Klientu apkalpošanas vēstules šabloni
Uzlabojiet savu klientu apkalpošanas e-pastus, izmantojot LiveAgent gatavos šablonus. Ietaupiet laiku, samaziniet kļūdas un nodrošiniet konsekventi ziņojumus da...
6 min lasīšana
LiveAgent
Customer Service
+2
E-pasts joprojām ir viens no galvenajiem klientu apkalpošanas kanāliem ļoti daudziem patērētājiem. Tomēr ne katrs uzņēmums iegulda daudz pūļu, lai sniegtu ātras un profesionālas atbildes—faktiski daži neatbild vispār. SuperOffice aptauja atklāja, ka 62% uzņēmumu neatbild uz klientu apkalpošanas e-pastiem, 90% neinformē klientu, ka e-pasts ir saņemts, bet 97% nesazinās atkārtoti, lai noskaidrotu, vai klients ir apmierināts ar saņemto atbildi.
Lai gan ir gandrīz neiespējami katru reizi individuāli rakstīt e-pastus potenciālajiem vai esošajiem klientiem, klientu apkalpošanas veidņu izmantošana dažādām situācijām var būt liels atbalsts klientu apkalpošanas komandām, īpaši tām, kurām jāapstrādā milzīgs e-pastu apjoms. Izmantojot veidnes kā sākuma punktu, jūsu aģenti var palīdzēt vairāk klientiem īsākā laikā un ar mazāku stresu, kā arī nodrošināt vienotu servisu. Sākot no pateicības e-pastiem līdz automātiskām prombūtnes ziņām, nepārtraukta komunikācija ar klientiem vienmēr ir vēlama.
Klientu apkalpošanas e-pasta veidņu priekšrocības
- Ietaupiet laiku un uzlabojiet aģentu efektivitāti – Izmantojot klientu apkalpošanas veidnes atbildēs klientiem, jūsu atbalsta komandai vairs nebūs jāveido katra atbilde individuāli, tā optimizēs savu laiku un uzlabos efektivitāti.
- Samaziniet cilvēku kļūdu skaitu – Ar gatavām, pārbaudītām klientu apkalpošanas e-pasta atbildes veidnēm jūs varat izslēgt cilvēciskas kļūdas un novērst risku nosūtīt nepareizus ziņojumus, kas varētu neapmierināt klientus.
- Saglabājiet vienotu uzņēmuma komunikāciju – Klientu apkalpošanas e-pasta veidnes nodrošina, ka visa jūsu atbalsta komanda strādā vienoti un jūsu zīmola balss ir klātesoša katrā mijiedarbībā. Uzņēmumiem, kas vēlas paziņot jaunumus vai notikumus, laba preses relīzes e-pasta veidne ir tikpat svarīga kā efektīvas klientu apkalpošanas veidnes.
Izplatītas klientu apkalpošanas e-pasta veidnes
Izveidot savu klientu apkalpošanas e-pasta veidņu bibliotēku var būt gan izaicinoši, gan laikietilpīgi. Ir daudz situāciju, kurām jābūt gatavam. Sākot ar garākiem un sarežģītākiem ziņojumiem, piemēram, atvainošanās e-pastu un abonementa atjaunošanas atgādinājumu, līdz īsiem un konkrētiem, piemēram, paroles atiestatīšanai, šeit ir dažas pārbaudītas e-pasta veidnes 10 dažādām situācijām, kuras jūsu atbalsta komanda var izmantot un pielāgot pēc vajadzības, sazinoties ar klientiem un potenciālajiem klientiem.
Automātiskās atbildes e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Paldies, ka sazinājāties ar [COMPANY]!
Šī automātiskā atbilde tikai apstiprina, ka esam saņēmuši jūsu pieprasījumu un tuvākajā laikā sniegsim atbildi. Mūsu [business_hours] laikā parasti atbildam dažu stundu laikā, bet vakaros un brīvdienās atbilde var aizkavēties.
Gaidot atbildi, aicinām iepazīties ar mūsu Biežāk uzdotajiem jautājumiem vai pārlūkot mūsu zināšanu bāzi, kur atradīsiet daudz noderīgas informācijas par [PRODUCT].
Ja jūsu pieprasījums ir steidzams, droši zvaniet mums pa tālruni [number] vai uzsāciet tiešsaistes čatu ar mūsu atbalsta komandu. Mēs ar nepacietību gaidām iespēju jums palīdzēt!
Ar cieņu, [YOUR SIGNATURE]
Klienta uzrunas e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Ceru, ka jums klājas labi un esat apmierināts ar mūsu produktu. Vēlos pārliecināties, vai jums nav radušies jautājumi vai nepieciešama palīdzība. Mēs nesen esam pievienojuši diezgan daudz jaunu iespēju, un saprotam, ka var būt grūti izsekot visiem atjauninājumiem.
Atgādinām, ka šeit ir [link] uz mūsu Zināšanu bāzi, kur jebkurā laikā atradīsiet aktuālu informāciju par mūsu produktu un uzņēmumu.
Jautājumu gadījumā droši sazinieties ar mani – ar prieku palīdzēšu!
Ar sveicieniem, [YOUR SIGNATURE]
Pateicības e-pasta veidne
Cienījamais [NAME],
Liels paldies par jūsu pozitīvo atsauksmi un komentāru vietnē [website] – jūs mums uzdāvinājāt lielu smaidu! 😊
Mūsu komanda pastāvīgi cenšas uzlabot [produktu/pakalpojumu], un vienmēr ir patīkami saņemt siltus vārdus no mūsu klientiem. Mums ir prieks, ka jūs esat apmierināts ar mums, kā arī, ka mūsu [produkts/pakalpojums] palīdzējis sasniegt jūsu biznesa mērķus.
Vēlreiz paldies, ka esat lielisks klients!
Ar sveicieniem, [YOUR SIGNATURE]
Dusmīga klienta atbildes e-pasta veidne
Cienījamais [NAME],
Ļoti atvainojos, ka jums ir bijusi tik negatīva pieredze, ka vairs nevēlaties ar mums sadarboties. Klientu apmierinātība vienmēr ir bijusi mūsu prioritāte, un atvainojos, ka nespējām izpildīt jūsu prasības.
Kaut arī mums ir žēl jūs zaudēt, pilnībā saprotu, cik vīlies jūtaties, un respektēju jūsu lēmumu. Vēlreiz atvainojos par sagādātajām neērtībām.
Ja jums ir vēl kādi jautājumi, komentāri vai atsauksmes, lūdzu, dariet man zināmu. Ja mainīsiet domas, ar prieku palīdzēšu jums jebkurā jautājumā.
Veiksmi turpmāk! [YOUR SIGNATURE]
Apmierināta klienta atbildes e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Mēs ļoti priecājamies dzirdēt, ka esat apmierināts ar [PRODUKTU/PAKALPOJUMU]. [COMPANY] vienmēr cenšas sniegt labāko klientu pieredzi, un mums ir liels gandarījums, ka tas ir izdevies.
Būsim pateicīgi, ja atstāsiet atsauksmi mūsu Facebook lapā – jūsu pieredze var palīdzēt citiem mūs iepazīt.
Vēlreiz paldies, un ja nākotnē varam palīdzēt, droši sakiet!
Ar cieņu, [YOUR SIGNATURE]
Klienta sūdzības atbildes e-pasta veidne
[NAME],
Ļoti atvainojos, ka jums mūsu klientu apkalpošanas nodaļā nācās gaidīt gandrīz 30 minūtes. Pilnībā saprotu, cik tas varēja būt nepatīkami. Tam tā nevajadzēja notikt, jo mēs augstu vērtējam savu klientu laiku. Esmu nodevis šo ziņu atbildīgajam speciālistam.
Mūsu tehniskā atbalsta komanda jau prioritizē jūsu problēmu ar mūsu programmatūru un strādā, lai to atrisinātu. Nekavējoties jūs informēšu, tiklīdz tā būs atrisināta.
Pateicos, ka informējāt mūs par negatīvo pieredzi. Mēs cenšamies nodrošināt klientu apmierinātību katrā mijiedarbībā un atvainojamies par sagādātajām neērtībām.
Ja varu palīdzēt vēl kā citādi, lūdzu, dariet man zināmu.
Ar cieņu, [YOUR SIGNATURE]
Kavētas atbildes e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Paldies, ka sazinājāties ar [COMPANY]! Jūsu pieprasījums tika saņemts [date], atsauces numurs: [number]. Atvainojamies, ka vēl neesam atbildējuši. Pašlaik saņemam lielu skaitu atbalsta pieprasījumu, un pateicamies par jūsu pacietību, kamēr cenšamies katram klientam sniegt augstāko apkalpošanas līmeni. Varat būt drošs, ka viens no mūsu aģentiem ar jums sazināsies, cik drīz vien iespējams.
Ar cieņu, [YOUR SIGNATURE]
Atgādinājuma e-pasta veidne
Sveiks, [NAME]!
Ceru, ka jums viss labi. Vēlējos noskaidrot, kā klājas ar jautājumu, kas jums nesen radās par [problēmas apraksts]. Vai to izdevās veiksmīgi atrisināt?
Ja ir kas, ko varam darīt, lai uzlabotu jūsu pieredzi, vienkārši atbildiet uz šo ziņu. Ar prieku palīdzēšu jebkurā gadījumā un ar nepacietību gaidīšu jūsu atbildi.
Lai jauka diena, [YOUR SIGNATURE]
Abonementa atjaunošanas atgādinājuma e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Vēlamies pateikties, ka šogad izmantojāt mūsu produktu, un ceram, ka tas jums ir nesis labumu.
Pamanīju, ka jūsu gada abonements beigsies pēc divām nedēļām, tāpēc vēlējos noskaidrot jūsu nākamos soļus. Vai vēlaties atjaunot savu abonementu? Ja vēl domājat, labprāt ar jums pārrunātu iespējas un palīdzētu pieņemt lēmumu.
Gaidu jūsu atbildi.
Ar cieņu, [YOUR SIGNATURE]
Atmaksas e-pasta veidne
Sveiki, [NAME]!
Jūsu atmaksa ir apstrādāta, un tuvāko 1-3 darba dienu laikā jums vajadzētu redzēt summu savā kontā (atkarībā no jūsu bankas).
Žēl dzirdēt, ka mūsu produkts jums nav piemērots, taču saprotam, ka tas nav piemērots ikvienam. Tā kā jebkura atsauksme mums ir svarīga, vai varat, lūdzu, nedaudz sīkāk paskaidrot, kas tieši jums nepatika?
Pateicamies par jūsu laiku un iespēju ar mums sadarboties. Ceram vēlreiz satikties nākotnē.
Visu labu, [YOUR SIGNATURE]
