbiniekus, lai viņi neformāli sarunātos ar saviem kolēģiem, pat par darba neietekmējošiem jautājumiem. Tas palīdzēs viņiem justies vairāk savienotiem ar komandu un novērsīs izolācijas jūtas.

Kāpēc ir svarīgi veicināt neformālas sarunas ar komandas biedriem?

Ja jūsu darbinieki sāk justies, ka viņi ir zivju bļodā, viņiem var būt grūti koncentrēties un veikt savu darbu.

Kā veicināt neformālas sarunas ar komandas biedriem?

Pievērsiet uzmanību katrai iespējai “attālinātajām” sanāksmēm, ne tikai tām, kas ir par darbu, bet arī, lai svinētu darbinieku dzimšanas dienas, piemēram.

Kuri rīki palīdz veicināt neformālas sarunas ar komandas biedriem?

Jebkurš vebinārs un ziņojumapmaiņas rīks (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout utt.) šeit darbojas.

Ir daudz grūtāk apgūt jaunu prasmi, strādājot attālumā, nekā birojā. Nodrošiniet savus darbiniekus ar alternatīvām iespējām un stimuliem apgūt jaunas prasmes, iespējām sevi uzlabot. Atļaujiet viņiem piekļūt tehnoloģijai, kas viņiem palīdzēs to visu darīt.

Kāpēc ir svarīgi nodrošināt savus darbiniekus ar apmācības iespējām?

Ļaujot saviem darbiniekiem attīstīties, viņi var redzēt savu darbu kā karjeru, nevis tikai vēl vienu darbu. Mudriniet viņus piedalīties vebināros vai apmeklēt kursus, kas saistīti ar viņu profesionālajām interesēm.

Kā nodrošināt savus darbiniekus ar apmācības iespējām?

Apsvērojiet dažādu apmācības veidu piedāvāšanu, piemēram, video pamācības, vebinārus vai e-grāmatas. Jūs varētu arī atbalstīt savus darbiniekus, lai viņi pabeigtu kursus savā laikā.

Kurus rīkus izmantot, lai nodrošinātu savus darbiniekus ar apmācības iespējām?

Varat izmantot video konferences programmatūru, piemēram, Skype vai Zoom, lai veiktu tiešsaistes apmācības, vai platformas, piemēram, Lynda.com un Coursera, lai piedāvātu tiešsaistes kursus.